		2012년도

지방문화원 운영 업무편람

	충청남도

-  목    차  -

Ⅰ. 지방문화원 ------------------------------------------- 5

1. 지방문화원 연혁 ------------------------------------------- 6

가. 설립근거

나. 연혁

다. 설립현황

라. 주요사업

2. 지방문화원 설립 배경 -------------------------------------- 7

3. 지방문화원의 법적성격 ------------------------------------- 8

가. 지방문화원의 기능

나. 지방문화원의 법적 성격

4. 지방문화원 조직 ------------------------------------------ 10

가. 지방문화원 총회

나. 지방문화원 이사회

다. 지방문화원 감사

라. 지방문화원 사무국

5. 지방문화원 법인등기 -------------------------------------- 25

가. 지방문화원 정관 개정

나. 지방문화원 변경 등기

Ⅱ. 문서의 작성과 시행 ----------------------------------- 35

1. 문서관리 ------------------------------------------------- 36

가. 문서관리의 정의

나. 문서관리의 체제

다. 문서관리의 원칙

라. 문서관리의 목적과 목표

2. 문서의 종류 ---------------------------------------------- 40

가. 문서의 분류

나. 기안의 종류

3. 문서작성 요령 -------------------------------------------- 48

가. 문장표현의 원칙

나. 문서작성의 유의점

다. 기안의 요인과 요령

라. 기안문의 검토 및 협조

4. 결재와 결재의 종류 --------------------------------------- 56

가. 결재

나. 전결

다. 대결

5. 문서의 시행 ---------------------------------------------- 56

가. 문서시행 방법

나. 관인(직인)날인 및 인영의 인쇄사용

6. 문서의 발신 ---------------------------------------------- 58

가. 발신의 원칙

Ⅲ. 회의 진행의 방법 ------------------------------------- 59

1. 회의의 기본 원칙 ----------------------------------------- 60

가. 정족수의 원칙

나. 회의 공개의 원칙

다. 일사부재의의 원칙

라. 다수결의 원칙

마. 발언 및 표결자유의 원칙

2. 회의진행의 방법 ------------------------------------------ 62

가. 개회

나. 의장인사

다. 회의록 승인

라. 회무·재정 보고

마. 안건심의

바. 산회

사. 선거

아. 동의

3. 회의의 종류 ---------------------------------------------- 80

가. 총회

나. 이사회

Ⅳ. 지방문화원 제 규정(안) ------------------------------- 90

1. 직제규정(안) ---------------------------------------------- 91

2. 표준인사규정(안) ------------------------------------------ 94

3. 보수규정(안) --------------------------------------------- 98

4. 복무규정(안) -------------------------------------------- 103

5. 여비규정(안) -------------------------------------------- 111

6. 문서처리규정(안) ---------------------------------------- 114

7. 회계규정(안) -------------------------------------------- 138

8. 인장규정(안) -------------------------------------------- 146

9. 회의수당규정(안) ----------------------------------------- 148

10. 위임전결에 관한 규정(안) ------------------------------- 149

11. 지방문화원 임원 선거관리규정(안) ----------- ----------- 152

Ⅴ. 지방문화원 운영관련 법령․조례․정관(표준) 등 -- ----  168

1. 지방문화원진흥법 ---------------------------------------- 169

2. 지방문화원진흥법 시행령---------------------------------- 178

3. 지방문화원정관(표준) ------------------------------------ 183

4. 지방문화원 지원 육성조례표준(안) -------------------------197

Ⅵ. 기타(관련 법령 및 규정) ----------------------------- 205

1. 문화체육관광부 및 문화재청 소관 비영리법인의 설립 및 감독에 관한 규칙        ------------------------------------------------------- 224

2. 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정----------------------- 206

2. 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 시행규칙-------------- 235

4. 국회회의록 관련 규정 ------------------------------------- 252

5. 회계관련 법령 -------------------------------------------- 258

Ⅶ. 부록(지방문화원 행정 양식 등) ----------------------- 259

Ⅰ. 지방문화원

1. 지방문화원 연혁

가. 설립근거 : 지방문화원진흥법 제4조 제1항

나. 연혁

◦ 1950년대부터 전통문화 수호와 지역문화 진흥을 위한 자생민간문화단체로 계몽활동 전개

◦ 1962. 8. 8 (사)한국문화원연합회 설립 인가

◦ 1965 지방문화사업조성법의 지역문화사업자로서 사단법인 지방문화원 인가

◦ 1994. 1. 7 지방문화원진흥법 제정 공포

◦ 1994. 6. 30 동법 시행령 제정 공포

◦ 1994. 7. 8 지방문화원진흥법에 의하여 시․군․자치구 행정구역 명칭의 특별 법인으로 재인가

◦ 1998. 3. 20 한국문화학교 사무국이 한국문화예술진흥원에서 전국문화원연합회로 이관됨

◦ 1999. 1. 21 지방문화원진흥법 1차 개정 공포

◦ 1999. 3. 3 지방문화원진흥법시행령 개정 공포

◦ 2002. 12. 18 지방문화원진흥법 2차 개정 공포

(설립인가 시․도지사 이양)

◦ 2002. 12. 31 전국문화원연합회 관리 한국문화학교 사무국폐쇄

◦ 2003. 3. 12 지방문화원진흥법시행령 개정 공포

◦ 2007. 1. 30 지방문화원진흥법 3차 개정 공포

◦ 2007. 2. 28 지방문화원진흥법시행령 개정 공포

◦ 2007. 12. 21 지방문화원진흥법 4차 개정 공포

◦ 2008. 2. 29 지방문화원진흥법시행령 개정 공포

다. 설립현황 (2012. 1 현재)

◦ 지방문화원 수 : 전국 시․군․구에 228개소 설립

◦ 전국 회원 수 : 18만여 명

라. 주요사업

◦ 지역고유문화의 계발․보급․보존․전승 및 선양

◦ 향토사의 발굴․조사․연구 및 사료의 수집․보존

◦ 지역문화행사의 개최

◦ 문화에 관한 자료의 수집․보존 및 보급

◦ 지역전통문화의 국내․외 교류

◦ 지역문화에 관한 사회교육 활동

- 문화학교 및 문화예술교육프로그램 운영

◦ 지역 환경보존 등 지역사회 발전을 위한 문화 활동

- 문화․역사마을 가꾸기 사업

◦ 지역문화의 창달을 위한 사업

- 어르신 문화 향수권 제고 사업 등

◦ 기타 지역문화 발전에 기여할 수 있는 사업

2. 지방문화원 설립 배경

1950년 초기 우리나라에 문화원, 복지관, 문예관, 군민회관, 읍민회관, 공회당, 국민문화원, 공민관, 공보원이라는 사설문화단체들이 활발하게 등장하였는데 이는 일제와 한국전쟁의 소용돌이 속에서 상처받고 훼손된 민족의 자존심과 민족정기 및 민족문화를 하루빨리 재건하고자 하는 문화의식들이 싹트고 있었기 때문이다.

지방문화원은 지역주민들의 문화적 잠재의식을 기반으로 태어난 자각적 지방주민의 조직으로서 개인적 성취나 연구 성과를 토대로 사회·문화발전에 공헌하게 되는 예총, 민예총 등 문화예술인 스스로를 위한 조직이나 학회 등 전문연구자들의 조직과는 탄생의 동기와 발전과정이 다른 특성을 지니고 있다. 당시의 문화원들은 대부분 문화원 설립자인 원장의 사재나 지방 유지들의 후원금으로 재정을 충당했다. 전쟁직후 미국 국무성의 해외기관인 미국공보원(USIS)의 기자재 지원 등의 후원을 받기도 했지만 이는 일부 소수지역에만 주어졌던 특혜 지원에 지나지 않았다.

그리고 문화원명칭 사용은 1957년 전국세미나를 개최하면서「문화원」이라고 통일해서 부르기 시작하였으며, 당시 미국의 원조로 추진되었던 한국의 현대화와 산업화과정에서 미국공보원은 문화원을 통하여 민주주의가 뿌리를 내리도록 토론방 마련과 함께 민영화를 권장하여 문화원이 민간단체로 발전하게 된 것이다.

3. 지방문화원의 법적 성격

지방문화원은 지방문화원진흥법에 의거 정부로부터 설립인가를 받은 법정 문화진흥 기관이자 문화예술진흥법의 문화전수시설로 지정 되었다.

또한 특별법에 의거 지역문화사업을 목적으로 설립된 법인으로서 예술․문화 사업자로서 영리를 목적으로 하지 아니하는 사업을 영위하고 있기에 기획재정부장관이 지정하는 공익법인에 해당되며, 법률에 의거 설립된 법인으로서 특수법인(공공단체)이다.  통상 공공단체는 법률에 의하여 직접 설립되거나 법률에 근거한 행정행위를 통해서 설립된다. 그의 변경내지 소멸(해산) 또한 같으며 대부분이 공공단체의 명칭과 일치하는 독립된 법률을 갖고 있다.

공공단체는 법인이며 권리․의무의 귀속주체가 된다.  공공단체에 인격을 부여하는 이유는 공공단체의 일을 자기 책임 하에 수행 할 수 있는 독립성 부여와 더불어 면세․보조금의 교부․국공유재산의 무상대부 내지 공여 등 여러 가지 특전과 보호가 주어지기 때문이다. 하지만 임직원은 공무원의 신분을 가지지 않음이 원칙이다. 다만 형사법과 관련해서는 임원의 경우 공무원에 준하게 되어 있는 경우가 많다.

지난 1991년 12월 문화부는 지방문화원 육성을 위하여 지방문화원진흥법제정(안) 입법예고를 하면서 법제정 당위성을 다음과 같이 설명하였다.

ㅇ 주요내용

- 지방문화원이 순수 문화 사업에 전념하도록 그 활동방향을 전환하여 특색 있는 지역문화의 개발, 육성에 기여할 수 있는 다양한 지역문화사업 내용 명시

- 현재 유명무실한 현행법상의 신고 제도를 폐지하는 대신에 지방자치단체와 지역문화 사업을 수행하고자 하는 자가 상호 협의한 후, 지방문화원을 설립하게 함으로써 상호 유기적인 관계를 유지, 지역문화사업을 효율적으로 추진

- 국가 및 지방자치단체의 지방문화원 육성의무 및 문화원의 성실한 지역문화사업 수행의무를 명시하고 특정 문화 사업을 지정, 문화원으로 하여금 수행할 수 있도록 하며 필요시 공무원 파견, 지원

- 지방문화원의 목적 사업수행을 원활이 하기 위하여 필요시 도서관, 박물관, 미술관 등 각종 문화시설과 단체가 상호 협력하도록 함.

- 지역주민들의 문화원 참여를 유도하고 지역주민에 의하여 문화원 활동이 이루어지도록 문화원 시설을 공개, 지역주민들의 공익 목적에 활용

- 보다 역량 있는 인물의 지방문화원 참여를 유도하기 위하여 지방문화원장을 제외한 임원의 국회의원, 지방의회의원 및 정당 간부에 대한 문화원 임원의 겸직 조항을 삭제, 대신 문화원 회원이 정당이나 종교 활동에 관여할 수 없도록 하여 정치적 중립을 유지하게 함으로써 문화원이 지역문화발전을 위한 사업에만 전념토록 함.

- 지방문화원의 운영 및 활동에 대한 개인, 법인 또는 단체의 재정 지원을 유도코자 금전 및 재산을 기부할 수 있는 법적근거 마련

- 지방자치단체의 지방문화원 육성 및 지원을 강화하기 위하여 그 권한에 속하는 사항이나 위임된 사항 중 필요한 사항을 조례로 정하도록 함 등이다.

위에서 본바와 같이 지방문화원은 지역문화 발전이라는 공익적 사업을 수행하기 위해 설치된 법률기관이자 공익법인이다.

4. 지방문화원 조직

비영리특수법인인 지방문화원의 조직은 최고 의결기구인 총회가 있고 총회는 매년 정례적으로 개최하는 정기총회와 필요에 따라 소집되는 임시총회로 구분한다. 문화원의 업무전반을 심의, 의결하는 기구인 이사회와 이사회의 결의사항을 실무적으로 집행하기 위한 사무국이 설치되고 정관으로 규정한 고문, 자문위원, 운영위원 등 기구를 둘 수 있다. 따라서 실질적 업무를 담당하는 사무국과 공식적 의결기구인 이사회의 조화로운 관계가 문화원 운영의 핵심적 관건이기에 문화원을 대표하는 원장의 역할이 매우 중요하다.

가. 지방문화원 총회

사단법인의 사무는 정관으로 이사 또는 기타 임원에게 위임한 사항 외에는 총회의 결의에 의하여야 한다.

민법 제68조 (총회의 권한) 사단법인의 사무는 정관으로 이사 또는

기타 임원에게 위임한 사항 외에는 총회의 결의에 의하여야 한다.

지방문화원 정관 제24조(총회의 기능) 총회는 다음 각 호와 관련된

사항을 의결한다.

1. 임원선출에 관한 사항

2. 본원의 해산 및 정관의 변경에 관한 사항

3. 재산의 처분․매도․증여․담보․대여․취득․기채에 관한사항

4. 예산 및 결산의 승인

5. 사업계획의 승인

6. 기타 중요한 사항

이와 같이 총회는 지방문화원 운영의 최고 의결기구이다. 총회는 정관의 규정에 의하여도 이를 폐지할 수 없다. 사단법인의 사무는 정관에 의하여 특별히 이사 또는 그 외의 기관의 권한사항으로 되어 있는 것을 제외하고 전부 총회의 결의에 의하고 이사는 원칙적으로 총회의 결의에 따라 사무를 집행하여야 하고 (민법 제59조 1항 단서), 정관은 총회의 결의에 의해서만 변경할 수 있고(민법 제42조 1항) 사단법인의 존립도 총회의 결의에 달려 있으므로 (민법 제78조) 그러한 의미에서 총회는 사단법인의 최고 기관이라 할 것이다.

총회는 법인의 기관이면서도 정관에 정해진 일정한 절차에 따라 회의를 열지 아니하면 활동할 수 없는 기관이다. 그로 인하여 총회를 일시적 기관이라고 할 수 있으나 회의로서의 총회는 기관으로서의 총회의 권한을 행사하는 형식에 불과하므로 총회는 상설기관이라고 하는 것이 정당하다.

1) 총회의 권한

총회는 사단법인의 최고기관이므로 정관으로 이사 또는 기타임원에게 위임한 사항 외에는 법인의 일체의 사무를 결의형식으로 결정할 권한을 가지고 있다. 그러나 그 권한에도 불구하고 강행법규에 위반하거나 법인의 본질에 반하는 사항을 결의하면 아무런 효력이 없음은 물론이다. 특히 정관변경 및 해산과 같은 법인운영의 기본에 관한 사항은 총회의 전속적 권한에 속하므로 정관으로 이를 다른 기관의 권한사항으로 하는 것은 허용되지 않는다.

총회는 의결기관이므로 그 결의에 의하여 사단법인의 내부적 의사를 결정할 뿐이고 그 의사에 따른 법인의 사무집행은 집행기관인 이사의 권한에 속한다. 다만 법인의 내부적 의사결정만으로 그 효력이 생기는 사항 예를 들어 정관변경, 해산 등은 총회의 결의에 의하여 곧바로 효력이 생긴다.

정관에 의하여 총회 이외의 기관의 권한으로 된 사항에 관하여는 총회는 사단법인의 최고기관이라 할지라도 그 사항에 관하여는 아무런 권한이 없다. 따라서 그러한 사항에 관하여 유효한 결의를 하려면 정관을 변경하여야 한다.

2) 총회의 결의사항

민법 72조 총회는 전조의 규정에 의하여 통지한 사항에 관하여서만 결의할 수 있다. 그러나 정관에 다른 규정이 있는 때에는 그 규정에 의한다.

정관에 정함이 없는 한 총회에서는 회의의 목적사항으로 기재되어 통지한 사항에 관하여서만 결의할 수 있는데 이는 사원에 대하여 회의에 출석하여 표결권을 행사하는데 충분히 준비할 기회를 주고 회의의 목적의 경중에 따라 출석여부를 결정하도록 하기 위하여 총회의 소집 통지 시 회의의 목적사항으로 기재하도록 한 전 조의 규정을 실효 있게 하기 위한 것이다.

3) 총회의 결의과정

가) 총회의 성립

총회가 성립하기 위해서는 총회가 정당한 소집권자에 의하여 적법한 소집절차에 따라 소집되어야 한다. 결의권이 없는 사원에게도 소집통지가 필요하다. 또한 총회를 개최하는 것이 원칙이지만 정관에 특별한 규정이 없는 한 서면결의에 의하여도 총회는 유효하게 성립한다.

총회에는 전사원의 출석을 요하는 것은 아니지만 정관에 일정한 수의 사원이 출석할 것을 규정할 수 있고, 그런 의사정족수의 정함이 없는 경우에는 2인 이상의 사원이 출석하면 총회는 유효하게 성립한다.

나) 의장

회의를 진행하기 위해서는 의장이 필요하다. 민법 제76조에서 총회의 의사록에 의장이 기명날인하도록 규정하고 있을 뿐 그 선임방법에 관하여는 아무런 규정을 두고 있지 않으나 실제로는 정관에 이에 관한 규정을 두고 있는 것이 보통이다. 의장의 직무권한은 총회의 개최 및 폐회의 선언, 의안의 제출, 질의응답, 동의의 제출, 토론, 표결에 관하여 그 진행을 지휘하고 회의장을 정리하는 것이다.

다) 결의

민법 75조(총회의 결의방법)

① 총회의 결의는 본법 또는 정관에 다른 규정이 없으면

사원 과반수의 출석과 출석사원의 결의권의 과반수로써 한다.

② 제73조 제2항의 경우에는 당해사원은 출석한 것으로 한다.

총회결의가 유효하게 성립하기 위해서는 민법 또는 정관에 다른 규정이 없는 한 사원 과반수의 출석과 출석사원의 결의권의 과반수의 찬성이 있어야 한다. 법인의 정관변경에는 총 사원 3분의 2 이상의 동의가 있어야 하며(민법 제42조 1항, 제45조 3항) 사단법인의 해산에는 총 사원 4분의 3 이상의 동의가 있어야 한다(민법 제78조).

서면 또는 대리인에 의하여 결의권을 행사하는 사원은 출석한 것으로 한다. 그리고 결의권이 없는 사원이 총회에 출석한 경우 의사정족수를 계산함에는 출석한 사원으로 계산하고, 의결정족수를 계산함에는 출석한 사원으로 계산하지 않으며 그 이유는 결의권이 없는 사원도 총회에 출석하여 의안에 대하여 진술할 수 있으나 의결정족수를 계산함에 있어서도 출석한 사원으로 계산하면 의결권이 없는 사원으로 부동의 한 것으로 처리하는 결과가 되기 때문이다.

총회에는 참석하였으나 결의에는 참가하지 아니한 사원을 어떻게 볼 것인가에 대하여는 의결정족수의 계산에 있어 결의에 참가하지 아니한 사원도 출석한 사원에 포함시켜야 될 것이다.

과반수는 2분의 1을 초과하는 것으로 상대적 다수와는 다르다. 따라서 가부 동수인 경우에는 의안은 부결된다.

라) 결의사항

총회는 사단법인의 최고기관이므로 정관으로 이사 또는 기타 임원에게 위임한 사항 외에는 법인의 일체의 사무를 결의형식으로 결정할 권한을 가지고 있다. 그러나 그 권한은 강행법규에 위반하거나 법인의 본질에 반하는 사항을 결의하여도 아무런 효력이 없음은 물론이다. 특히 정관변경 및 해산과 같은 법인운영의 기본에 관한 사항은 사원총회의 전속적 권한에 속하므로 정관으로 이를 다른 기관의 권한사항으로 하는 것은 허용되지 않는다. 정관에 의하여 총회 이외의 기관의 권한으로 된 사항에 관하여는 총회는 사단법인의 최고 기관이라 하더라도 그 사항에 관하여는 아무런 권한이 없다. 총회의 권한에 속한 사항이라도 소집통지에 기재된 회의의

지방문화원 정관(표준) 제4장 총  회

제20조(구성)

① 총회는 회원으로 구성한다.

② 총회의 효율적 운영을 위하여 총회 결의로 대의원회를 둘 수 있으며, 대의원회는 회원을 대표하는 대의원으로 구성한다. 대의원회를 구성하는 대의원은 회원 자격을 가진 자 중에서 총회에서 선출하되, 본원 사정을 고려하여 회원의 30% 이내로 하며, 임기는 임원의 임기를 준용하되, 총회결의에 의하여 별도로 정할 수 있다. 대의원회는 총회에서 위임한 사항을 의결하며, 대의원회의 의결은 총회 의결로 간주한다.

③ 대의원회의 구성 및 대의원 선임을 결의한 총회의 결과는 회원에게 서면으로 통보한다.

제21조(구분 및 소집)

① 총회는 정기총회와 임시총회로 구분한다.

② 정기총회는 매 회계연도 말일로부터 2월 이내에 개최한다.

③ 임시총회는 필요한 경우 원장이 소집함을 원칙으로 하되, 제22조에 따라 소집할 수 있다.

④ 총회의 소집은 원장이 회의안건을 명기하여 회의개시 14일전까지 문서로 통지하여야 한다. 다만, 긴급을 요하는 경우 또는 소집이 지연되어 의안이 기간 내에 처리가 불가할 경우에는 소집통지 기간을 단축할 수 있으며, 이 경우 회의목적 사항을 명시하고 의안에 대한 찬반 여부를 회원이 서면으로 회신할 수 있도록 하며, 총회일로부터 7일 이내에 본원에 도달하는 회원의 회신서면을 총회에서의 의결권 행사로 간주하여 소집통지 기간 단축으로 총회에 참석하지

못한 회원의 의사를 반영한다.

⑤ 총회의 사안이 명백하고 경미하여 총회의 소집이 불요하다고 판단될 경우에는 서면으로 의결할 수 있다. 다만, 이 경우 이사회에서 의결된 안건이어야 하며, 서면에 의한 의결은 전항 단서의 예에 준하되, 회원의 의결권 행사 서면 도달 기준일은 서면결의 통지일로부터 14일 이내로 한다.

⑥ 제4항 단서 내지 제5항의 총회소집 및 의결방법은 임원 선임을 위한 총회에는 적용하지 아니한다.

제22조(소집특례)

① 원장 또는 이사는 다음 각 호의 1에 해당하는 소집요구가 있을 때에는 그 소집요구일로부터 2주 이내에 임시총회를 소집하여야 한다.

1. 문화원의 이사가 1/3 이상 요구로 회의목적을 명시하여 소집을 요구한 때

2. 회원 1/3 이상이 회의목적을 명시하여 소집을 요구한 때

3. 제18조 제④항 제4호의 규정에 의거 감사가 소집 요구한 경우

② 전항의 총회 소집요구가 있은 날로부터 2주 이내에 원장 또는 이사가 총회소집의 절차를 밟지 아니한 때에는 총회의 소집을 청구한 회원은 시도지사의 승인을 얻어 이를 소집할 수 있다.

제23조(의결 정족수)

① 총회는 재적회원의 과반수의 출석으로 개의하고, 출석회원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가수동수인 경우에는 부결된 것으로 본다. 다만, 재산처분 및 정관변경에 관한 의결은 재적회원 2/3 이상의 찬성이 있어야 한다.

② 전항의 규정에도 불구하고 제21조 제④항 단서에 따라 긴급을 요하는 사안의 처리를 위하여 총회 소집기간을 단축하여 회원이 총회에 참석하지 아니하고 총회일로부터 7일 이내에 서면으로 의결권을 행사한 경우에는 당해 회원의 의결권 행사는 참석 회원의 의결권 행사와 동일하게 취급한다.

③ 회원이 총회에 불참할 경우 제3자에게 1인에 한하여 의결권을 위임할 수 있으며, 이 경우 위임장을 총회 개시 전까지 원장에게 제출하여야 한다. 단, 임원선임에 있어 의결권을 인정하지 않는다.

제24조(총회의 기능) 총회는 다음 각 호와 관련된 사항을 의결한다.

1. 임원선출에 관한 사항

2. 본원의 해산 및 정관의 변경에 관한 사항

3. 재산의 처분․매도․증여․담보․대여․취득․기채에 관한   사항

4. 예산 및 결산의 승인

5. 사업계획의 승인

6. 기타 중요한 사항

제25조(총회의결 제척사유)

회원이 총회 의결사안에 이해관계를 가지고 있는 경우에는 의결에 참여하지 못한다. 단, 회원 본인에 대한 임원의 선임이나 해임과 관련한 결의에 있어서는 그러하지 아니하다

목적사항에 한하여 의결할 수 있다

나. 지방문화원 이사회

법인 사무의 집행 책임을 지고 있는 이사(원장 포함)로 구성한다. 아울러 민법 제49조(법인의 등기사항), 제59조(이사의 대표권), 제60조(이사의 대표권에 대한 제한의 대항요건)에 의거 등기하지 아니하면 효력이 없다. 단, 감사는 등기사항이 아니다.

민법 제49조 (법인의 등기사항) ① 법인설립의 허가가 있는 때에는 3주간 내에 주된 사무소 소재지에서 설립등기를 하여야 한다.

② 전항의 등기사항은 다음과 같다.

1. 목적

2. 명칭

3. 사무소

4. 설립허가의 년월일

5. 존립 시기나 해산사유를 정한 때에는 그 시기 또는 사유

6. 자산의 총액

7. 출자의 방법을 정한 때에는 그 방법

8. 이사의 성명, 주소

9. 이사의 대표권을 제한한 때에는 그 제한

민법 제59조 (이사의 대표권) ① 이사는 법인의 사무에 관하여 각자 법인을 대표한다. 그러나 정관에 규정한 취지에 위반할 수 없고 특히 사단법인은 총회의 의결에 의하여야 한다.

② 법인의 대표에 관하여는 대리에 관한 규정을 준용한다.

민법 제60조 (이사의 대표권에 대한 제한의 대항요건) 이사의 대표권에 대한 제한은 등기하지 아니하면 제삼자에게 대항하지 못한다.

민법 제60조의2 (직무대행자의 권한) ① 제52조의2의 직무대행자는 가처분명령에 다른 정함이 있는 경우 외에는 법인의 통상 사무에 속하지 아니한 행위를 하지 못한다. 다만, 법원의 허가를 얻은 경우에는 그러하지 아니하다.

② 직무대행자가 제1항의 규정에 위반한 행위를 한 경우에도 법인은 선의의 제3자에 대하여 책임을 진다.

1) 이사의 선임

가) 필요기관으로서의 이사

이사는 대외적으로 법인을 대표하고 대내적으로 법인의 업무를 집행하는 필요기관이다. 따라서 법인에는 항상 이사를 두어야 하며 정관이나 사원총회의 결의로서 이사를 두지 않을 수 없다. 그러나 이사의 존재는 법인의 성립 또는 존속요건은 아니며 이사가 없어도 법인은 성립하며 이사가 일시적으로 없어도 법인이 권리능력을 잃거나 해산되는 것은 아니다.

나) 이사의 자격

이사로 될 수 있는 자격에 관하여 민법은 아무런 규정이 없으므로 정관에 특별한 규정이 없는 한 사원이 아닌 자도 이사가 될 수 있다. 그러나 사단법인의 경우 이사는 사원 중에서 선임하여야 한다는 취지를 정관에 정해놓은 경우가 많은데 그러한 경우에는 사원인 이사가 제명 또는 그 외의 사유로 사원자격을 상실하면 원칙적으로 동시에 이사의 지위도 상실한다고 보아야 할 것이다.

이사의 자격은 성질상 자연인에 한한다. 따라서 법인은 다른 법인의 이사가 될 수 없다.

다) 이사의 수

이사의 수는 지방문화원진흥법 제7조(임원)에 원장 1명 포함하여 5명이상 30인 이하를 두도록 정하였다. 따라서 정관에 일정의 수 이내로 규정 하는 것은 필요적 기재 사항이다.

라) 이사 선임의 방법

민법은 이사 선임의 방법에 관하여 규정을 두지 않고 정관에 이사의 임면에 관한 규정을 두도록 하였다. 사단법인에서는 이사는 사원총회의 결의에 의하여 선임한다고 정관에 규정하는 것이 보통이다. 대법원은 비법인사단인 주택조합에서 최초 임원은 총회에서 선출하되 결원 임원은 임원회의 추천을 받아 조합장이 임명하도록 하는 내용을 규약으로 정하는 경우 그 규약에 정한 바에 따른 조합장에 의한 결원임원의 임명이 사단성의 본질에 반하는 것으로 볼 수 없다고 판시하고 있다(대법원 1997. 1. 24. 선고 96다39721).

사단법인의 이사를 사원총회의 결의로 선임하는 경우에도 사원총회의 결의에 의하여 피선임자가 곧바로 이사의 지위에 취임하는 것은 아니고 선임결의에 기하여 법인과 피선임자간의 위탁에 유사한 계약에 의하여 피선임자가 이사로 취임하는 것이다. 실제상으로는 선임결의에 앞서 법인과 이사에 선임될 자 사이에 선임결의를 조건으로 하는 선임계약이 체결되어 있는 경우가 많은데 선임결의와 동시에 피선임자가 이사의 지위를  취득하게 된다.

2) 이사의 중임

민법은 이사의 임기에 관하여 아무런 정함이 없으나 실제는 거의 예외 없이 정관에 이를 규정하고 있다. 정관에 임기의 정함이 있는 경우에는 그 임기가 만료됨으로써 이사는 퇴임한다.

임기만료와  동시에 다시 이사로 선임된 경우에도 이사의 임기가 연장되는 것이 아니라 일단 퇴임한 후에 다시 선임되는 것으로 보아야 하므로 등기 시에도 퇴임등기와 선임등기를 별도로 하여야 한다. 임기의 기산점은 선임행위의 성질상 이사가 취임을 승낙한 다음날이 되며 임기로서 정하여진 기간의 말일이 종료되는 때에 임기가 만료된다. 어느 이사가 임기 도중에 퇴임하고 그 보충으로 새로운 이사를 선임한 경우에 그 이사의 임기는 전임자의 잔여기간으로 한다는 취지의 정관규정이 있는 것이 보통이나 그러한 규정이 없는 경우에도 동일하게 해석하여야 한다.

이사가 임기만료로 퇴임한 후 후임이사가 선임되지 아니한 경우 법인의 업무집행이 중지되는 것을 방지하기 위하여 임기 만료된 이사도 민법의 위임에 관한 규정을 준용하여 급박한 사정이 있는 때에는 법인의 사무집행을 계속할 의무가 있다고 해석할 것이다.

판례는 후임이사 선임 시까지 이사가 존재하지 않는다면 기관에 의하여 행위를 할 수 밖에 없는 법인으로서 당장 정상적인 활동을 중단하지 않을 수 없는 상태에 처하게 되므로 구이사로 하여금 법인의 업무를 수행케 함이 부적당하다고 인정할 만한 특별한 사정이 없고 종전의 직무를 구이사로 하여금 처리하게 할 필요가 있는 경우에는 후임 이사가 선임될 때까지 임기 만료된 구 이사에게 이사의 직무를 수행할 수 있는 업무수행권이 인정되는데, 그러한 경우에도 임기 만료된 구이사의 업무수행권은 급박한 사정을 해소하기 위하여 퇴임이사로 하여금 업무를 수행하게 할 필요가 있는지를 개별적, 구체적으로 가려 인정할 수 있는 것이지 퇴임이사라는 사정만으로 당연히 또 포괄적으로 부여되는 지위는 아니므로 그 임기 만료된 이사에게 이사로서의 지위는 인정되지 않는다.

대법원은 별다른 급박한 사정도 없이 임기 만료전의 현임이사를 해임하고 그 후임자를 선임하기 위한 이사 및 평의원연회의를 스스로 소집하여 이를 제안하는 것과 같은 일은 임기 만료된 이사장에게 수행케 함이 부적당한 임무에 해당한다고 하거나, 임기 만료된 이사의 업무수행권은 보충적으로 인정되는 것이므로 이미 이사회의 결의에 의하여 새로운 임원진이 구성되었음에도 별다른 급박한 사정도 없이 그 구성을 변경하기 위한 임시 이사회를 스스로 소집하여 이를 제안하는 것과 같은 일은 부적당한 임무에 해당한다고 판시하고 있다. 반면에 이사 전원의 임기가 만료되어도 후임이사가 선임될 때까지는 그 이사로서의 권리를 행사할 수 있다고 해석하여야 할 것이므로 임기 만료된 이사가 적법한 절차에 의하여 후임이사를 선임하는 결의를 하였다 하더라도 그 결의를 무효라 할 수 없다고 판시한 예도 있다.

가) 사임

법인과 이사와의 관계는 위임 유사의 계약관계이므로 수임자인 이사는 원칙적으로 언제든지 위임유사계약의 해지에 의하여 사임할 수 있다. 그러나 이사가 부득이한 사유 없이 법인에 있어서 불리한 시기에 사임하는 때에는 이로 인하여 법인에게 발생하는 손해를 배상하여야 할 것이다.(민법 689조 2항)

통상 이사가 사임하면 그 취지를 등기하여야 하지만 사임의 효력이 발생한 시점은 등기를 한 때가 아니라 사임의 의사표시가 법인의 권한 있는 기관에 도달할 때이다. 다만 사임의 등기가 되기 전에는 사임으로써 제3자에게 대항할 수 없다.

나) 이사의 해임

이사의 해임권한은 정관에 다른 정함이 없는 경우에는 이사의 선임기관에 있다고 할 것이다. 그리고 법인과 이사와의 관계는 위임 유사의 계약관계로서 해임은 그 위임 유사관계의 해지의 성질을 갖는 것이며 사원총회 또는 이사회의 이사 해임결의는 법인의 내부적 의사표시에 불과하므로 그러한 결의에 의하여 즉시 해임의 효력이 발생하는 것이 아니라 이사에 대한 해임의 의사표시에 의하여 비로소 효력이 발생한다.

이사회가 선임기관으로 되어 있는 경우 사단법인의 최고 기관인 사원총회도 또한 이사의 해임권한을 가질 수 있는가 문제로 되지만 다른 기관에 권한을 넘긴 사항에 관하여는 오로지 그 기관만이 권한을 갖고 총회는 전혀 권한을 갖지 아니한다고 해석되고 이사의 선임권한은 없으면서 해임권한만은 있다고 해석할 근거도 없으므로 부정적으로 해석하여야 할 것이다.

3) 이사회의 소집

이사회를 소집함에 있어서는 전부의 이사에게 회의에 출석하여 그 의견을 충분히 밝히도록 하기 위하여 정관에 정하여진 절차에 따라 모든 이사에게 소집 통지를 하여야 한다. 판례에 따르면 사회복지법인의 이사회가 특정의 이사에게 적법한 소집통지를 하지 아니하여 그 이사가 출석하지 아니한 채 이사회가 개최되었다면 그 이사회결의는 무효라고 판시한 것이 있고, 또 민법상 비영리재단법인의 정관에 규정된 이사들에 대한 소집통지절차를 거치지 아니한 관계로 그 소집 통지를 받지 못한 이사가 참석하지 아니하였고 이사회를 개최하지도 않았으면서 의사록만 작성하거나 일부 이사들만이 모여 이사회를 개최한 경우 이러한 이사회결의는 존재하지 아니한 것이거나 당연 무효라고 할 것이며 이 경우 적법한 소집통지를 받지 못한 이사가 출석하여 반대의 의사표시를 하였어도 이사회결의의 성립에 영향이 없었다 하더라도 그 이사회 결의가 당연 무효라는 결론에 지장을 주지 않는다고 판시하고 있다.

그러나 정관에 규정된 소집절차를 거치지 않았다 하더라도 이사 전원이 이사회의 개최에 동의하여 이사회를 열어 결의를 한 경우에는 그 이사회결의는 유효하며, 나아가 이사회소집절차에 경미한 하자가 있으나(예컨대 사전통지기간의 부족) 결의의 결과에 영향을 미치지 아니한 때에도 결의는 유효하다.

그렇지만 이사회 소집 방법은 원칙적으로 정관에 정해진 절차에 따라야 한다. 이는 이사회 소집과 관련 법적인 다툼이 발생하여 경미한 하자인지 등에 대한 법원의 판단을 기다리는 경우, 신속한 의사결정이 어려워지게 되고 법률 분쟁에 따른 시간과 비용의 낭비가 있으므로 처음부터 정관상 절차를 엄수할 필요가 있는 것이다.

지방문화원정관(표준) 제5장 이 사 회

제26조(구성)

이사회는 원장과 이사로 구성한다.

제27조(소집)

① 이사회는 원장이 필요하다고 인정할 때에 원장이 소집한다.

② 이사회의 소집은 원장이 회의안건을 명기하고 회의개시 5일전까지 문서로 통지하여야 한다.

③ 이사회는 제2항의 통지사항에 대해서만 의결할 수 있다. 단, 재적이사 전원이 출석하고 출석이사 전원이 찬성할 때에는 통지하지 않은 사항이라도 이를 부의하고 의결할 수 있다.

제28조(소집특례)

① 원장은 다음 각 호의 1에 해당하는 소집 요구가 있을 때에는 그 소집 요구일로부터 20일 이내에 이사회를 소집하여야 한다.

1. 재적이사 과반수가 회의목적을 명시하여 소집요구한때

2. 제18조 제4항 제4호의 규정에 의거 감사가 소집 요구한때

② 이사회의 소집권자가 소집을 기피함으로서 7일 이상 이사회의 소집이 불가능하게 된 때에는 재적이사 과반수의 찬성으로 이를 소집할 수 있다.

제29조(의결정족수)

① 이사회는 재적이사 과반수의 출석으로 개의하고 출석이사 과반수의 찬성으로 의결한다.

② 제1항의 의결권은 위임할 수 없음을 원칙으로 하되, 부득이한 사정으로 이사가 이사회에 불참할 경우 사전 통지된 당해 이사회의 안건에 대한 의결권을 서면으로 제3자에게 위임할 수 있다.

③ 의안이 경미하고 명백하여 이사회 소집이 불요하다고 판단될 경우에는 서면으로 의결할 수 있다. 이 경우 제21조 제5항을 준용한다.

제30조(이사회의 기능)

이사회는 다음 각 호의 사항을 의결한다.

1. 업무의 집행에 관한 사항

2. 사업계획서의 운영에 관한 사항

3. 예산결산서의 작성에 관한 사항

4. 총회에서 위임받은 사항

5. 정관의 변경에 관한 사항

6. 재산관리에 관한 사항

7. 정관에 의하여 그 권한에 속하는 사항

8. 총회에 부의할 안건의 작성

9. 원장이 부의하는 사항

10. 기타 중요사항

제31조(이사회의결 제척사유)

임원이 다음 각 호의 1에 해당하는 때에는 그 의결에 참여하지 못한다.

1. 임원의 취임 및 해임에 있어 그 자신에 관한 사항

2. 금전 및 재산의 수수에 관련되는 사항으로써 본원과 이해가 상반되는 자에 관한 사항

다. 지방문화원 감사

법인은 정관 또는 총회의 결의로 감사를 둘 수 있다. 감사는 법인의 재산상황이나 이사의 사무집행의 상황을 감사하는 기관이다. 감사는 그 성질상 이사와 겸임할 수 없다.

감사의 책임에 관하여는 민법에 규정이 없으나 감사의 선임행위의 성질도 이사와 같은 것이므로 감사는 법인에 대하여 선량한 관리자로서의 주의의무를 가지고 직무를 수행할 의무를 지며 이 의무에 위반하면 채무불이행으로서 손해배상책임을 진다. 다만 이 의무는 이사의 사무집행의 세부에 이르기까지 또한 이사가 하는 일체의 행위를 감사할 것을 요구하는 것은 아니다.

민법 제66조 (감사) 법인은 정관 또는 총회의 결의로 감사를 둘 수 있다.

지방문화원 정관(표준) 제18조 ④항의 감사 직무는

1. 지방문화원의 재무 상태를 감사하는 일

2. 이사회의 운영과 그 업무에 관한 사항을 감사하는 일

3. 제1호 및 제2호의 감사결과 부정 또는 부정한 점이 있음을 발견할 때에는 이사회나 총회에 그 시정을 요구하고 시․도지사에 보고하는 일

4. 제3호의 보고를 하기 위하여 필요한때에는 총회, 이사회의 소집을 요구하는 일

5. 문화원의 재산 상황 또는 총회, 이사회의 운영과 그 업무에 관한 사항에 대하여 원장에게 또는 총회나 이사회에 출석하여 의견을 진술하는 일

감사는 문화원 이사회에 대한 견제를 통하여 법인의 원만한 운영을 도모하는 제도이다. 다만 문화원 이사회 소집 시 감사 참석이 의무사항이 아니나, 이사회 운영과정의 공개성과 투명성, 그리고 임원 구성원으로서 참석을 해야 하며 감사는 이사회에서 의견을 밝힐 수 있으나 표결에는 참여 할 수 없다.

라. 지방문화원 사무국

민법의 사단법인 내용에 사무국 조항이 없다.  이에 따라 지방문화원 정관(표준)에 사무국 설치 및 구성만 규정한 것은 이사회가 법인의 집행 기관이며, 사무국은 이사회의 보조기구로서 총회 승인 사항만을 집행하는 기능을 가지고 있으며 사무국 자체만으로 의사결정을 하고 집행하는 것은 정관위배로서 원인무효에 해당된다.

일부 문화원에서는 법인의 대표성이 사무국에 있는 것으로 잘못 인식되어 사무국 직원과 임원과의 갈등이 발생하고 있으나 이는 법인의 성격을 이해하지 못했기 때문이다.

앞서 감사의 직무에서도 나왔듯이 감사는 법인의 재무 상태와 이사회의 운영과 그 업무에 관한 사항을 감사하도록 민법에 규정하였듯이 사무국이 법인 운영과 관련하여 전면에 나서는 것은 안 되는 것이다.

5. 지방문화원 법인등기

가. 지방문화원 정관 개정

1) 지방문화원 정관 개정 절차

문화관광부는 지방문화원진흥법 제정 공포(1994. 7. 8)에 의거 지방문화원 정관(표준)을 시행하여 지방문화원을 지도․감독하였으나 정부권한의 시․도지사에게 이양(2002. 12. 18)후 지방문화원 정관 변경을 도지사가 허가하고 있다.

정부로부터 허가 받은 법인(지방문화원)은 그 주된 사무소의 소재지에서 정관, 임원 서류 등을 구비 설립등기를 마쳐야만 법인으로서 권리와 의무의 주체가 된다.

아울러 법인의 목적 등과 범위를 규정한 것이 정관이기에 법인의 모든 행위 및 권리 또한 정관으로부터 발생되는 것이다.

1. 사무국 : 지방문화원 정관 개정 사유 발생시

OO문화원 정관 개정(안) 작성 내부결재

※ 첨부  1. 정관개정 주요내용 (정관 개정 사유서)

2. 정관 신․구 대비표

3. 정관 개정(안)

↓

2. OO문화원 이사회 소집

가. 안건

- OO문화원 정관 개정의 건

- OO문화원 정기(임시)총회 소집의 건

※ 위 첨부 1. 2. 3 포함

↓

3. OO문화원 정기(임시) 총회 개최

가. 안건 : OO문화원 정관 개정의 건

나. 총회 소집 공문 발송 (안건기재)

다. 총회 당일 정관 개정 회원 정족수 확인

재적회원 3분의 2이상 찬성 <(의결권) 위임장 포함>으로 의결함

↓

4. OO문화원 사무국

OO문화원 정관 변경 허가 신청서 작성(아래 서류 첨부)

1. 개정정관 주요내용

2. 정관 신․구 대비표

3. 개정 정관

4. 총회 회의록

5. 총회 회원 참석 등록부

6. 법인설립 허가증(변경사항 기재를 위해 제출)

2) 신청절차(※ 신청인은 지방문화원임)

나. 지방문화원 변경 등기

지방문화원 정관의 법인 관련 내용이 개정되면 문화원 관할 등기소에 법인 변경 등기를 기간 내 해야 하며 이를 해태 할 경우 원장(법인 대표자)에게 과태료 처분의 불이익이 발생한다.

번호	지방문화원 등기 변경 사유	도지사 허가 여부
1	문화원 명칭 변경	허가
2	문화원 사무소 주소지 변경	허가
3	지방문화원 사업목적 내용 변경	허가
4	기타 기본재산 변경	허가
5	임원 변경	불요

위의 1～4까지는 정관 내용에 포함하는 사항으로서 사유 발생 시 총회에서 의결한 후 도지사의 정관변경 허가서가 문화원 도착일(접수일)로부터 3주 이내 변경등기, 5번 임원선임 사항은 도지사의 허가사항이 아니기에 선임일로부터 3주 이내 문화원 관할 지방법원 상업등기소에 임원변경등기를 마쳐야 한다.

1) 법인 변경 등기신청 서류

가) 도지사 정관변경 허가 시

- 도지사 허가 공문 원본

- 정관

- 총회회의록

- 법인 인감증명서

나) 임원변경 시

- 정관

- 임원선임 총회 회의록

- 법인인감증명서

- 신·구 임원명단

- 신임임원 취임승낙서 및 인감증명서

- 공증관련 원장 및 일부이사 인감증명서

(별첨) 지방문화원 운영 관련 사례

1) 지방문화원장 선임 절차

OO문화원은 원장 선임과 관련 회원참석 및 의결권 행사 회원ㅇㅇㅇ명에 대한 안건을 내부결재를 거쳐 2002. 1. 11개최된 제1차 이사회에 상정하여 동이사회의 승인과 함께 총회 개최 일을 2002. 1. 25로 결정하였으며, 이에 따라 문화원 사무국은 회원들에게 총회 회의 안건이 명기된 총회소집통지서를 발송하였다. 위 정기총회에서는 후임 문화원장 선출과 관련하여 총회에 불참한 회원도 원장 후보로 하자는 의견과 총회를 연기하자는 의견을 제시하여 정식 안건으로 상정되었으나 모두 부결되었고, 대다수 회원들의 의견에 따라 위 정기총회에서 후임원장을 선출하기로 결의하고 이에 따라 회원 홍길동(가명)이 단독으로 입후보하여 회원 과반수이상의 득표로 원장에 선임되었다.

그러나 정기총회를 앞두고 일부이사들이 정관 규정에서 정한 이사회 소집 절차를 거치지 않고 긴급 이사회를 소집 정기총회의 무기한 연기 결의와 아울러 위 2002. 1. 25정기총회에 일부 이사들이 참석하지 않음을 이유로 정기총회 결의 무효 및 원장 선임 무효를 주장하는 사건 청구는 기각되었다. (2002가함650 문화원장 선임결의 무효 확인)

2) 지방문화원 회원 자격범위

지방문화원 총회를 앞두고 문화원 고문 ㅇ명, 자문위원 ㅇㅇ명을 정관 규정에 의거 이사회의 동의를 얻어 원장이 추대하였으나 문화원 회원으로 가입원서 제출을 하지 않았을 때, 고문 및 자문위원은 총회 정족수에 포함되지 않는다. (한국문화원연합회 문연기 152-22 2002. 4. 16)

3) 지방문화원 특별회원 문화원 임원 선출 권한여부

지방문화원정관상 특별회원에게 문화원 임원 선출 권한을 제한하는 규정이 없으므로 특별회원은 총회의 참석 및 임원선출 표결권이 있다. (한국문화원연합회 문연기152-121 2003. 7. 24)

4) 지방문화원 총회 참석 위임장 행사 및 임원선출 득표 기준

지방문화원 총회와 관련된 위임장은 회의 성원 뿐 만 아니라 회의안건에 대한 의결행위도 포함되며 다만, 임원 선거 총회에서의 위임장은 회의개최 성원만 유효하며 선거권(대리투표)은 인정 되지 않는다. (한국문화원연합회 유권해석 지방문화원정관-표준-제23조 의결정족수 ③)

임원선출총회에서 득표의 기준과 관련 1차 투표에서 과반득표자가 없을 시는, 1차 투표의 최고득표자와 차점자에 대하여 결선투표를 하여 다득표자를 당선자로 한다. 다만 득표수가 같을 때에는 연장자를 당선자로 한다. (국회법 제112조 (표결방법) ⑥)

5) 지방문화원 회원 자격 변경이 임원 자격에 미치는 영향

문화원 이사회에서 그 회원에 대한 제명처분을 하였을 경우 이사 및 대의원직도 당연히 상실되는지와 관련, 문화원 정관 규정상 이사 선임은 총회 사항이기에 이사회가 회원으로서의 이사 해임권한이 없으므로 원인무효이다. (한국문화원연합회 문지 2002-52 2002. 10. 26)

6) 문화원장 임기관련 유권해석

질의 : OO문화원은 원장임기만료에 따른 원장 선출총회를 앞두고 선거의 공정성을 기하기 위하여 사퇴서를 제출하였을 경우 원장은 임원(원장)선거기간 동안 일체의 업무수행이 중단되며, 문화원장 선출 총회가 종료되면 원장의 임기 만료일까지 원래의 원장직이 수행하는지 여부.

답변 : 지방문화원 정관(표준)은 임원선출과 관련 원장의 사퇴조항이 없음에도 차기원장 선출에 따른 한시적인 직무정지 사퇴서를 제출하였다면, 이사회를 소집 부원장이 원장직무대행을 하며 원장 선출 총회 종료 즉시 사퇴서 제출 원장이 원장 잔여임기 수행하는 것을 의결해야 한다.

7) 지방문화원장의 정당간부 겸직여부

질의 : 지방문화원진흥법 제11조(정치관여등의 금지) ②지방문화원장은 정당의 간부를 겸할 수 없다는 규정과 관련 정당간부의 자격 기준.

답변 : 정당간부에 관한 규정은 정당법 및 정당사무규칙에 규정되었으며 정당의 간부는 선거관리위원회에 등록이 되어야 한다.

※ 정당사무규칙 제21조(간부의 범위) 지구당의 부장급이상의 자, 당지부의 부장급 이상인 자 및 구·시·군 연락소의 책임자의 차하급 직위에 있는 자를 말한다.(중앙선거관리위원회 정당 4101-136 1999. 5. 21)

8) 지방문화원 사무국장의 이사직 겸직여부

지방문화원 정관표준 제41조(임원의 보수) 임원에 대한 보수는 지급하지 아니함을 원칙으로 한다. 이에 따라 정부보조금에 의거 인건비를 지원 받는 사무국장은 이사를 겸직 할 수 없다. (한국문화원연합회 문연기 152-62 2002. 11. 5)

9) 지방문화원 임원선거관리 규정 제정권

지방문화원 임원선거관리 규정 제정은 지방문화원 정관(표준) 제24조(총회의기능) 제1호 임원선출에 관한 사항에 의거 이사회가 아닌 총회의결 사항이다. (문화관광부 전지 86300-519 2001. 7. 12)

10) 임원등기와 관련된 사건 소송

OO문화원은 임시총회(2002. 9. 30)에서 이사를 선출하였으나, 일부이사가 임원변경등기에 필요한 취임승락서 등 서류 미제출에 따라 원장은 과태료 처분의 불이익을 피하기 위하여 서류제출이사들만 취임등기를 하였다.

이에 등기가 안 된 이사들은 2003년 1월 서울중부지검에 원장을 공정증서원본 불실기재 및 동행사로 고발, 원장은 법원으로부터 벌금 300만원의 약식명령을 받아 정식재판을 청구했으나 기각되자 이에 불복 항소하여 2년 만에 2심에서 무죄를 선고받았다. (서울OO신문 511호 2005. 1. 25)

11) 지방의원이 임기만료를 앞두고 지방문화원장 입후보 여부

지방자치법 제33조에서는 지방의회의원의 겸직 금지를 별도로 규정하고 있는데, 여기에는 지방문화원장직은 포함되어 있지 아니하므로 동조의 위반 여부는 문제될 소지가 없는 것으로 판단된다.

지방자치법과 별도로 지방문화원진흥법 제11조 제2항은 “지방문화원장은 국회의원, 지방의회의원 또는 정당의 간부를 겸할 수 없다.”고 규정하고 있습니다. 동조에 의하면 지방문화원장으로 취임한 이후 겸직금지를 규정하고 있는데, 본건 질의 내용에 의하면 현직 지방의원은 지방문화원장으로 취임하는 시점에는 지방의원의 임기가 종료된 이후이므로 동조 위반의 문제는 발생하지 않는 것으로 판단된다.

12) 지방의회의원의 입후보 제한 여부

공직선거법 제53조의 예에 의하면 공직선거에 입후보하는 자에 대하여 제한직을 규정하고 후보 등록 신청 전까지 그 직을 그만두어야 하는 것으로 규정하고 있다. 따라서 현직 지방의원이 지방문화원 원장으로 입후보하는 것을 제한하고자 한다면 위와 같은 규정 및 지방문화원의 정관, 선거규정 등 제한근거 규정이 있어야 할 것이다. 그런데 본건 질의 내용에 의하면 이러한 지방문화원장의 입후보 자격 제한 규정을 확인할 수 없다.

따라서 현직 지방의원이라고 하더라도 지방문화원장 취임 시 지방문화원진흥법 제11조 위반 경우에 해당하지 아니한다면, 지방문화원장의 입후보 자격 제한에 관한 별도의 규정이 없는 한 지방문화원장으로 입후보하는 것은 가능할 것으로 판단된다.

지방문화원진흥법 제11조에는 「“지방문화원”은 정치 또는 종교 활동에 관하여서는 아니 되고」라고 규정되어 있으나 현직 지방의원이 지방문화원 원장으로 출마한 것이 위 규정에 위반되지 아니하는 것은 문언상 명백한 것으로 보여지고, 후단에서 「“지방문화원장”은 국회의원, 지방의회의원 또는 정당의 간부를 겸할 수 없다」고 규정되어 있는바 현직 지방의원이 지방문화원장에 출마한다고 하더라고 아직 지방문화원장이 아니므로 위 후단 규정에 위반되지 않는 것은 문언상 명백하다.

따라서, 현직지방의원이 지방문화원장에 입후보하는 것은 지방문화원진흥법 제11조에 위반되지 않는다고 할 것이다. (법무법인 해마루 유권해석)

13) 지방문화원 임원(원장, 이사, 감사) 결원 시 신임임원 선임 소집 절차

지방문화원 정관에 따르면 원장을 포함한 임원은 총회에서 선임하는데(제13조 제1항), 임시총회는 원장이 필요한 경우 소집하는 것이 원칙이고, 이사 또는 회원 중 일정한 수의 요구가 있을 때 또는 감사가 직무상 요구한 때에는 원장 또는 이사가 소집하여야 한다. (제21조 제3항, 제22조 제1항)

그런데 이 사건의 경우 원장, 이사 등 임원 전원이 결원이 상태이므로 누가 총회를 소집할 권한이 있는지 문제가 된다.

지방문화원에 대한 적용 법률인 지방문화진흥원법에는 원장 및 이사 전원이 결원이 경우 누가 총회를 소집할 권한이 있는지에 대한 규정을 두고 있지 않으나, 제14조에서 ‘지방문화원 및 연합회에 관하여 이 법에 규정되지 아니한 사항은 민법 중 사단법인에 관한 규정을 준용한다.’라고 명시하여 민법을 준용하도록 하고 있다.

따라서 사단법인에 대한 규정인 민법 제63조는 영리법인에 적용되는 것이므로 지방문화원과 같은 비영리법인에 적용될 수 없다는 의견은 잘못된 것이고, 지방문화원의 임원 전원 결원 시 총회 소집권자가 누구인지는 위 민법 준용 규정에 따라 민법 상 사단법인의 총회 소집권에 대한 법리로 해결하여야 할 것이다.

그런데 사단법인의 대표에 대해서는 민법 상 대리에 대한 조항을 준용하는 점(민법 제59조 제2항), 대리권은 위임계약에 의하여 발생하는 것이 보통인데, 위임계약에서는 위임 종료의 경우 급박한 사정이 있는 때에는 수임인, 그 상속인이나 법정대리인은 위임인, 그 상속인이나 법정대리인이 위임사무를 처리할 수 있을 때까지 그 사무의 처리를 계속하여야 하는 점(민법 제691조) 등에 비추어 볼 때, 종전 임원은 그 임기가 만료된 경우에도 새로운 임원이 선임되어 업무를 수행할 수 있을 때까지 임원으로서의 업무를 수행할 수 있고, 이에는 새로운 임원 선임을 위한 임시총회 소집 업무도 포함된다.

대법원도 위와 같은 입장에서 민법상 비법인 사단인 재건축조합의 조합장이 사임하였으나 직무대행자 선임이 되지 않아 직접 총회 소집을 한 사안에서 ‘민법상 법인과 그 기관인 이사와의 관계는 위임자와 수임자의 법률관계와 같은 것으로서 이사의 임기가 만료되면 일단 그 위임관계는 종료되는 것이 원칙이나, 그 후임 이사 선임 시까지 이사가 존재하지 않는다면 기관에 의하여 행위를 할 수밖에 없는 법인으로서는 당장 정상적인 활동을 중단하지 않을 수 없는 상태에 처하게 되고, 이는 민법 제691조에 규정된 급박한 사정이 있는 때와 같이 볼 수 있으므로, 임기 만료되거나 사임한 이사라고 할지라도 그 임무를 수행함이 부적당하다고 인정할 만한 특별한 사정이 없는 한 신임 이사가 선임될 때까지 이사의 직무를 계속 수행할 수 있다.’라고 판시하면서 사임한 조합장의 총회 소집을 적법하다고 인정한 바 있다. (대법원 1996. 1. 26. 선고 95다40915 판결 참조)

이 사건의 경우 위 판례 사안과 달리 종전 임원이 임기 종료 후 차기 신임임원을 바로 선출하는 것이 아니라, 이미 신임임원을 선출하였으나 이의 효력이 무효가 되어 다시 새로운 임원을 선출하기 위한 총회를 소집하여야 하는 것이므로, 반드시 종전 임원이 총회를 소집할 권한이 있다고 단정할 수는 없고, 종전 임원이 현재까지 임무를 계속 수행하거나 해야 할 상황인지 살펴 볼 필요가 있다.

사실관계가 분명하지 않으나, 선임 무효가 된 신임임원이 선임되었다가 자격무효가 된 시점이 종전 임원의 임기 만료와 시간적으로 간격이 크지 않고, 종전 임원은 담당하고 있던 지방문화원의 임원 업무를 계속적 또는 간헐적이라도 마무리하는 중이어서, 새로운 신임임원을 선출하여 자신의 지방문화원 임원 업무를 인계하여야 할 필요성이 있다고 인정될 수 있는 상황이라면, 종전 임원에게 임원으로서 임시총회를 개최하여 새로운 임원을 선임할 의무를 인정할 수 있다.

반면, 신임임원이 신임이 무효가 되기 전 종전 임원의 업무를 모두 인계받아 장기간 수행하고 있다가 그 선임이 무효가 된 것이고, 종전 임원은 이미 지방문화원 업무와 전혀 무관한 상태라면, 종전 임원에게 위와 같은 의무를 인정할 수 없고, 이 경우 민법 제63조에 따라 법원에 임시 이사를 선임하도록 청구한 후 위 임시이사로 하여금 총회를 개최하게 하여야 할 것이다. (법무법인 해마루 유권해석)

Ⅱ. 문서의 작성과 시행

1. 문서관리

가. 문서관리의 정의

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 264~269

“문서”란 모든 매체 상에 기록된 정보를 말하며, 정보는 전달 가능한 형태로 된 지식을 의미한다. 그리고 “관리”란 사무를 관할 처리한다는 의미이므로 문서관리에서 말하는 “관리”는 업무의 조직화를 의미한다.  그러므로 “ 문서관리”란 문서의 작성․처리․유통․정리․보관․이관․보존․대여․열람․폐기 등의 일련의 과정을 통하여 경영의사를 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있도록 능률적으로 운영해 가는 경영활동을 말한다.

나. 문서관리의 체제

문서관리는 경영활동이 능률적이 되도록 촉진해 주는 기능을 한다.  문서관리의 과정은 크게 의사의 형성․전달과정과 의사의 보존 과정으로 대별할 수 있다.

1) 의사의 형성․전달과정

문서의 수발․배부․작성․처리 등에 관한 관리

2) 의사의 보존과정

내용의 처리가 완료된 문서의 보관․이관․보존․대여․열람․폐기 등에 관한 관리를 말하며, 문서를 작성할 때에는 전달하고자 하는 의사를 정확히 표현할 수 있도록 주의를 기울이고, 문서를 유통시킬 때는 문서가 한 장소에서 오래 지체되어 업무에 지장을 초래함이 없이 문서가 신속하고 원활하게 흐를 수 있도록 해야 한다.  문서를 보관할 때는 언제 어느 때든지 필요한 서류를 즉시 찾아낼 수 있도록 적절한 분류법을 선택하여 보관하고, 보존기간이 끝나고 이용가치가 없어진 문서는 폐기할 수 있어야 한다.

다. 문서관리의 원칙

1) 표준화의 원칙

표준화란 사무 처리의 여러 방법들 중에서 가장 합리적이고 타당하며 신속․정확한 것을 기준으로 정하는 것이다.  문서사무는 표준화에 의해 통일성과 객관성을 유지할 수 있게 되며, 같은 내용의 문서사무는 누가, 언제 처리하더라도 같은 방법이 적용되게 된다.

가) 서식관리의 표준화

사무용지의 크기․지질의 통일, 서식설계 및 사용의 표준화

나) 운행관리의 표준화

문서의 접수․배부․선결․기안․결재․작성․시행 등 문서운행의 전반적인 과정의 표준화

다) 보존관리의 표준화

문서의 분류․정리․보관․이용․검색․이관․보존 및 폐기 등 문서의 보존관리에 관한 표준화를 말하며, 문서사무의 표준화는 보다 세부적이고 구체적인 부문에까지 확대되는 추세를 보이고 있으며 간단한 문안 또는 문장의 세세한 규정에 이르기까지 표준화를 시도하는 기관들이 늘고 있다.

2) 간소화의 원칙

간소화란 문서사무를 처리하는 과정에서 중복되는 것이나 불필요한 것을 없애고 꼭 필요한 절차나 방법만을 채택하여 시행함으로써 문서처리 시간을 단축시키는 것을 말한다.

3) 전문화의 원칙

전문화란 문서관리업무를 담당하는 전문 인력을 배치함으로써 숙련도의 향상과 더불어 문서사무의 능률을 증대시키자는 것을 말한다.

4) 기계화․자동화의 원칙

사무자동화의 발전으로 문서사무를 기계화․자동화시킴으로써 많은 양의 사무를 보다 더 정확하고 신속하게 처리할 수 있게 되었다.

5) 경제성의 원칙

문서사무는 경영활동을 촉진시키는 보조 역할을 하는 취지이므로, 경제성이란 최소의 사무비용으로 최대의 사무능률을 올리자는 것을 말한다.

라. 문서관리의 목적과 목표

1) 문서관리의 목적

처리가 완결된 문서를 정리하고 보관하는 것은 직무 수행 상 차후에 참조하고 활용하기 위해서이다.  그러므로 체계적인 분류를 통해서 안전한 방법으로 보관해야 하며, 나날이 증가하는 문서를 정기적으로 일정량을 폐기해 문서의 무한한 증가를 억제할 수 있다. 그러나 모든 문서를 한없이 보관하고 있다면 사무실에서 문서가 차지하는 공간은 계속해서 늘어날 것이며, 필요한 문서를 신속․정확하게 찾아내는 데 어려움이 따를 수도 있다. 그러므로 그 문서가 장래에 쓰여 질 것인가를 제대로 판단하여 일정기간 보존하는 것과 필요한 서류를 즉시 찾아낼 수 있다는 검색시스템을 갖추는 것이 중요하다고 하겠다.

2) 문서관리의 목표(사무 관리의 원칙)

가) 신속성

신속성은 문서처리를 빠르게 하자는 것으로, 다음의 사항들이 고려되어야 한다.

(1) 문서의 유통경로와 처리과정은 단축할 수 있도록 설계한다.

(2) 문서의 경유처를 최대한 줄이고, 어느 한곳에서 문서가 정체되는

시간을 단축시키기 위해서 정체의 원인을 파악한 후 제거해야 한다.

(3) 문서의 처리기간을 사전에 정하여 주어진 시간 내에 문서가 처리될

수 있도록 사전점검을 한다.

(4) 신속히 처리할 수 있는 방안을 평소 업무를 통하여 개선 보완한다.

나) 정확성

정확성은 문서를 착오 없이 올바르게 처리하는 과정이다.

(1) 옮겨 적거나 다시 기재하는 것을 줄이고, 되도록 복사해서 사용한다.

(2) 사람이 처리하기에 분량이나 규모가 큰 경우에는 자동화된 사무

기기를 이용한다.

(3) 배부, 인계인수, 결재 등의 근거를 남겨둔다

다) 용이성

문서를 취급하는 주체가 사람이므로 인간공학적인 측면에서 사무자동화 시스템을 도입하여 업무를 간편히 처리할 수 있도록 설계한다.

(1) 장기간의 업무로 인한 신체적․정신적인 피로를 경감시키는 방안으로

적당히 휴식을 취한다.

(2) 반복적이고 계속되는 업무는 유사 관련자료를 참고하여 사무의 절차

와 방법을 간소화 시킨다.

(3) 불필요한 동작이나 작업부분은 미리 없애고, 필요한 동작이라 하더

라도 작업경제의 원칙을 지키도록 한다.

(4) 사무를 격이나 형식에 구애받아서 필요이상으로 어렵게 하지 말고,

같은 성과인 경우에는 언제나 쉬운 방법을 우선시킨다.

라) 경제성

문서처리의 모든 부문에서 원가관리의식을 갖고 일 처리를 한다.

(1) 사무를 처리하는 인원 및 사무관리비는 절감할 수 있는 방안으로 집중관리 및 집중처리방법을 강구하도록 한다.

(2) 평소에 기계나 기구의 관리를 잘하여 불필요한 보수비용의 발생을 막는다.

(3) 사무원가 관리를 실시하여 사무비용이 낮은 상태를 유지한다.

(4) 사무량 측정 등의 방법을 도입하여 불필요한 인원이나 예산을 절감 한다.

2. 문서의 종류

가. 문서의 분류

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 249~257

1) 작성주체(목적)에 의한 분류

가) 공문서

공문서와 사문서의 구분은 주로 그 작성자에 의해서 구분된다.  공문서란 공적인 목적을 위하여 공무소 또는 공무원이 직무상 권한 내에서 작성 또는 접수한 문서이다. 다시 말하면, 공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서나 행정기관에서 접수한 모든 문서를 말한다. 공문서는 일반문서․도면․사진․디스크․테이프․도표․필름․슬라이드 등이 포함되며, 문서의 성질에 따라 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 그리고 민원문서 및 일반문서로 구분한다.

나) 법규문서

주로 법규사항을 규정하는 문서로 헌법․법률․대통령령․총리령․부령․조례․규칙 등이 있다.

다) 지시문서

행정기관이 그 하급기관 또는 소속직원에 대해 일정한 사항을 지시하는 문서로 훈령․지시․예규․일일명령 등이 있다.

(1) 훈령 : 상급기관이 하급기관에 대하여 상당히 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위해 발하는 명령을 말한다.

(2) 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에개별적․구체적으로 발하는 명령이다.

(3) 예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적인 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 이외의 문서를 말한다.

(4) 일일명령 : 당직․출장․시간외 근무․휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다.

라) 공고문서

행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로 고시․공고 등이 있다.

(1) 고시 : 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서를 말한다.  일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 효력이 계속된다.

(2) 공고 : 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로 그 내용의 효력이 단기적이거나 일시적인 문서를 말한다.

마) 비치문서

행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

바) 민원문서

민원인이 행정기관에 대하여 허가․인가․기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

사) 일반문서

위의 각 문서 이외에 일반적으로 처리되는 문서를 말한다.  다만, 회보 및 보고서는 다음 구분에 의해 작성한다.

(1) 회보 : 행정기관의 장이 소속공무원 또는 하급기관에 업무연락이나통보 등의 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용한다. 이것은 행정기관 단위로 회보사항을 일괄 수록하여 문서과 등에서 발행한다.

(2) 보고서 : 특정사안에 관한 현황이나 연구․검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말한다.

아) 사문서

사문서는 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서를 말한다.  그러나 이러한 사문서 중에서도 허가, 신청 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 공문서가 된다. 따라서 공문서에 관한 제규정에 따라 취급되어야 하며, 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수해 갈 수 없다. 다시 말해서 사문서란 개인의 사사로운 의사 또는 심경을 표시하는 문서를 말하는 것으로 추천장․안내장․소개장․초청장 등이 이에 속한다.

2) 유통대상(수신대상)에 의한 분류

가) 대내문서

대내문서란 조직체의 내부에서 지시․명령하거나 협조하기 위하여 또는 보고․통지하기 위하여 오고가는 문서를 말하는 것으로, 회사 내에서 유통되는 문서라는 뜻에서 사내문서라고도 한다.  대내문서에는 각종 지시서․통지서․보고서․연락서․의사록․장표 등이 있다.

(1) 품의서 : 소관업무의 수행과 관리를 위하여 계획된 중요한 사항에 관하여 상사에게 상신하여 결재를 받는 문서

(2) 보고서 : 상사의 지시와 요구 또는 자의에 의하여 특정문제에 관련된 사항을 상사에게 보고하는 문서

(3) 지시서 : 상사가 부하 직원에게 업무운영상의 방침과 계획에 관한지침을 내리거나 기타 업무통제를 목적으로 작성하는 문서

(4) 협조전 : 특정 업무에 대하여 최고 의사결정권자가가 결재하고 지정한 사항에 관하여 관련 부서 간 의견교환과 협조를 얻는데 사용하는 문서

(5) 업무연구서 : 중요시책의 입안을 위하여 개인 또는 팀이 연구결과를 신고하는 문서

(6) 업무연락서 : 부서 간 업무에 관한 협조, 의뢰 및 통보를 하기위하여 또는 부서간의 정보제공과 협조의 수단으로 사용되는 문서

(7) 회보 : 업무상의 유의사항, 참고사항, 조언사항, 공지사항 또는 상벌 사항 등을 주지시키기 위하여 작성하는 문서

(8) 전언통신문 : 긴급사항으로 정식 문서전달의 시간적인 여유가 없을 때 전화나 인편, 기타 통신수단으로 수발되는 문서

(9) 전문 : 지급을 요하며 보안이 필요한 경우 무선으로 송수신하는 문서

(10) 명령서 : 당직이나 출장 등의 복무에 관한 문서

(11) 인사발령문서 : 직원의 개인 신상 변동에 관한 사항을 명령하는 문서

(12) 장표 : 해당사항을 기입해 넣을 것을 예정해서 빈칸을 만들어 놓은 서식류를 총칭하여 말하는 것으로 장부․전표․표가 있다. 그리고 기입해 넣는 것은 사람이 손으로 기입하는 것만을 뜻하는 것이 아니고 사람이 기계나 기구를 조작하여 기입하거나 기계가 자동으로 써 넣는 일정한 형식의 사무용지 등도 모두 장표에 속한다.

① 장부 : 거래내용을 계속해서 기입해 넣을 수 있도록 빈칸이 마련된 것으로 대장, 처리부 그리고 각종 명부 등이 포함된다. 장부에는 회계원장, 인사관리대장, 물품발송대장 등이 있다.

② 전표 : 서식이 간단․명확한 것으로 빈칸에 거래내용을 기입하여 한 장씩 따로 떼어서 사용 할 수 있도록 한 것이다. 외부로 유통되는 납품서, 청구서 등과 사내에서 쓰이는 입출  금 전표, 대체전표, 입출고전표, 매입 및 매출전표 등이 포함된다.

③ 표 : 여러 가지 정보를 한눈에 볼 수 있도록 일정한 기준에 따라 집계한 것으로 정산표, 일계표, 손익계산서, 상품 재고장, 회계재무제표, 기타 통계표 등이 있다.

④ 기타 : 이외에도 각종 사무용 카드, 주문서, 계산서, 지출 결의서, 기안용지, 협조전, 전언통신문, 부전지, 메모지 등의 서식류가 있다.

나) 대외문서

대외문서란 국민이나 단체 및 다른 행정 기관간에 또는 조직체 외부의 거래처나 기타 대상자 사이에서 오고가는 문서를 말한다.  대외문서에는 의례문서와 거래문서가 있다.

(1) 의례문서 : 인사장․안내장․초대장 등

(2) 거래문서 : 주문서․청구서․송품장․검수증․영수증․신청서․통지서․조회서 등

3) 처리단계에 의한 분류

가) 접수문서

외부로부터 접수된 문서로서 문서주관과(문서과, 총무과 등)에서 접수절차를 거쳐 접수한 문서

나) 배포문서

접수문서를 문서 주관과가 배포절차에 의해서 처리과로 배포하는 문서

다) 기안문서

결재문서라고도 하며, 사전에 결재권자의 결재를 얻기 위하여 기안서식에 따라 사무처리 초안을 기재한 문서

라) 합의문서

기안문서 중 그 내용과 관계되는 다른 부서와의 협조를 얻기 위하여 합의하는 문서

마) 완결문서

기안하고 결재하여 시행목적에 따라 완결된 문서

바) 시행문서

발송문서라고도 하며, 기안문서의 내용을 시행하기위하여 규정된 서식에 의해 작성한 문서

사) 이첩문서

배포문서 중 그 취지와 내용이 다른 기관의 소관사항인 문서를 그 기관으로 다시 알리기 위해 기안되어진 문서

아) 공람문서

배포문서 중 별도의 처리절차를 필요로 하지 않고 단순히 상급자에게 보고 또는 열람에 붙인 문서

자) 보관문서

일 처리가 끝난 완결문서로써 보관되어야 하는 문서

차) 보존문서

자료로서의 가치가 있으므로 일정기간동안 보존을 필요로 하는 문서

카) 폐기문서

보존기간이 끝나 자료로서의 가치가 상실된 문서로 폐기처분 되어야 하는 문서

타) 미처리 문서

접수문서나 배포문서로써 어떠한 처리도 하지 않는 문서

파) 미완결문서

기안문서로서 결재에 이르지 않았거나 결재는 받았지만 시행되지 않았거나 또는 시행은 되었어도 사안의 처리가 완결되지 않은 문서

하) 전자문서

컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 송․수신 또는 저장된 문서

4) 내용에 의한 분류

가) 비밀문서 : 극비․비밀․대외비 등의 비밀의 요구하는 문서

나) 공개문서 : 비밀의 성격이 없는 문서

다) 일반문서 : 통보, 지시, 명령규정, 신청 등 일반사무의 처리에 사용되는

문서

라) 특별문서 : 특별한 용건과 양식으로 작성되는 문서

나. 기안의 종류

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, p.17.

정부의 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동 시행규칙과 에 의하면, 문서의 기안은 기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말하며,

기안은 직급에 관계없이 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제60조의 규정에 의하여 분장 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자와 동 규정 제18조 제⑤항의 규정에 의하여 그 처리담당자로 지정된 자로 하고 있으며, 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하되, 업무의 성격이나 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안하도록 하고 있다. 따라서 자체조직의 기초적인 업무의 시작이라 할 수 있는 일반기안의 내부결재로서 간단한 소모품구입에서부터 시작하여 고난도의 일괄기안, 그리고 대외공문서작성과 발송에까지 이루어지고 있다.

기안의 종류에는 일반기안과 일괄기안, 수정기안, 공동기안이 있다. 그러나 수정기안과 공동기안은 정부와 각급 행정기관에서 주로 사용하는 기안이므로 필요한 경우 부록의 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동 시행규칙을 참고하기 바라며, 여기서는 일반적으로 모든 조직에서 가장 많이 사용하는 일반기안과 일괄기안의 유형에 대하여 중점적으로 전개하고자 한다.

1) 일반기안

일반기안이라 함은 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안용지에 문안을 작성하는 것을 말한다.

※ 작성요령 : 문서처리규정 참조

2) 일괄기안

일괄기안이라 함은 서로 관련성이 있는 2개 이상의 안건을 일괄하여 한 기안용지에 기안하는 것을 말한다.

3) 작성 및 시행방법

가) 작성요령

① 기안용지의 수신란 위에 “(제1안)”이라 쓴 다음 제1안의 수신란과 본문 및 결문을 작성함

※ (제1안)이 경유문서일 경우에는 경유기관명 위에 “(제1안)” 이라고 씀

② 제1안의 결문이 끝난 다음 줄에 “(제2안)“ 이라 쓰고 제2안의 수신란과 본문 및 결문을 작성

③ 제3안, 제4안 등의 경우도 제2안과 같은 요령으로 구분하여 작성

④ 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정 가능

⑤ 시행문은 각 안별로 따로 작성하고 특별한 경우를 제외하고는 동일한 문서번호를 부여하여 같은 일시에 시행하여야 함

⑥ 외부에 발송할 것을 전제로 하는 기안문(제2안)이 제1안 내부결재의 내용과 동일한 경우에는 내부결재 안건의 별도 작성 생략

⑦ 각안의 발신명의 표기에 있어 발신명의가 다를 경우에는 각안별로 발신명의를 기재하되 각 안의 발신명의가 동일하면 최종안에만 발신명의를 표기

4) 시행문

당해 기관의 의사를 외부에 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차를 말한다.

5) 내부결재문서

내부결재라 함은 자체조직 내에서 발생하는 사안에 대하여 이를 효율적이며, 합리적으로 처리하기 위해 작성하여 시행하는 문서를 말하며, 이 기안은 주로 조직 내에서 일어나는 사안을 처리하기 위하여 작성하는 것으로서 내부의 간단한 물품구입에서부터 주요업무의 내부적 추진에 이르기까지 다양하다.

3. 문서작성 요령

가. 문장표현의 원칙

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 257~264.

문장은 읽기 쉽고 누구라도 이해하기 쉽도록 작성해야 한다.  다시 말해서, 작성된 문서의 내용이 읽는 이에 따라 또는 해석 여하에 따라 그 의미가 달라지지 않도록 하여야 한다.

그러기 위해서는 어려운 표현을 피하고, 이해하기 쉬운 글자와 용어를 사용해야 하며, 의미를 충분히 살리면서도 간결한 문장을 작성해야 한다.  보기 좋고 이해하기 쉬운 문서를 작성하기 위해서는 다음과 같은 점을 유의해야 한다.

1) 긍정문으로 작성한다. 부정형이나 의문형은 이해를 어렵게 한다.

2) 문장은 짧고 간결하게 작성한다.  문맥이 복잡하면 이해도가 낮 지므로 문장을 짧고 간결하게 만든다.

3) 필요한 것을 빠뜨리지 않도록 한다.  내용, 설명, 기록 등 필요한 사항을 빠뜨리지 않게 주의해서 작성한다.

4) 정확한 표현과 문장을 사용한다.  문장 자체는 간단하지만 명료하지  못해서 애매하거나 모호한 표현이 될 수 있다. 애매한 표현은 상대 방을 납득시키지 못할 뿐만 아니라 오해를 불러일으킬 수도 있다. 그러므로 전달하고자 하는 의미를 정확히 표현한 짧은 문장을 사용한다.

5) 객관적인 표현을 사용한다. 사실과 의견, 추측과 인용을 명확히  구분하고 주관적인 표현을 피한다.

6) 적절한 경어를 사용한다. 읽는 사람의 격에 맞는 적절한 경어와  단어를 사용하여, 상대방에게 호감을 줄 수 있도록 해야 한다.

7) 과격한 용어와 중복된 어구를 피한다. 읽는 사람의 마음을 상하게 할 수 있는 과격한 용어는 피하고 완곡한 용어를 사용한다. 그리고  하나의 문서에 같은 어구를 중북해서 사용하지 말고, 같은 의미를 지닌 다른 어구를 사용한다.

8) 간단한 표제를 붙인다. 문서의 내용을 일목요연하게 파악할 수 있도록 간단한 표제를 붙인다.

9) 한자는 상용한자의 범위 내에서 사용한다. 일상적으로 사용되지 않는 한자는 피하고, 그에 알맞은 다른 말로 대체하여 사용한다. 한자의 오자가 없도록 하며, 한자를 효과적으로 사용하기 위해서는 한자의 비율을 적당히 조정한다.

10) 문장부호를 정확히 사용한다. 경우에 따라 달리 쓰이는 문장부호 각각의 사용법을 익혀 적절한 문장부호를 사용하도록 한다.

11) 문제점과 결론을 먼저 쓴다. 읽는 사람이 가장 먼저 알고 싶은 것은 문제의 결론이므로 문서나 보고서에서 결론을 가장 먼저 쓴다.

12) 내용을 명확하게 작성한다. 6하 원칙을 사용하여 내용을 명확히 한다.

13) 행을 적당히 나눈다. 한 단락이 너무 길면 보기에도 안 좋고 이해를 어렵게 한다. 그러므로 내용을 보면서 적절히 단락을 나누어 준다. 대개 한 단락은 4～5행이 보기에 적당하다.

14) 외형을 보기 좋게 꾸민다. 어떤 종류의 용지를 사용했는지, 어떤  식으로 구성요소들이 배치되었는지 또는 어떤 글씨체 와 글자크기를 사용했는지 등의 외형적인 요소가 문서의 내용만큼이나 중요하게  회사의 첫 이미지를 결정한다.

15) 실질적인 내용을 담는다. 문장표현에서 되도록 기교를 피한다. 상대방이 이해하기 쉽도록 우회적인 표현이나 현혹적인 문구는 쓰지 않는다.

나. 문서작성의 유의점

1) 용어의 표현

가) 글자

쉽고 간명한 한글로 작성하되, 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.  표준말과 순화된 행정용어를 사용하며, 특수계층의 언어나 방언의 사용을 금지한다. 상대방에게 호감을 주는 글자를 사용하고, 상사나 거래처의 이름은 정중하고 정확히 쓰도록 한다.

나) 숫자

문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 쓴다. 단, 수를 세는 단위와 함께 쓰는 간단한 숫자와 순서를 나타내는 경우에는 간단하게 한글로 쓰는 것도 무방하다.

<예시> 한 개, 두 개, ..., 열 마리, 백 권, 첫째, 둘째, ...

다)연호

서기 연호를 쓰되 ‘서기’표시는 않는다.

라) 날짜

날짜는 숫자로 표기하되, 년․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다.

<예시> 2009년 6월 10일 → 2009. 06. 10.

마) 시간

시간은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

<예시> 오전 11시 30분 → 11:30 , 오후 3시 30분 → 15:30

바) 금액

유가증권 및 문서에 금액을 표기할 때에는 다음 예시와 같이 숫자와 한글로 함께 기재한다.

<예시> 금19,570원 (금일만구천오백칠십원)

사) 정확한 사용을 요하는 용어로는 다음과 같은 것들이 있다.

(1) ‘이상’과 ‘이하’는 제시한 그 숫자를 포함한다.

<예시>“시속 80㎞ 이하로 한다. : 시속 80㎞가 포함된다는 뜻.

(2) ‘미만’과 ‘초과’는 제시한 그 숫자를 포함하지 않는다.

<예시>“45세 미만” : 44세까지로 제한한다는 뜻.

(3) ‘외’는 제시한 숫자까지 포함한다.

<예시>“김성신 외 6명” : 사람 수가 모두 7명이라는 뜻.

(4) ‘이전’, ‘이후’, ‘이래’등은 표시한 일시를 포함한다.

<예시>“8월 25일 이전까지만 받습니다. : 8월 25일까지 받는다는 뜻

(5) ‘전’과 ‘후’는 표시된 일시를 포함하지 않는다.

<예시>“7월 20일 전에 완납하시오” : 7월 19일까지 완납하라는 뜻

2) 기입요령

가) 전표를 기표할 때는 기표 자료가 남아 있지 않는 것이 보통이므로 주의해서 적는다.

나) ‘연․월․일’은 효력발생 시점과 유효기간을 확인하는 기준이 되므로 빠뜨리지 않고 작성한다.

다) 숫자와 글자는 모두 밑 부분이 양식의 아래 구획선에 닿도록 쓰고,  글자의 크기는 난의 ⅔정도의 크기가 적당하다, 이는 잘 못 쓴 경우  수정해야 할 여백이 필요하기 때문이다.

3) 날인

가) 문서가 완전하게 작성되면 작성자가 장표의 작성내용에 책임을진다는 뜻으로 날인을 하게 된다.  내부문서의 경우에는 담당자의 날인만으로 되지만 대외적인 문서인 경우에는 기관인 또는 대표자의 직인을 찍어야 한다.

나) 기관의 직인은 보통 30 ~ 40㎜의 크기로 한다.  다만, 발신자가 연명인 경우에는 쌍방 도장의 크기에 따라 발신자간의 간격을 조절한다. 날인 후의 우측여백은 연명일 경우 2 ~ 3자 정도, 회사직인일 경우 4 ~ 5자 정도를 두며, 개인의 사인은 여백이 없게 하는 것이 보통이다.

4) 인쇄교정

원고 쓰기가 끝마친 원고는 원고교정과 편집을 거쳐 인쇄소를 넘어간다. 여기에서 문선공들에 의해 숫자가 되고, 조판이 되면 초벌 교정지가 나온다, 이때 틀린 것을 교정하게 되는데, 이것을 인쇄교정이라 한다. 인쇄교정은 보통 세 번을 보는데 첫 번 것을 초교, 다음 것을 재교, 그 다음 것을 삼교라 한다.  경우에 따라서는 그 이상 교정 할 때도 있고, 맨 마지막 교정을 종료 또는 OK라 한다.

가) 붉은 잉크나 붉은 펜을 사용한다.

나) 고치고자 하는 글자(또는 부호)를 기점으로 하여 우측으로 45° 정도 비스듬히 되도록 짧게 행간이나 여백에 선을 긋고, 그 선 끝에 바꾸어 넣을 글자나 부호를 명료하게 쓴다.

다) 바꾸어 넣을 글자가 많은 경우에는 교정선이 서로 뒤섞이지 않도록 한다.

라) 지시, 설명문은 교정문자와 혼동하지 않도록 아무런 약속이 없이도 구분이 되게끔 특수한 선으로 표시한다.

다. 기안의 요인과 요령

지금부터는 본격적으로 기안의 유형에 따른 사례별 작성방법을 제시하고자 한다.

앞서 언급한바와 같이 기안문은 모든 기관단체에서 조직생활을 영위하는 조직원 개개인의 얼굴이며, 시행문은 시행문 자체의 역할을 수행함과 동시에 자신이 소속하고 있는 조직의 역량에 대한 이미지를 대외에 간접적으로 인식시키게 된다. 그러므로 문서의 작성은 매우 신중하여야 한다. 특히 기안과 심사의 과정을 거쳐 대외로 나가는 시행문에 있어서는 당해 조직의 심사자나 선임자의 심사와 철저한 확인을 거쳐 제대로 된 문서를 대외로 발신하여야 할 것이다.

1) 기안의 요인

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 269~271.

기안은 ① 접수한 문서를 처리하기 위한 경우 ② 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우 ③ 순수한 자기발안 ④ 법령, 훈령, 예규 등의 근거에 의하여 하는 경우 등이 대부분이다.

2) 기안의 형식

문서의 기안은 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서 등을 제외하고는 일정한 양식의 기안용지에 의하도록 하고 있다.  좋은 기안문이란 정확하고, 간결․명료하며, 알기 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해되도록 작성된 것을 말한다.  또한 상대방이 호감을 가지도록 표현하는 것도 중요한 요건이다.

3) 기안문 작성전의 고려사항

가) 기안의 목적과 필요성을 파악하고 관련 자료를 수집․분석하며, 필요한 경우에는 회의 등을 통하여 관계자의 의견을 청취하여야 한다.

나) 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계규정 및 과거 행정선례에 따라 업무를 처리하는 것은 행정의 일관성을 유지하기 위해서는 매우 중요하나 지나친 선례답습은 발전을 저해하므로 항상 새로운 시각과 발전적인 안목을 가질 필요가 있다.

다) 기안의 방법을 결정하고, 복잡한 기안의 경우는 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용이나 빠지는 사항이 없도록 미리 검토한  다음 작성한다.

4) 기안문 작성시 유의사항

가) 정확성(바른글)

① 6하 원칙에 의하여 작성한다.

② 애매한 표현이나 과장된 표현은 피한다.

나) 신속성(이해가 빠른 글)

① 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓴다.

② 가급적 먼저 결론을 쓰고 그 다음에 이유 또는 설명을 쓴다.

다) 용이성(쉬운 글)

① 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 쓴다.

② 한자나 어려운 전문용어는 피한다. 한자 또는 전문용어를 쓸 필요가

있을 때에는 (  )을 하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.

③ 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려한다.

④ 다루기 쉽게 1건 1매 주의로 한다.

라) 경제성

① 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.

② 용지의 규격․지질을 표준화 한다.

③ 서식을 통일한다.

④ 문자를 부호화하여 활용한다.

라. 기안문의 검토 및 협조

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 35~36.

1) 검토방법

기안자는 기안문에 대한 형식과 내용을 최종적으로 확인한 다음 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토를 받는다. 단 전자문서일 경우에는 결재 후 수정이 불가하므로 결재 전에 형식이나 내용의 세부적인 사항을 확인하고 검토 받도록 한다.

2) 검토의 절차

일반적으로 검토라 함은 최종결재권자가 최종 결론을 내리는 결재를 할 수 있도록 각 보조 순서에서 확인 서명하는 절차를 검토라 한다. 이 과정을 편의상 우리는 보조기관의 결재라고도 하는데 정확한 명칭은 검토라 할 것이다.

3) 다른 의견의 표시

기안문을 검토 또는 협조하는데 있어서 기안자가 작성한 내용이나 사안과의 다른 의견이 있을 때는 그 문서의 여백이나 별지에 의견을 표시하여 최종 결재권자가 결재를 할 때에 이를 반영하여 결정을 내릴 수 있도록 하며, 이때에 검토자나 협조자 등 보조기관은 다른 의견에 대하여 정상적인 수준의 기안과 사안에 대하여 기안자의 기안 자체를 묵살시키거나 삭제하여서는 안 되며, 최종결재권자 까지 각 기관의 의견이 도달 되어 최종 결정은 결재권자가 하도록 한다.

4) 기안자·검토자·협조자등 보조기관의 표시와 서명

각 해당 서명란에 한글로 자신의 성명을 자필로 서명하며, 다른 의견이 있을 때에는 서명란에 “의견 첨부”라고 기재하고 의견을 표시한 곳에 서명한다.

4. 결재와 결재의 종류

가. 결재

법령과 각 규정에 의하여 소관사항에 대한 기관과 단체의 의사를 결정할 권한을 가진자(기관장, 원장 등)가 직접 당해 문서의 결재란에 서명함으로써 의사를 결정하는 행위이다.

나. 전결

정부와 지자체의 경우 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말하며, 그 위임전결 사항은 당해 기관의 장이 위임전결규정 또는 지자체의 규칙으로 정한다. 지방문화원도 이사회에서 위임전결에 관한 규정을 제정하여 운용할 수 있다.

다. 대결

결재권자(기관장, 원장 등)가 휴가·출장 기타의 사유로 결재권을 사정에 의하여 결재 할 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다.

5. 문서의 시행

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 48~49.

가. 문서시행 방법

시행문을 작성하여 발송하는 문서로는 그 발송 방법이 인편․우편․모사전송․정보통신망에 의한 방법으로 발송되는 문서들이며, 시행문을 작성하지 않고 발신방법의 특성상 시행문 작성 형식으로 발신하는 전신․전신타자․전화로 발신하는 문서가 있다.(시행문의 서식은 정부의 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동 시행규칙에서 정하는 서식을 표준으로 사용 한다)

나. 관인(직인)날인 및 인영의 인쇄사용

행정기관에서는 관인, 법인단체 및 일반기업 등 단체에서는 직인이라 하며, 각종 대외 발송문서나 임용장, 상장 등 각종 증명서에 날인함으로써 그 효력이 발생된다.  다음에서 열거하는 사항은 정부의 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동 시행규칙에서 정하는 관인에 관한 사항으로써 각 조직에서는 이를 응용하여 시행하면 된다.

1) 지방문화원 장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지 관인 포함)을 찍어 시행․교부할 수 있다.

2) 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 보조기관 또는 보좌기관이 서명하여 시행하되 필요한 경우에는 소속공무원으로 하여금 발신명의자의 서명표시인을 찍어 시행할 수 있다. 단, 전자문서는 서명표시인을 사용하지 않고 전자이미지서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행한다.

3) 전신․전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 관보․신문 등에 게재하는 문서에는 관인 또는 서명을 생략한다.

4) 경미한 내용의 문서로서 일일명령 등 단순 업무처리에 관한지시문서와 행정기관 또는 행정기관 내 보조(보좌)기관간의 단순한 자료요구․업무연락․통보 등을 위한 문서의 경우에는 다음의 요령에 따라 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다. 관인날인의 생략표시는 대외문서에 한하며, 서명날인의 생략표시는 대내문서에 한한다.[관인․직인․서명날인 생략의 결정 : 문서심사관(자)]

6. 문서의 발신

김영식,『문서작성과 기안유형의 주요 실무사례 총서』, 대명, 2004, pp. 37-38, 51~52.

문서의 발신에 있어서는 행정기관을 제외한 일반기업 및 기타 각종 단체에서는 여러 가지 다른 형태로 시행되고 있다.  여기서는 행정기관의 기준을 제시함으로써 각 조직의 행정질서를 확립하는데 도움을 주고자 한다.

가. 발신의 원칙

1) 문서는 당해 문서를 처리하는 처리과에서 발송한다.

2) 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.

3) 업무의 성격이나 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등으로 발신한다.

4) 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송한다.

5) 전자이미지 관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행이 가능하다.

이상과 같이 문서작성을 위한 필수 기초사항을 알아보았다.  문서를 시행하기 위하여 기안을 하여 결재과정을 거쳐 시행문을 작성하고 심사를 받아 관인이나 직인을 찍어서 발신하게 되면, 그러한 방식으로 생산된 많은 문서들을 보관하고 보관이 지난 문서는 보존하여야 하며, 또 그 시기를 넘긴 문서는 각 규정과 방식에 따라 폐기하고 정리하여야 한다. 이러한 세부적인 사항을 정리한 것은 정부의 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동 시행규칙이므로 상세한 내용은 부록을 참고하기 바란다.

Ⅲ. 회의 진행 방법

1. 회의의 기본원칙

가. 정족수의 원칙

정족수란 회의를 개의하고 진행하거나 안건을 의결하는데 필요한 최소한의 인원수를 말한다. 회의에는 원래 구성원 전부가 출석하여야 할 것이지만 이는 실제적인 어려움이 있으므로 일정한 수의 인원이 참석하면 회의를 열고 회의체의 의사결정으로 인정하자는 것이 정족수를 정한 이유이다.

정족수는 회의체 또는 안건의 종류에 따라 일정 수 이상의 구성원이 참석하지 아니하면 회의능력을 인정하지 아니하는 의사정족수와 안건을 의결하는데 필요한 정족수로 정족수가 충족되지 아니하면 의결능력을 인정하지 아니하는 의결정족수로 구분할 수 있다.

국회의 경우 재적의원 5분의 1이상의 출석을 의사정족수의 요건으로 규정하고 있고 개의할 때부터 1시간이 경과할 때까지 정족수에 달하지 아니하면 유회를 선포할 수 있다.

나. 회의공개의 원칙

회의공개의 원칙은 회의체에서 진행되는 모든 의사과정은 일반인에게 공개되어야 하는 것을 말한다. 회의의 공개 즉 의사의 공개라 함은 방청의 자유, 보도의 자유 및 회의기록의 공표를 의미하고 그 중 하나라도 결여되면 완전한 공개라 할 수 없다.

헌법(제50조)과 국회법(제75조)은 회의공개의 원칙을 명백하게 규정하고 있고, 예외로 인정하는 비공개 회의에 대하여 그 요건을 엄격하게 제한하고 있다.

다. 일사부재의의 원칙

일사부재의의 원칙이란 일반적으로 하나의 안건이 회기 중 한 번 국회에서 부결되면 그 회기 중에는 다시 동일 안건에 대하여 심의하지 아니하는 것을 말한다.

동일 회기 중에 부결된 안건을 몇 번이고 발의하여 회의에 부친다면 안건은 확정되지 아니할 것이고 같은 안건에 대하여 다른 의결을 한다면 어느 것이 그 회의체의 의사인지 알 수 없게 된다.

회의체 의사의 단일화와 회의의 능률적인 운영 및 질서유지를 위하여 일사부재의의 원칙은 중요한 의의를 가진다.

라. 다수결의 원칙

다수결의 원칙은 회의의 의사결정을 회의 구성원의 다수의 의사로 결정하는 원칙을 말한다. 다수결의 원칙은 소수의견을 존중하는 가운데 자유로운 대화와 타협이 보장되고 최종결정에 대하여 소수자의 승복하는 자세가 전제되어야 한다.

다수결의 방식에는 단순 다수에 따르는 단순다수결, 과반수의 결정에 따르는 절대다수결, 2/3 또는 3/4과 같은 특정다수의 결정에 따르는 제한다수결 등이 있다.

마. 발언 및 표결자유의 원칙

발언의 자유는 회의 구성원이 각종 회의에서 자신의 의사를 자유롭게 표시할 수 있는 자유로서 대화와 타협을 본질로 하는 민주주의 회의운영의 기본적인 원칙에 해당한다.

회의체에서 안건에 대한 토론이 종결된 때에 표결을 하게 되는데 표결은 안건에 대한 찬성·반대 의사를 표시하는 것이므로 기본적으로 표결의 자유가 보장되어야 한다.

2. 회의진행의 방법

가. 개회(開會)

1) 의사정족수의 확인

회의를 여는 것을 개회(開會)라 하고 출석한 회원이 의사정족수가 되면 의장이 개회를 선포함으로써 회의가 시작된다. 회의 중 여러 사정에 의하여 회의를 잠시 중단하는 것을 정회(停會)라 하며, 회의가 중지된 후 그 날의 회의를 계속하여 여는 것을 속개(續開)라 한다. 속개의 경우에도 개회와 동일하게 의사정족수가 충족되어야 한다.

개회시간이 되거나 속개시간이 되면 사무국장 등은 의사정족수를 확인하여 의장에게 보고하여야 한다. 지방문화원정관(표준)은 회의를 개회하는데 필요한 의사정족수를 재적회원 과반수로 정하고 있다.

※ 지방문화원정관(표준)

제23조(의결정족수) ① 총회는 재적회원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석회원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우에는 부결된 것으로 본다. 다만, 재산처분 및 정관변경에 관한 의결은 재적회원 3분의 2 이상의 찬성이 있어야 한다.

②·③ (생  략)

제29조(의결정족수) ① 이사회는 재적이사 과반수의 출석으로 개의하고 출석이사 과반수의 찬성으로 의결한다.

②·③ (생  략)

개회 예정시간으로부터 일정한 시간이 지나도 의사정족수를 충족하지 못하여 당일 회의를 열지 못하거나 정회 후 속개할 수 없어 회의를 계속하여 개의하지 못하는 경우를 유회(流會)라 한다.

국회법은 개의시부터 1시간이 경과할 때까지 의사정족수에 달하지 못할 때에는 의장이 유회를 선포할 수 있도록 하여 의사정족수 미달로 회의가 장시간 지연되는 것을 방지하고 있다.

※ 국회법

제73조 (의사정족수) ① 본회의는 재적의원 5분의 1 이상의 출석으로 개의한다.

② 의장은 제72조의 규정에 의한 개의시로부터 1시간이 경과할 때까지 제1항의 정족수에 달하지 못할 때에는 유회를 선포할 수 있다.

③ 회의중 제1항의 정족수에 달하지 못할 때에는 의장은 회의의 중지 또는 산회를 선포한다. 다만, 의장은 교섭단체대표의원이 의사정족수의 충족을 요청하는 경우외에는 효율적인 의사진행을 위하여 회의를 계속할 수 있다.

2) 개회선언

의장은 사무국장 등으로부터 출석회원수가 의사정족수에 달하였다는 보고를 받으면 개회를 선언한다.

의장 : 의석을 정돈하여 주시기 바랍니다.

성원이 되었으므로 제ㅇ차 정기총회를 개회하겠습니다.(의사봉 3타)

의장 : 잠시 정회하고,

오후 2시에 속개하겠습니다.

정회를 선포합니다.(의사봉 3타)

의장 : 의석을 정돈하여 주시기 바랍니다.

회의를 속개하겠습니다.(의사봉 3타)

나. 의장인사

의장은 회의를 시작한 후 회의소집의 목적을 간략하게 언급하거나 날씨 등의 주제를 통하여 원만한 회의 진행이 될 수 있도록 회원들의 주의를 환기한다.

의장은 회의를 진행함에 있어서 중립을 지켜야 하므로 토론에 참여하여 자신의 의견을 발표할 수 없으므로 의장인사의 순서를 통하여 회의의 바람직한 운영방향을 진술할 수 있는 기회를 가질 수 있다.

다. 회의록 승인

1) 회의록의 의의

회의록은 회의의 시작에서 끝까지 모든 의사에 관한 발언을 기록하는 동시에 의사일정·보고사항·부의안건 등 회의에 관한 모든 사항을 기록하는 것이다. 회의록은 회의에 관한 공식적인 기록이며 회의에 관한 쟁점이 있을 때에는 유력한 증거가 되는 것이므로 회의 경과에 대하여 사실대로 기록하여야 한다.

회의록 작성에 있어서 다소의 불비가 있거나 기재가 명확하지 아니하여도 그것 때문에 사실상 행한 회의의 결과가 좌우되는 것은 아니다. 즉 회의록은 회의에 관한 유력한 증거력은 가지지만 절대적인 증거라고는 할 수 없으므로 최종적으로는 사실에 근거하여 판단하여야 한다.

2) 회의록 기재사항

회의록은 의사진행의 순서에 따라 의사와 내용을 기록하며 정관 또는 자체적으로 정하는 회의록에 관한 규정에 맞추어 기재할 내용이 정하여진다.

일반적으로 개회·폐회 일시, 출석회원 수, 출석한 회원 성명, 부의안건과 그 내용, 의장의 보고사항, 표결수, 기록표결의 경우 투표회원 및 찬반회원 성명 등을 회의록에 기재한다.

부의안건별 심의개시시각과 정회시각 및 속개시각도 기재한다.

참고로, 국회법은 국회가 회의록을 작성하고 다음과 같은 사항을 기재하도록 규정하고 있다.

※ 국회법

제115조 (회의록) ① 국회는 회의록을 작성하고 다음 사항을 기재한다.

1. 개의·회의중지와 산회의 일시

2. 의사일정

3. 출석의원의 수 및 성명

4. 개회식에 관한 사항

5. 의원의 이동

6. 의석의 배정과 변동

7. 의안의 발의·제출·회부·환부·이송과 철회에 관한 사항

8. 출석한 국무위원과 정부위원의 성명

9. 부의안건과 그 내용

10. 의장의 보고

11. 위원회의 보고서

12. 의사

13. 표결수

14. 기명·전자·호명투표의 투표자 및 찬반의원 성명

15. 의원의 발언보충서

16. 서면질문과 답변서

17. 정부의 청원처리결과보고서

18. 정부의 국정감사 또는 조사결과처리보고서

19. 기타 본회의 또는 의장이 필요하다고 인정하는 사항

② 본회의의 의사는 속기방법으로 이를 기록한다.

③ 회의록에는 의장, 의장을 대리한 부의장, 임시의장과 사무총장 또는 그 대리자가 서명·날인하여 국회에 보존한다.

3) 회의록 승인방법

회의록을 승인하는 방법은 표결에 의하여 승인하는 방법과 의장과 사무총장의 서명·날인으로 승인하는 방법이 있다.

첫째 표결에 의하여 회의록을 승인하는 방법은 서기가 회의록을 낭독하고 회원들의 이의유무를 물어서 이의가 없으면 회의록을 승인하는 방식이다.

구체적으로 살펴보면, 서기의 회의록 낭독이 끝나면 의장은 회원을 향하여 방금 낭독한 회의록에 빠진 것이나 정정할 사항이 없는지 의견을 묻는다.

회원들이 이의가 없다고 대답하면 의장은 이의가 없으므로 회의록은 승인되었음을 선포하는 것이고 만약 회원이 회의록의 정정을 요구하면 서기 등을 통하여 사실관계를 확인한 후 옳다면 회의록을 정정하도록 한 후 회의록을 승인한다.

회의에서 서기가 전차회의록을 일일이 낭독하는 것은 효율적이고 경제적인 회의 운영에 도움이 되지 아니하므로 회의를 소집하기 일주일 전에 회의소집을 알리면서 전차회의록을 회원들에게 미리 배포하여 전차회의록의 내용을 숙지하도록 한 후 승인여부를 묻는 것이 효율적인 회의 운영의 방식이다.

의장 : 의사일정 제1항, 『제ㅇ차 정기총회 회의록을 승인의 건』을 상정합니다.(의사봉 3타)

본 회의록은 회원들에게 미리 유인물로 배부하여 드렸으므로 자세한 내용은 유인물을 참조하여 주시기를 바랍니다.

회의록에 대하여 이의가 있으신 회원은 말씀하여 주시기를 바랍니다.

(이의가 없다면)

의장 : 이의가 없으시면 제ㅇ차 정기총회 회의록은 승인되었음을 선포합니다.(의사봉 3타)

둘째, 의장과 사무총장의 서명·날인으로 회의록을 승인하는 방법은 국회법에서 규정하는 방식이다.

국회법 제115조 제3항은 회의의 의사의 효력 즉 의결, 결정, 선거 등의 효력이 회의록에 기재된 기록에 의하여 입증될 수 있도록 회의록의 기재내용의 진정(眞正)을 확보하는 의미에서 의장과 사무총장이 회의록에 서명·날인하도록 규정하고 있다.

국회 본회의 또는 위원회 회의 등의 경우 속기방법에 의하여 회의의 모든 사항을 기록하기 때문에 의장과 사무총장의 서명·날인으로 회의록을 승인하도록 규정하는 것이다. 그러나 의장·사무총장의 서명·날인이 없다고 하더라도 의결의 효력에 영향을 미치거나 회의록이 증거력을 잃는 것은 아니다.

라. 회무·재정 보고

1) 회무보고

총회와 총회사이의 기간에 발생한 안건에 대하여 진행사항 등에 대하여 보고하는 것이며 통상 사무국장이 보고한다.

2) 재정보고

총회와 총회사이의 기간에 발생한 예산의 전반을 보고하는 것이며 회의의 승인을 받아 보관한다. 통상적으로 사무국장 또는 회계담당자가 보고한다.

마. 안건심의

의안은 제안 설명, 질의, 토론, 표결의 과정을 거쳐서 가결 또는 부결 여부가 결정되는 것이다.

• 이사회의 심사를 거친 의안

의장(또는 사무국장)의 제안 설명→질의→토론→표결

• 총회에 직접 제출된 의안

제안자의 제안 설명→질의→토론→표결

1) 제안 설명

의사진행의 순서에 따라서 의장은 제안자에 대하여 안건을 제안한 이유를 설명하도록 한다.

예를 들어, 제안된 의안이 『특정사업계획 승인의 건』이라고 가정하면 사업추진 이유, 경비충당 방법 등에 대하여 회원들은 알지 못하므로 제안자는 의안을 제안하게 된 배경과 내용을 자세하게 설명하는 것이다.

특정사업을 추진할 것이냐의 여부에 대한 최종적인 판단은 회의에서 회원들의 표결로 결정하여야 하는 사항이므로 회원들의 판단에 도움을 주기 위한 기초 자료로서 제안자가 안건에 대한 제안 설명을 하는 것이 필요하다.

의장 : 의사일정 제2항 『△△문화원 규칙제정 추진의 건』을 상정합니다.(의사봉 3타)

이 안건은 ○○○회원이 제안한 것으로서 ○○○회원은 나오셔서 제안 설명하여 주시기 바랍니다.

의장 : 의사일정 제3항 『△△사업 추진의 건』을 상정합니다.(의사봉 3타)

이 안건은 이사회에서 제안한 것으로서 사무국장은 나오셔서 제안 설명하여 주시기 바랍니다.

2) 질의

질의는 안건에 대하여 의문이 나는 사항을 제안자에게 물어서 답변을 듣는 것이다. 질의는 의안의 범위 내에서 하여야 하며 자기의 의견을 진술하는 방식이 되어서는 아니 된다.

질의에 대한 질의는 할 수 없다. 만일 질의에 대한 질의를 허가 한다면 의안이 본질에서 벗어날 우려가 있기 때문이다.

질의의 방식은 한 회원이 질의한 것에 대하여 답변을 듣고 난 후 다음 회원이 질의를 하여 답변을 듣는 일문일답의 방식과 여러 회원들의 질의를 전부 듣고 난 후 일괄하여 답변하는 방식이 있다. 국회 위원회는 일문일답의 방식이 원칙이고 위원회의 의결이 있을 경우 일괄질의 방식을 채택할 수 있다.

의장 : 안건에 대하여 질의하실 회원은 말씀하여 주시기를 바랍니다.

질의와 답변은 일문일답의 방식으로 하겠습니다.

의장이 회원들에게 질의 여부를 물어서 질의할 회원이 없으면 질의를 종료한다. 의장은 질의종결을 선포하고 토론의 순서에 들어가야 한다.

의장 : 더 이상 말씀하실 회원이 계시지 아니하면 질의를 종결하고 토론에 들어가도록 하겠습니다.

이의 없으십니까?

3) 토론

상정된 안건에 대하여 토론하는 과정을 거치도록 하는 것은 토론을 통하여 상정된 안건을 회원 전체가 구체적으로 이해하도록 함으로써 찬반의 뜻을 확실하게 정하고 표결에 참여하게 하기 위함이다. 토론 중에는 사담을 하거나 의석을 이탈하거나 기타 방법으로 토론에 방해를 주어서는 아니 된다.

의장 : 다음은 안건에 대한 토론순서가 되겠습니다.

원활한 회의 운영을 위하여 발언시간은 5분으로 하겠습니다.

안건에 대하여 의견이 있으신 회원은 말씀하여 주시기를 바랍니다.

의장은 원칙적으로 중립적인 위치에 토론을 진행하기 때문에 토론에 참가할 수 없는 것이 원칙이나 예외적으로 토론에 참가하고자 할 때에는 의장의 직무를 부의장 등에게 넘겨준 후 의장석을 이탈하여 일반 회원의 자리에서 토론에 참가하여야 한다. 의장은 토론에 참가한 의안의 표결이 끝날 때까지 의장석에 돌아갈 수 없다.

토론을 질서 있게 합리적으로 진행하기 위하여 다음과 같은 사항이 지켜져야 한다.

• 의제 외 발언 금지 : 회원은 발언함에 있어 의제의 범위를 벗어나서는 안 된다. 의제와 관계없는 발언을 할 경우 의장은 즉시 발언을 중지시켜야 한다.

• 발언회수의 제한 : 회원의 발언회수를 특별히 정관에 규정하지 않아도 의장의 발언권 허가를 적절히 사용함으로써 조절할 수 있다. 의장은 찬반 발언권을 교대로 주는 것을 원칙으로 하고 한 번도 발언하지 아니한 회원이 발언권을 요구할 때는 우선적으로 발언권을 주어야 한다.

• 발언시간의 제한 : 회원의 발언시간을 제한하지 아니한다면 회의 진행을 방해할 염려가 있다. 의장은 필요에 따라 발언시간을 제한하여 운영할 수 있다.

• 발언자 수의 제한 : 문화원 총회와 같이 많은 회원이 참석하는 회의에서 무제한으로 발언을 하면 시간낭비가 될 수 있기에 의장은 발언자 수를 미리 조정하여 합리적인 회의 운영을 도모할 필요가 있다.

• 발언 방해의 금지 : 회의에 있어서 의사진행은 회원의 발언에 의하여 이루어지므로 다른 회원에 의하여 발언이 방해받지 아니하도록 의장은 회의를 운영하여야 한다. 의장은 발언하는 회원이 정해진 시간 내에 발언을 마칠 수 있도록 적절하게 주의를 환기하여야 한다.

토론은 반대의견에 대하여 먼저 발언기회를 부여하여야 하고 찬반 의견을 충분하게 들은 후 의장은 토론을 종결하고 안건에 대하여 표결처리에 들어가게 된다.

의장 : 더 이상 말씀하실 회원이 계시지 아니하면 토론을 종결하고 표결에 들어가도록 하겠습니다.

이의 없으십니까?

토론종결은 원칙적으로 회의의 주재자인 의장의 권한이나 찬반 양측이 많은 토론을 하였음에도 불구하고 토론이 끝나지 아니한 경우 회원이 토론종결을 제안할 수 있다.

A 회원 : (발언권을 얻고 나서) 본 안건에 대하여 충분하게 의견을 들었으므로 토론을 종결할 것을 제안합니다.

의장 : 토론종결 동의(動議)에 재청 있습니까?

B 회원 : 재청합니다.

의장 : 토론종결의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 토론종결 여부에 대하여 바로 표결에 들어가도록 하겠습니다. 토론을 종결하는데 찬성하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

※ 직원이 찬성표수를 계산하고 난 다음 의장에게 보고한다. 표결결과가 가결되면 토론은 종결되고 표결의 순서에 들어가게 되고 부결되면 토론은 계속된다. 이 경우 토론종결의 가결표수는 의결정족수의 과반수이다.

4) 표결

가) 표결의 의의

표결이란 안건에 대한 회의체의 의사를 결정하는 방법으로서 의장의 표결 요구에 따라 출석회원이 의제에 대하여 찬성과 반대의 의사를 일정한 표결방법에 따라 표명한 후 그 수를 집계하는 것을 말한다.

안건을 표결하기 위해서는 의장이 표결할 안건의 제목을 선포하여야 한다. 표결할 안건의 제목을 선포하는 이유는 표결할 안건을 회원에게 주지시켜 안건에 대하여 회원 각자가 찬성 또는 반대의 의사를 사전에 준비할 수 있도록 하기 위한 것이다.

표결을 선포하는 방식은 알기 쉽고 용이하게 가부의 의견을 표시할 수 있도록 하여야 한다. 의제로 된 의안을 그대로 표결에 부치는 것이 일반적이나 수정안이 제출되었을 때는 수정안과 원안을 구분하여 표결하여야 한다. 이 경우 표결순서를 미리 알린 다음에 차례대로 표결하도록 한다.

의장이 표결을 선포한 때에는 누구든지 그 안건에 대하여 발언할 수 없다. 표결을 선포한 안건에 대하여 발언을 하게 되면 표결에 영향을 줄 수 있을 뿐만 아니라 능률적인 의사진행을 저해할 우려가 있기 때문이다.

• 안건이 토론할 수 없는 성질인 경우

의장 : 본 안건은 토론할 수 없으므로 바로 표결에 들어가도록 하겠습니다.

국회법 또는 국회선례에 의하여 토론을 하지 아니하는 경우는 다음과 같다.

※ 국회법에 명문규정이 있는 경우

① 비공개회의의 동의(국회법 제75조제1항)

② 의사일정변경의 동의(국회법 제77조)

③ 질의종결 또는 토론종결의 동의(국회법 제108조)

④ 의원사직 허가의 건(국회법 제135조제3항)

⑤ 의원이 회의록에 기재한 사항과 회의록의 정정에 관하여 이의를 신청한 때(국회법 제117조제3항)

※ 선례에 의한 경우

① 인사에 관한 안건(체포동의안, 해임동의안, 임명동의안 등)

② 안건처리 보류의 동의

③ 회의중지 또는 산회의 동의

• 안건에 대한 토론이 종결된 경우

의장 : 의사일정 제○항, 『△△사업 승인의 건』에 대하여 찬성하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

※ 직원이 찬성표수를 계산하고 난 다음 의장에게 보고한다.

의장 : 그러면 『△△사업 승인의 건』에 대하여 반대하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

※ 직원이 반대표수를 계산하고 난 다음 의장에게 보고한다.

의장 : 의사일정 제○항, 『△△사업 승인의 건』은 찬성 ○표, 반대 ○표, 기권 ○표로 가결(또는 부결)되었음을 선포합니다.(의사봉 3타)

나) 의결정족수

의결정족수란 회의체에서 안건을 의결하는데 있어서 필요한 최소한의 출석인원수를 말한다. 국회는 헌법 및 국회법에 특별한 규정이 없는 한 재적의원 과반수의 출석과 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다. 의장도 표결권을 가지고 가부동수인 때에는 부결된 것으로 본다.

의장은 안건을 표결할 때 먼저 재석회원 수를 확인하여야 하고 만약 재석회원이 의결정족수에 미달한 때에는 다음과 같은 조치를 취할 수 있다.

￭ 표결을 일시 보류하고 다른 안건을 심의

￭ 회의의 중지를 선포하여 정족수를 달하는 것을 기다려서 회의를 속개하여 표결

￭ 의결정족수를 충족할 가능성이 없는 때에는 산회를 선포

의장의 표결선포에 따라 표결을 실시하였으나 재석의원수가 의결정족수에 달하지 못한 때에는 의장은 해당 안건에 대한 투표가 성립하지 않았음을 선포한다.

① 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 과반수의 찬성

지방문화원정관(표준)의 일반적인 의결정족수는 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 과반수의 찬성으로 의결된다. 문화원의 회원이 200명이면 표결에 들어갈 수 있는 재적회원 과반수는 101명부터이고 출석회원 과반수인 52명이 의결정족수가 된다.

② 재적회원 3분의 2이상

정관변경 및 재산처분에 관한 중요한 사항의 의결은 재적회원 3분의 2이상의 찬성이 있어야 한다.

※ 민법

제42조(사단법인의 정관의 변경) 사단법인의 정관은 총회원 3분의 2이상의 동의가 있는 때에 한하여 이를 변경할 수 있다.

※ 지방문화원정관(표준)

제45조(정관변경) 본원의 정관을 변경하고자 할 때에는 총회에서 재적회원 3분의 2 이상의 찬성이 있어야 한다.

③ 비교다수

비교다수는 종다수(從多數)라고도 하며 득표수에 관계없이 가와 부를 비교하여 많은 편으로 결정하는 방법을 말한다. 이 방법은 실질상 소수의 지배가 되어 불합리하기 때문에 선거 등의 경우를 제외하고는 사용하지 아니한다.

예를 들면 회원 150명이 참석한 원장 선출 총회에서 3명의 입후보가 출마하여 1차 투표에서 과반수가 없어서 1차 투표의 최고득표자와 차점 득표자가 결선투표를 실시할 때 2명의 입후보자 중 득표수가 상대방보다 1표라도 많은 후보자를 선출하는 방법이다.

④ 만장일치

만장일치의 표결방법은 상정된 의안을 참석회원 전부가 찬성하고 있을 때 정식의 표결방법을 생략하고 약식으로 의결하는 표결방법이다.

만장일치의 표결방법을 사용할 때에는 회의의 절차와 규칙에 구애받지 아니하고 회의를 진행시켜도 무방하다. 그러나 회원 중 한 사람이라도 안건에 대하여 이의를 제기하면 만장일치의 표결방법은 사용할 수 없고 의안은 정식회의 절차를 거쳐서 처리하여야 한다.

다) 표결방법

표결방법은 크게 기록표결과 비기록표결로 구분할 수 있다. 기록표결이란 투표자 및 찬성회원과 반대회원의 성명을 회의록에 기재하는 표결을 말하며, 국회의 경우 전자투표·기명투표·호명투표가 이에 해당한다.

비기록표결이란 회의록에 표결결과만 기록하고 찬·반회원의 성명을 기록하지 아니하는 표결을 말한다. 국회의 경우 무기명투표, 기립 또는 거수 표결, 이의유무표결이 이에 해당한다.

① 이의유무표결

의장이 의안의 중요성이 약한 일반적인 안건처리와 회의의 효율적인 운영을 위하여 이의유무표결을 사용하고 있다. 이의유무표결은 만장일치법이라고 하여 출석회원 전원이 찬성할 때에 사용하는 약식의 표결방법이다.

② 기립 또는 거수표결

기립 또는 거수는 찬성 또는 반대의 의사를 분명히 하기 위한 표결 방법이다. 지방문화원 회의는 계표의 정확성을 기할 수 있도록 하기 위하여 기립표결 방법을 원칙으로 하고 예외적으로 거수표결방법을 사용할 수 있다.

기립표결 할 때 의결정족수는 회의장 안에 있는 회원 수를 기준으로 하고, 의장은 먼저 찬성하는 회원을 기립하게 한 다음 반대하는 회원을 기립하게 하여 그 수를 집계한다.

기립표결 할 때 반대자를 먼저 기립하게 할 경우 진정한 반대자뿐만 아니라 찬반이 불명확한 자까지 기립할 염려가 있고 문제에 찬성하는 쪽의 기립을 먼저 시키는 것이 반대자의 기립을 구하는 것보다 표결의 결과를 명확하게 하는 장점이 있기 때문이다.

③ 무기명투표

무기명투표에 의한 표결방법은 투표용지에 가·부만 기입하고 투표자의 성명은 기입하지 아니하는 표결방법이다. 무기명투표는 비밀투표라 하여 누가 가 또는 부를 표시하였는지 알 수 없기 때문에 외부의 압력에 구애되지 아니하고 자신의 진의를 표시할 수 있는 장점이 있다. 투표표결에 있어서 의결정족수는 투표한 회원 수에 기준을 둔다.

라) 표결절차

의안의 표결이나 선거에서 투표를 할 경우에 공통된 절차는 다음과 같다.

￭ 정족수 확인 → 감표위원의 지명 → 투표함의 검사→ 투표 → 투표종료의 선포 → 개표의 선포(개표방법) → 투표자 수와 투표용지 수의 점검 →표결결과의 선포

￭ 개표의 방법 : 의안의 표결에 있어서는 가․부․기권별로 투표용지를 분류 계산하며, 선거에 있어서는 후보자 별로 분류 집계한다.

마) 표결결과의 선포

사무국장 또는 서기는 가․부의 수를 집계하여 그 결과를 의장에게 보고한다. 의장은 의안이 가결 또는 부결된 것을 선포하고 선포할 경우 가결, 부결, 기권 표수를 정확하게 선포하여야 한다.

임원선출에 있어서는 의장은 선거관리위원회 위원장으로부터 후보자별 집계수를 보고받아 당선자 선임을 선포한다.

바. 산회

산회란 그 날의 회의를 마치는 것을 말한다. 산회의 선포는 의장의 권한으로서 의사일정에 올린 안건의 심사가 끝났을 때 의장은 산회를 선포한다.

의사가 끝나지 아니한 경우에도 회의장이 소란하여 질서를 유지하기 곤란한 경우 의장은 산회를 선포할 수 있다.

사. 선거

허규,『회의진행교본Ⅲ(이론과 실습)』, 한국회의법연구소, 1997, pp.152-153

선거도 투표절차를 밟게 되나 의안표결과의 차이점을 살펴보면 다음과 같다.

1) 선거관리위원회

최근의 지방문화원은 원장의 경선과 관련 임원선거관리규정을 총회에서 제정하고 동 규정에 따라 선거관리위원회를 구성한 후 입후보자의 추천 접수와 투표, 개표 기타 선거에 관한 사무를 관장한다.

① 감표위원 : 투표와 개표는 감표위원의 참여하에 행한다.

② 투표장소와 개표장소 : 선거는 회의장에서 행하게 되므로 투표소와 개표소는 누구든지 잘 보이도록 회의장의 정면에 설치한다.

③ 무효표의 결정 : 득표수를 계산 할 때 다음의 투표는 무효로 한다.

· 정규의 투표용지를 사용하지 아니한 것

· 후보자 성명이외의 것을 기재한 것

· 피선거권이 없는 자의 성명을 기재한 것

· 2인 이상의 후보자 성명을 기재한 것(단일투표의 경우)

· 후보자중 누구를 기재하였는지 확인하기 어려운 것

· 어느 후보자의 성명도 기재하지 아니한 것

이상 여러 경우 중에서 무효가 명백한 것은 선거관리위원회가 있을 경우 선거관리위원장이 무효로 처리할 수도 있으나 의문이 있는 사항은 감표위원에게 물어서 결정한다.

아 동의(動議)

1) 동의(動議)의 의미

동의란 회원이 의안의 형식을 갖출 필요 없이 회의석상에서 발의하는 것으로서 의사일정에 상정된 심의안건의 의제와는 독립된 의제로서 의결의 대상이 되는 것이다.

동의는 회의에 있어서 회원 개인의 의견이며 동의를 다르게 표현하는 방법으로 제안이 있다. 예를 들어 회원이 의장으로부터 발언권을 얻은 후 의장에게「제안합니다.」또는「의견이 있습니다.」라고 말해도 동의와 같은 뜻으로 볼 수 있다.

본래 동의는 회의체에서 의사결정을 위한 제안방법으로서 사용되었으나 사회현상이 전문화되고 복잡다기하게 변함에 따라 회의체의 의사결정을 필요로 하는 내용도 전문화되어서 의사일정에 올리지 아니하고 회의석상에서 제안하는 의사표시인 동의는 회의체의 의사결정을 위한 제안방법으로 부적당하게 되었다.

동의는 회의체의 의사를 결정하기 위한 독립된 제의로서 독립된 동의와 의제가 된 안건에 종속된 부수적 동의로 구분되는데 현재 회의에서 사용하는 동의는 회의진행 절차에 관한 부수적 동의가 대부분을 차지하고 있다.

동의는 동의자 외 1인 이상의 찬성을 얻어 회의 중 언제든지 발의할 수 있으나 일정 수 이상의 찬성을 요하는 것이 있다.

※ 국회 본회의 일정수 이상의 찬성을 요하는 동의

① 비공개회의의 동의는 10인 이상의 찬성(국회법 제75조제1항)

② 의사일정변경의 동의는 20인 이상의 찬성(국회법 제77조)

③ 수정동의는 30인 이상의 찬성(국회법 제95조제1항)

④ 예산안에 대한 수정동의는 50인 이상의 찬성(국회법 제95조제1항)

⑤ 번안동의는 번안하려는 의안을 발의한 의원이 그 의안을 발의할 때의 발의의원 및 찬성의원 3분의 2이상의 동의(同意)(국회법 제91조)

구두로 동의를 발의할 때 발의자는 동의하려는 취지를 간명하게 설명하고 “ ·····할 것을 동의(또는 제안)합니다.”라고 발의한다는 뜻을 표명하여야 한다. 동의가 발의되면 의장은 찬성자가 있는 지를 확인하여 1인 이상의 찬성자가 있으면 동의 성립을 선포한다.

국회법이 규정하는 동의(動議)는 일반 회의에서 의안에 대하여 찬성하는 경우에 사용하는 동의(同意)와 구별되는 개념이나 발음이 동일하여 구별하기 힘든 측면이 있으므로 동의(同意)는 찬성으로 표현함으로써 동의(動議)와 확실하게 구별시킬 필요가 있다.

회의석상에서 의장은 “동의(同意)하십니까?”라는 표현은 가급적 사용하지 말고 “찬성하십니까?”로 바꾸어서 사용하여야 한다.

2) 동의의 진행방법

① 동의의 제안

회의에 있어서 회원이 동의를 제안하고자 할 때는 의장으로부터 발언권을 얻어 발언하여야 한다.

② 동의의 성립

동의가 의안으로 성립되기 위하여 재청을 받아야 하는 이유는 동의(의안)의 난립을 방지하기 위해서다. 회원 한 사람만이 찬성하는 문제를 심의하기 위하여 전체회의에 상정하는 것은 회의시간을 낭비하는 것이 될 수 있기 때문이다.

의장은 회원들에게「○○○회원의 △△△동의에 재청이 있습니까?」라고 묻거나 회원이 의장으로부터 발언권을 얻지 아니하고도 「동의에 재청합니다(지지합니다). 」 또는 「재청이요.」라고 말하면 동의가 성립하게 된다.

회원 수 100여명 이상이 참석하는 문화원 총회에서는 재정하는 회원은 기립하여 「의장님! ○○○회원의 △△△동의에 재청합니다.」라고 분명하게 의사를 표현하여야 한다.

③ 동의의 상정

동의가 재청을 받아서 성립하게 되면 의장은 「○○○회원의 △△△동의는 ㅇㅇㅇ회원의 재청으로 성립되었습니다.」라고 동의 성립을 선포하고 동의를 의안으로 상정한다.

3. 회의의 종류

가. 총회

1) 총회의 의의

총회는 최고의 의결기관으로서 임원과 회원들로 구성한다. 총회는 전년도 회무와 결산의 승인, 정관개정, 임원선출 등 총회의 권한에 속하는 사항을 처리한다.

사단법인의 사무는 정관으로 이사 또는 기타 임원에게 위임한 사항을 제외하고는 총회의 결의에 의하는 것이 원칙이다. 문화원의 경우 총회의 효율적 운영을 위하여 총회결의로 대의원회를 두도록 하고 있으며, 대의원회의 의결은 총회 의결로 간주하도록 규정하고 있다. 그러나 대의원으로 구성된 총회에서는 임원선출과 정관개정 등은 의결할 수 없다.

※ 지방문화원정관(표준)

제20조(구성) ① 총회는 회원으로 구성한다.

② 총회의 효율적 운영을 위하여 총회결의로 대의원회를 둘 수 있으며, 대의원회는 회원을 대표하는 대의원으로 구성한다. 대의원회를 구성하는 대의원은 회원 자격을 가진 자 중에서 총회에서 선출하되, 본원 사정을 고려하여 회원의 30% 이내로 하며, 임기는 임원의 임기를 준용하되 총회결의에 의하여 별도로 정할 수 있다. 대의원회는 총회에서 위임한 사항을 의결하며, 대의원회의 의결은 총회 의결로 간주한다.

③ 대의원회의 구성 및 대의원 선임을 결의한 총회의 결과는 회원에게 서면으로 통보한다.

제24조(총회의 기능) 총회는 다음 각 호와 관련된 사항을 의결한다.

1. 임원선출에 관한 사항

2. 본원의 해산 및 정관의 변경에 관한 사항

3. 재산의 처분·매도·증여·담보·대여·취득·기채에 관한 사항

4. 예산 및 결산의 승인

5. 사업계획의 승인

6. 기타 중요한 사항

2) 총회의 구성요건

① 의사정족수

회의에서 의안을 의결하려면 일정한 회원의 참석을 요구하게 된다. 이때 필요로 하는 회원수를 의사정족수라고 한다. 의사정족수에 도달하지 못하면 의장은 회의의 중지 또는 산회를 선포한다.

② 의결정족수

의결정족수란 회의체에서 안건을 의결하는데 있어서 필요한 최소한의 출석인원수를 말한다. 의결을 하려고 할 때 의결정족수가 미달인 경우는 의결에 들어갈 수 없다.

3) 총회의 종류

① 정기총회

정기총회는 문화원 정관에 미리 정하여 둔 일시에 소집하는 회의이다.

② 임시총회

정기총회와 정기총회 사이에 발생하는 긴급한 문제를 처리하기 위하여 임시로 소집하는 회의를 말한다. 임시총회를 소집하려면 정관에 정하여 둔 규정에 준하여 소정의 절차를 밟아야 한다.

나. 이사회

허규,『회의진행교본Ⅲ(이론과 실습)』, 한국회의법연구소, 1997, p.357

이사회는 총회와 총회 사이의 중간기간에 발생하는 회무를 처리하기 위한 기관이다. 이사회는 총회에 종속하는 소규모의 심의기관이며 임무, 권한, 회의 횟수, 정족수 등이 정관과 총회에 의하여 결정된다. 이사회는 총회로부터 위임된 권한이상을 행사할 수 없고 상급기관인 총회의 결정을 수정할 수 없다.

이사회는 위임된 회무의 처리 이외에도 총회에 제안할 의안을 검토하여 작성하기도 한다. 이사회를 가지고 있는 단체에서는 각종 위원회의 의안을 이사회에서 심의한 후 총회에 대한 최종적인 제안여부가 결정된다. 이사회를 거쳐서 총회에 제안되는 의안은 특별한 자격이 부여되는 것은 아니고 일반회원이 총회에 제안하는 의안과 동등한 자격을 가진다. 이사회의 결의를 받아 총회에 제안되는 의안은 총회의 의안으로 자동적으로 성립되기에 재청을 받을 필요가 없다. 이사회의 임기가 끝나고 새로운 이사회가 구성되면 전기 이사회에서 미결된 의안들은 자동 폐기된다.

※ 이사회에서 총회에 제안할 의안을 심의하는 이유는 의안에 대한 찬성 측의 장·단점과 반대 측의 장·단점을 미리 검토함으로써 총회에서 전체회원들이 이사회 제안 설명을 통하여 의안에 대한 장단점을 단시간 내에 정확히 파악하는데 도움을 주는데 있다.

(참고) 회의진행 실습

1. 제안설명(提案說明)

2. 질    의(質    疑)

3. 토    론(討    論)

4. 표    결(表    決)

※ 국회법

제93조(안건 심의) 본회의는 안건을 심의함에 있어서 그 안건을 심사한 위원장의 심사 보고를 듣고 질의․토론을 거쳐 표결한다. 다만, 위원회의 심사를 거치지 아니한 안건에 대하여는 제안자가 그 취지를 설명하여야 하고, 위원회의 심사를 거친 안건에 대하여는 의결로 질의와 토론 또는 그 중 하나를 생략할 수 있다.

● 의안을 가결시키는 방법 연출

의장 : 의사일정 제○항, 『일본 오사카시 문화원과 자매결연에 관한 건』을 상정합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

본 의안은 이사회에서 제안한 안건이므로 사무국장은 나오셔서 안건에 대한 제안 설명하여 주시기 바랍니다.

(사무국장은 발언대로 걸어 나간다.)

사무국장 : 일본 오사카시 문화원은 한·일 관계의 개선을 도모하고 문화적인 교류를 도모하기 위하여 우리 문화원과 자매결연을 원하고 있습니다. 동 문화원은 19○○년에 설립된 것으로서 ········· 보다 자세한 설명은 회원님들에게 미리 배부하여 드린 심사보고서로 대신하겠습니다.

의장 : 다음은 안건에 대하여 질의하는 순서입니다.

질의와 답변은 일문일답의 방식으로 하겠습니다.

질의하실 회원은 말씀하여 주시기를 바랍니다.

(사무국장은 질의가 끝날 때까지 계속해서 발언대에 서 있는다.)

(C회원이 “의장님”하면서 기립한다.)

의장 : C회원은 말씀하시기 바랍니다.

C회원(질의는 사무국장에게): 이 안건은 오사카시 문화원 책임자와 사전에 의논한 바 있습니까?

사무국장 : 원장님이 지난달에 오사카시 문화원을 직접 방문하여 해당 문화원장으로부터 자매결연이 성공될 수 있도록 상호 간에 노력하기로 합의한 바 있습니다.

의장 : 다른 질의를 받겠습니다. 말씀하실 회원님은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(잠시 침묵이 계속된다.)

의장 : 더 이상 질의를 할 회원이 계시지 아니하면 질의를 종결하고 안건에 대한 토론순서에 들어가겠습니다. 이의 없으십니까?

회원 일동 : 없습니다.

의장 : 안건에 대하여 토론할 순서입니다. 원활한 회의 진행을 위하여 발언시간은 5분으로 하겠습니다. 본 안건에 대하여 반대 토론할 의원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(D회원이 기립한다.)

의장 : D회원에게 반대 토론할 수 있는 발언권을 드리겠습니다.

D의원 : 한․일간 독도분쟁 등으로 국민여론이 좋지 아니한 상태에서 일본 오사카시 문화원과 자매결연은 시기상조라고 생각되어 본 안건을 반대합니다.

의장 : 다음, 본 안건에 대하여 찬성 토론할 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(E회원이 기립한다.)

의장 : E회원에게 찬성 토론할 수 있는 발언권을 드리겠습니다.

E회원 : 한·일의 문화적인 자매결연은 독도문제와는 무관한 사항이고 민간차원의 교류는 한·일 관계에 도움이 될 수 있으므로 이 안건에 찬성합니다.

의장 : 다음, 이 안건에 대하여 반대하는 회원에게 발언권을 드리겠습니다.

(침묵이 계속된다.)

의장 : 더 이상 말씀하실 회원이 계시지 아니하면 토론을 종결하고 표결에 들어가도록 하겠습니다. 이의 없습니까?

회원 일동: 없습니다.

의장: 본 안건을 찬성하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(서기가 찬성표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장에게 제출한다.)

의장 : 다음으로 본 안건에 대하여 반대하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(서기가 반대표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장에게 제출한다.)

의장 : 의사일정 제○항, 『일본 오사카시 문화원과의 자매결연에 관한 건』은 찬성 52표, 반대 44표, 기권 4표로 가결되었음을 선포합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

● 의안을 부결시키는 방법 연출

의장 : 의사일정 제○항, 『일본 오사카시 문화원과의 자매결연에 관한 건』을 상정합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

본 의안은 A회원이 제안한 안건이므로 A회원은 나오셔서 제안 설명하여 주시기 바랍니다.

(A회원은 발언대로 걸어 나간다.)

A회원 : 민간 차원에서의 오사카시와의 자매결연은 국가의 문화교류정책에 도움이 된다고 생각하여 본 의안을 제안하게 되었습니다. 보다 자세한 설명은 회원님들에게 미리 배부하여 드린 유인물로 대신하겠습니다.

의장 : 다음은 안건에 대하여 질의하는 순서입니다.

질의와 답변은 일문일답의 방식으로 하겠습니다.

질의하실 회원은 말씀하여 주시기를 바랍니다.

(A회원은 질의가 끝날 때까지 계속해서 발언대에 서있다.)

(C회원이 “의장님”하면서 기립한다.)

의장 : C회원은 말씀하시기 바랍니다.

C회원(질의는 A회원에게): 오사카시 문화원 책임자와 사전에 의논한 바 있습니까?

A회원 : 오사카시 문화원을 직접 방문하여 문화원장의 의사를 타진한 바는 없으나 사무국장과 편지를 통하여 상호간에 자매결연을 추진하자는 의견을 교환한 바 있습니다.

의장 : 다른 질의를 받겠습니다. 말씀하실 회원님은 거수하여 주시기를 바랍니다.

(침묵이 계속된다.)

(H회원이 “의장님”하면서 기립한다.)

의장 : H회원은 말씀하시기 바랍니다.

H회원 : 본 안건에 대하여 질의를 종결할 것을 제안합니다.

의장 : H회원의 질의종결동의에 재청 있습니까?

M회원 : 재청합니다.

의장 : H회원의 질의종결 동의는 M회원의 재청으로 성립되었습니다. 본 동의는 토론도 수정도 할 수 없으므로 바로 표결에 들어가도록 하겠습니다. 질의를 종결하는 데 찬성하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(서기가 찬성표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장에게 제출한다.)

의장 : 질의종결 동의는 찬성 60표로 가결되었음을 선포합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

의장 : 다음은 본 안건에 대하여 토론할 순서입니다. 원활한 회의 진행을 위하여 발언시간은 5분으로 하겠습니다. 본 안건에 대하여 반대 토론할 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(J회원이 기립한다.)

의장 : J회원에게 반대 토론할 수 있는 발언권을 드리겠습니다.

J회원 : 한․일간 독도분쟁 등으로 국민여론이 좋지 아니한 상태에서 일본 문화원과의 자매결연은 시기상조라고 생각되어 본 안건을 반대합니다.

(J회원이 발언하고 있는 도중에 의장이 부의장에게 의사봉을 넘기고 일반 회원석으로 내려와서 J회원의 발언이 끝나고 나면 기립하면서)

K회원(의장) : 의장님! 찬성 토론입니다.

의장(부의장) : K회원은 말씀하시기 바랍니다.

K회원: 한·일의 문화적인 자매결연은 독도문제와는 무관한 사항이고 민간차원의 교류는 한·일 관계에 도움이 될 수 있으므로 이 안건을 찬성합니다.

의장(부의장) : 다음, 이 안건에 대하여 반대하는 회원에게 발언권을 드리겠습니다.

(잠시 침묵이 계속된다.)

의장(부의장) : 더 이상 말씀하실 회원이 계시지 아니하면 토론을 종결하고 표결에 들어가도록 하겠습니다. 이의 없습니까?

회원 일동 : 없습니다.

의장(부의장) : 본 의안을 찬성하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(서기가 찬성표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장에게 제출한다.)

의장(부의장) : 다음, 본 안건에 대하여 반대하는 회원은 기립하여 주시기를 바랍니다.

(서기가 반대표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장에게 제출한다.)

의장(부의장) : 의사일정 제○항, 『일본 오사카시 문화원과의 자매결연에 관한 건』은 찬성 50표, 반대 50표로 부결되었음을 선포합니다.(의장이 의사봉을 두드리려는 순간)

L회원(기립하면서): 의장님! 의사진행발언 있습니다.

의장(부의장) : L회원에게 발언권을 드리겠습니다.

L의원 : 찬성이 50표이고 반대도 50표이므로 표결이 가부 동수일 경우 의장의 결정권을 행사하지 아니한 이유를 말씀하여 주시기를 바랍니다.

의장(부의장) : 헌법 49조 및 지방문화원정관 제23조에 근거하여 가부동수일 때에는 부결된 것으로 처리하고 있습니다.

L의원 : 알겠습니다.

의장(부의장) : 의사일정 제○항, 『일본 오사카시 문화원과의 자매결연에 관한 건』은 찬성 50표, 반대 50표로 가부동수이므로 부결되었음을 선포합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

(의안에 대한 심의가 끝났으므로 부의장은 의장석에서 내려오고 K회원이 의장석에 가서 앉는다.)

의장 : 의사일정 제○항, 『△△사업계획 승인에 관한 건』을 상정합니다.(의장은 의사봉을 세 번 두드린다.)

(계속하여 안건을 심사한다.).

Ⅳ. 지방문화원 제 규정(안)

1. 직제규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라한다)의 정관 제42조에 따라 문화원 사무의 조직과 운영 및 정원에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2장 조직 및 정원

제2조(조직) ① 사무국에는 사무국장을 두고 그 아래 총무과, 문화사업과를 둔다.

② 사무국장은 원장의 명을 받아 사무처의 소관사무를 처리하며 소속직원을 지휘감독한다.

③ 각 과에는 과장을 두고 소관업무를 담당할 직원을 둔다.

제3조(기구) 문화원의 기구는 별표와 같다.

제4조(정원) ① 문화원의 정원은 별표와 같다.

② 문화원장은 정원을 초과하여 운영할 수 없으며 문화원의 실정을 감안하여 정원을 축소 운영할 수 있다.

③ 정원 및 현원을 증원하여 운영할 경우 이사회의 승인을 받아야 한다.

④ 신규사업의 효율적 업무수행을 위해 업무팀을 새로 구성 운영할 수 있다. 다만, 사업이 종료된 경우에는 업무팀을 해체하여야 한다.

제5조(직원의 구분) 직원은 별정직 일반직과 전문직 및 기능직으로 구분한다.

제6조(직무대리 및 겸직) 원장은 과장 이상 직위자의 공석 또는 유고기간이 1개월 이상 계속될 때는 차하위의 직원으로 직무대리를 명할 수 있으며 또한 필요에 따라 겸직을 명할 수 있다.

제3장 업무분장

제7조(총무과) 총무과는 다음 사항을 관장한다.

1. 직인관수

2. 서무, 문서관리, 보안

3. 인사, 복무, 교육 및 후생복지관리

4. 예산의 편성, 집행, 결산

5. 회계에 관한 업무

6. 재산 및 물품관리

7. 각종 법규, 정관, 규정, 내규 등의 제ㆍ개정사항

8. 총회, 이사회 등 각종 회의사항

제8조(문화사업과) 문화사업과는 다음사항을 관장한다.

1. 국․내외 문화교류사업

2. 각종 간행물 편집, 주간 발행

3. 각종 행사에 관한 사항

4. 문화원 홍보에 관한 사항

5. 문화정보자료 수집 및 관리

6. 전산업무에 관한 사항

7. 정부 위탁사업

8. 기타 기관 등의 공모사업 등

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

(별표 1)

기  구  표

				원 장
				사무국장
	총무과								문화사업과

(별표 2)

‘

정  원  표

(단위 : 명)

년도	원장	국장	과장	팀장	직원	계
2009	1	1	1	1	1	5

※ 원장 : 명예직

2. 표준인사규정(안)

제1조(목적) 이 규정은 ○○문화원(이하 ‘본원’이라 한다)이 채용하는 본원 사무국(이하 ‘사무국’이라 한다) 직원의 인사관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “직원”이라 함은 문화원에 채용되어 문화원장의 지휘감독에 따라 근로를 제공하는 사무직․기능직 근로자를 말한다.

2. “인사명령”이라 함은 신규채용, 승진, 승급, 전보, 휴직, 복직, 대기발령, 감봉, 정직, 해고를 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 문화원에 채용된 사무국 직원에 대해 적용하되, 사무국 직원의 인사관리에 관하여는 근로기준법 및 기타 관련법령, 정관, 기타 특별한 규정에 의해 우선적용 되는 경우를 제외하고는 이 규정의 정하는 바에 따른다.

제4조(직종 및 직급) ① 직원의 직종은 사무직․기능직으로 구분한다.

② 사무직의 직급은 직위별로 구분하며, 기능직은 1종 내외 3종으로 구분하되, 직급의 결정은 직원의 경력, 능력, 기타 제반 사정을 고려하여 원장이 정한다.

제5조(인사명령) 원장은 이 규정에서 정한 바에 따라 직원에 대한 인사명령권을 행사 한다.

제6조(인사기록) 사무국장은 직원의 인사기록카드를 비치하여야 하며 직원이 퇴직한 날로부터 3년간 보관하여야 한다.

제7조(채용의 원칙) ① 직원의 채용은 시험성적, 서류전형, 면접, 근무성적, 기타 능력의 평가로 행함을 원칙으로 하되, 필요한 경우 일부 절차를 생략할 수 있다.

② 직원의 결원보충은 신규채용, 승진 등의 방법에 의한다.

제8조(채용권자) 직원의 채용여부는 원장이 결정한다. 단, 사무국장 임명은 이사회 동의를 받아야 한다.

제9조(채용자격의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 자는 직원으로 채용할  수 없다.

1. 금치산자 및 한정치산 자

2. 파산선고를 받은 자

3. 금고이상의 형을 선고받고 그 집행이 종료되거나 집행이 면제된 날부터 2년이 경과되지 아니한 자

4. 금고이상의 형의 집행유예를 받고 그 유예기간 중에 있는 자

5. 법원의 판결 또는 다른 법률에 의하여 자격이 상실 또는 정지된 자

제10조(신규채용 방법) 삭제

제11조 (신규채용방법) 삭제

제12조(채용구비서류) ① 신규채용 된 직원은 다음 각 호의 서류를 본원에 제출하여야 한다.

1. 이력서(사진포함)

2. 주민등록등본

3. 최종학교 졸업증명서 및 경력증명서

4. 신원 및 재정 보증서(보증보험 보증서 포함)

5. 건강진단서

6. 자격증명서 및 면허증사본 1통

7. 기타 인사관리 상 문화원이 요구하는 서류

제13조(정년) ① 직원의 직종별 정년은 다음 각 호에서 정한 바와 같다.

1. 사무직 : 60세

2. 기능직 : 57세

※사무직 정년은 지방문화원 자율로 정함

② 사무국장 및 직원은 그 정년에 달한 날이 1월에서 6월 사이에 있는 경우에는 6월 30일, 7월에서 12월 사이에 있는 경우에는 12월 31일에 각각 퇴직한다.

제14조(근로관계의 종료) 본원과 직원의 근로관계는 당연종료, 자진사직, 해고로 종료한다.

제15조(당연종료) 다음 각 호에 해당할 때에는 근로관계가 당연 종료한다.

1. 직원이 사망하였을 경우

2. 휴직기간이 만료되었음에도 복직신청을 하지 않은 경우

3. 정년에 도달 하였을 경우

제16조(자진사직) 직원이 본인의 형편에 의하여 사직원을 제출하였을 때에는 자진사직으로 근로관계가 종료한다.

제17조(해고 또는 고용계약의 해지) 다음 각 호에 해당할 때에는 해고(또는 고용계약을 해지)한다.

1. 제9조 각 호의 사유가 발생하였을 경우

2. 징계위원회에서 징계해고를 의결하였을 경우

3. 문화원의 경영사정 상 필요로 인원 감축이 필요한 경우. 단, 이 경우는 근로기준법 제26조에 따른다.

제18조(표창) 본원은 다음 각 호에 해당 할 경우 직원을 표창할 수 있다.

1. 다년간 본원 발전에 현저하게 기여하였을 경우

2. 근무성적이 우수하고 다년간 성실히 근속하여 타의 모범이 된 때

3. 업무능력 증진과 개선 발전을 위한 제도를 창의 제안하여 그 제안이 채택되었을 때

제19조(표창의 시기와 방법) 표창은 필요한 때에 실시하며, 이사회의결을 거쳐 원장이 행하되, 동일 사유로 동일인에게 2중으로 표창할 수 없다.

제20조(징계의 종류) ① 징계의 종류는 다음과 같다.

1. 해고 또는 고용계약의 해지 : 근로관계를 종료시켜 직원 신분을 소멸시킨다.

2. 정직 : 직원으로서의 신분은 유지하나, 1월 이상 6월 이하의 기간에 직무에 종사할  없고, 같은 기간 급여를 지급하지 아니한다.

3. 감봉 : 1회 감봉으로 평균임금 1일분의 1/2을 감급하며, 1임금 지급기 내에 수회의 비행사실로 인하여 수회의 감급 제재를 하는 경우에는 1임금지급기에 있어서의 임금총액의 1/10까지 감급할 수 있다.

4. 견책 : 직원 인사고과에 반영하며, 재발방지를 약속하는 서약서 제출을 명한다.

5. 경고 : 직원 인사고과에 반영하며, 경고장을 발송한다.

② 징계사유가 경미하여 전항에 의한 징계 대상이 되지 않는 경우에는 엄히 훈계한다.

제21조(징계사유) 직원이 다음 각 호의 1에 해당할 경우에는 징계한다.

1. 법령, 정관, 기타 제 규정을 위반하였을 경우

2. 고의 또는 과실로 문화원에 재산상 손해를 끼쳤을 경우

3. 업무상 취득한 비밀을 외부로 유출하거나 이에 동조하는 행위를 하였을 경우

4. 문화원의 인사명령에 불복하거나 기타 문화원의 지시에 불응한 경우

제22조(징계절차) 직원에게 징계사유가 발생하였을 경우 원장 및 원장이 지명하는 임원들로 징계위원회를 구성하며, 징계위원 과반수 찬성으로 징계를 의결하되, 필요한 경우 징계 대상 직원에게 소명의 기회를 부여한다.

제23조(근로조건의 결정) 이 규정에 명시하지 아니한 직원의 근로조건에 관한 사항은 근로기준법에서 정한 바에 따르며, 관련법령이나 근로계약에 적용규정이 없을 경우에는 본원이 정하는 바에 따른다.

부칙(2006. 1. 1)

제1조 이 규정은 ○○문화원 이사회 승인일로부터 시행한다.

제2조 종전 규정 시행 당시의 직원은 이 규정에 의하여 채용된 것으로 본다.

제3조(사무국장에 대한 경과 조치) 종전 사무국장 공채계약 (2003. 7. 1 ～ 2006. 6. 30)에 의거 채용된 사무국장의 정년은 63세로 한다.

부칙(2009. 00. 00)

제1조 이 규정은 ○○문화원 이사회 승인일로부터 시행한다.

제2조 종전 규정 시행 당시의 직원은 이 규정에 의하여 채용된 것으로 본다.

3. 보수규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다) 사무국장 및 직원의 보수에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정리) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “보수”라 함은 본봉, 상여금, 기타 제수당을 합산액 금액을 말한다.

2. “본봉”이라 함은 직무의 곤란성 및 책임의 정도에 따라 직책(직급)별로 지급되는 급여를 말한다.

3. “기본급”이라 함은 본봉에 근속수당을 합산한 것을 말한다.

4. “제수당”이라 함은 봉급의 당해 연도 예산 승인 시 확정된 각종 항목의 제수당을 말한다.

5. “초임금”이라 함은 임용될 때 최초로 확정된 호봉의 봉급액을 말한다.

6. “평균임금”이라 함은 "연보수“를 12로 나눈 금액을 말한다.

제3조(보수의 지급일) ① 봉급은 매월 25일에 지급한다.  다만, 그 지급이 휴일일 때에는 그 전일에 지급한다.

② 봉급지급월이 명절(설날, 추석절)일 경우, 보수의 지급일이 도래되지 않더라도 명절시기를 감안하여, 보수 외 일부 또는 전부를 지급할 수 있다.

제4조(보수계산기간) 보수계산기간은 당해 월초 일부터 말일까지로 한다.

제5조(계산방법) 보수액에 변동이 발생하였을 때에는 다음 기준에 의한다.

1. 보수는 임용일자를 기준으로 하여 계산한다.

2. 보수규정의 개정이 있을 때에는 그 시행일로 계산한다.

3. 6개월 이상 근속한 자가 퇴직, 사망한 때에는 당해 월부 보수 전액을 지급한다.

4. 휴가자에게는 그 기간 중의 보수전액을 지급한다. 다만, 개인에게 부여된 휴가일수를 초과할 수 없다.

5. 보수의 일할 계산은 월보수액의 30분지 1로 한다.

제6조(휴직기간의 보수) 휴직자는 다음에 따라 지급한다.

1. 업무로 인한 질병 또는 문화원의 귀책사유로 인한 휴직자에게는 휴직 당시 본봉 전액을 지급한다.

2. 본인의 귀책사유에 의하지 아니한 법률상의 업무이행으로 인한 휴직자에 대하여는 그 기간 중 본봉전액을 지급한다. 다만 병역법에 의하여 현역으로 입영한 자는 보수를 지급하지 아니한다.

3. 업무이외의 질병 또는 본인의 귀책사유에 의하지 아니한 기타 사유로 휴직한 자에 대하여는 그 기간 중 3월간은 본봉을, 3월을 초과한 3월간은 본봉의 6할을 지급하고 6월을 초과한 때에는 본봉의 5할을 지급하되 1년을 초과할 수 없다.

4. 형사사건으로 기소되어 휴직된 자 또는 본인이 원한 휴직자에게는 보수를 지급하지 아니한다.

5. 기타 본인의 귀책사유로 인한 휴직자에게는 그 기간 중 보수를 지급하지 아니한다.

제7조(결근시의 보수) ① 결근일수가 휴가일수보다 적은 경우에는 보수전액을 지급하고, 초과하는 경우에는 일수에 대하여 일액의 3분지 2를 감하여 지급한다.

② 무단 결근자에 대하여는 결근일수에 상당하는 보수를 지급하지 아니한다.

제8조(임시직의 보수) 임시 채용한 직원의 보수는 일당으로 한다.

제2장 제수당

제9조(시간외 휴일근무수당) ① 정상근무시간을 초과한 시간외 근무 및 휴일근무를 한 직원에 대하여는 예산범위 안에서 다음과 같은 지급기준에 의한 시간외 근무 수당 및 휴일근무수당을 지급한다.

1. 시간외 근무 수당 = 봉급 × 1.5/192 × 시간외 근무시간

2. 휴일근무수당 = 봉급 × 1.5/24 × 휴일 근무일수

제10조(특근매식비) 업무수행을 위해 특별히 근무한 경우에는 실비의 특근매식비를 지급한다.

제11조(연, 월차수당) 연, 월차 휴가를 실시하지 아니한 직원에 대하여는 예산의 범위 안에서 다음 기준에 의한 연, 월차 수당을 지급할 수 있다.

◦ 미사용일수 × 월평균임금/30

제12조(특수직수당) 금전 및 유가증권을 취급하는 출납책임자와 출납담당자에게는 예산의 범위 내에서 매월 “별표2”의 수당을 지급할 수 있다.

제13조(복리후생비) 직원에 대하여는 예산의 범위 안에서 복리후생비를 지급할 수 있다.

제14조(정근수당) 직원에 대하여 책정예산 범위내에서 매년 1월과 7월에 정근수당을 지급한다.

제15조(장기근속수당) ① 직원에게 예산의 범위 내에서 장기근속수당을 지급할 수 있다.

② 장기근속수당 지급은 직책, 직급 및 근속 년수에 따라 차등 지급한다.

제16조(자녀학비보조수당) ① 자녀가 고등학교에 취학하고 있는 직원에 대하여는 예산의 범위 내에서 학비납기일에 속한 달의 보수 지급일에 자녀 학비 보조수당을 지급할 수 있다.

② 제1항의 학비보조금은 1인당 취학자녀 3명 이내로 한다.

③ 제1항의 자녀라 함은 동일 호적 내에 있는 자녀를, 고등학교라 함은 교육법 제181조에 의한 학교를 말한다.

④ 자녀 학비 보조수당을 지급 받고자 하는 자는 취학자녀의 재학 증명서와 호적등본 또는 사본을 제출하여 신고하여야 한다.

제17조(가족수당)① 직원 중 부양가족이 있는 자에게는 예산의 범위 내에서 매월 가족수당을 지급하되 부양가족의 수는 1인당 4인 이내로 한다.

② 제1항의 부양가족이라 함은 직원과 주민등록표상 세대를 같이 하는 다음 각 호에 해당하는 자를 말한다. 다만, 취학, 요양 또는 거주의 불편상 별거의 경우에도 부양가족에 포함한다.

1. 배우자

2. 본인 및 배우자의 60세 이상의 직계존속(단 여자는 55세 이상)

3. 18세 미만의 직계 비속

4. 부모가 사망한 경우 18세 미만의 형제, 자매

③ 가족수당을 지급받고자 하는 자는 부양가족신고서를 제출하여야 한다.

제3장 상여금

제18조(직책수당) ① 직원에게 예산의 범위 내에서 직책수당을 지급할 수 있다.

② 직책수당은 직책. 직급에 따라 차등 지급한다.

제19조(가계보조수당) ① 직원에게 예산의 범위 내에서 가계보조수당을 지급할 수 있다.

② 가계보조수당은 연 지급 총액을 월별로 균등지급 할 수 있다.

제20조(효도휴가비) ① 직원에게 예산의 범위 내에서 효도휴가비를 지급할 수 있다.

② 효도휴가비는 명절(추석, 설날)에 지급한다.

제21조(상여금) ① 직원에 대하여는 년 400%의 상여금을 지급한다.

② 상여금 지급 시기는 년 4회~6회 분할하여 지급한다.

제22조(상여금 지급기간) ① 상여금 지급기간을 매분기 1일부터 당해분기 말일까지로 한다.

◦ 본봉 × 근무기간(일)/정기상여금 지급 대상기간(일)

② 출장, 연월차 휴가, 공가, 병가, 교육 및 특수휴가 등은 상여금 지급기간에 포함한다.

③ 결근, 휴직기간은 근무기간에 산입하지 아니한다.

제4장 퇴직금

제23조(퇴직금)  ① 1년 이상 근속한 직원이 퇴직할 때에는 평균임금을 기준급여로 하여 근속연수 1년당 1월분의 퇴직금을 지급한다.

② 근속연수는 임명된 날로부터 퇴직한 날까지로 하여 근무기간에 연 미만의 달수가 있으면 월할 계산한 퇴직금을 지급하되 15일 미만은 버리고 15일 이상은 1월로 지급한다.

③ 업무상 질병 또는 문화원의 귀책사유로 인한 휴직이나 기타 다른 특별한 규정에 의한 휴직의 경우를 제외하고 휴직 또는 정직 중에 퇴직한 자는 휴직 또는 정직 발령 당시를 기준으로 한다.

제24조(감액지급) ① 파면되거나 금고이상의 형이 확정되어 직권면직 된 자에게는 퇴직금의 2분지 1을 감액 지급한다.

② 수사가 진행 중이거나 재판중인 자가 퇴직한 때에는 그 형일 확정될 때까지 퇴직금의 2분지의 1의 지급을 유보한다.

제5장 잡칙

제25조(재해보상) 문화원 직원이 업무상의 질병, 기타 재해를 당한 때에는 복무규정과 산업재해보상법 및 동법시행령에 따라 이를 보상한다.

제26조(근로기준법 적용) 이 규정에 명시되지 않은 사항은 근로기준법에 의하여 처리한다.

부칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

4. 복무규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다.) 직원의 복무에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) ① 이 규정에서 직원이라 함은 인사규정에 의하여 문화원에 임용된 자를 말한다.

② 직원의 복무에 관하여는 법령과 운영규칙 또는 다른 규정에서 특별히 정한 것을 제외하고는 이 규정에 의한다.

제2장 복무

제1절 통칙

제3조(성실의 의무) 직원은 법령과 운영규칙 및 제규정을 준수하고 상사의 직무상 명령에 복종하여 맡은바 직무를 성실히 수행하여야 한다.

제4조(보안 유지의 의무) 직원은 재직 중 직무상 지득한 비밀을 퇴직 전이나 퇴직 후에도 누설하여서는 아니 된다.

제5조(품위유지)  직원은 직무의 내․외를 불문하고 품위를 손상하는 행위를 하여서는 아니 된다.

제6조(겸직금지) ① 직원은 문화원의 직무이외에 영리를 목적으로 하는 업무에 종사하지 못하며, 원장의 허가 없이 다른 직무를 겸직할 수 없다.

② 제1항의 겸직 허가는 담당직무 수행에 지장이 없는 경우에 한한다.

제7조(정치 활동 등의 금지) ① 직원은 정치활동에 참여하거나 정치단체의 구성원이 되어서는 아니 된다.

② 직원은 직무의 내․외를 불문하고 노동운동이나 집단적 행동을 하지 못한다. 단, 허가를 받았을 때에는 예외로 한다.

제8조(청렴) 직원은 직무와 관련하여 직접 또는 간접을 불문하고 사례, 증여 또는 향응을 수수할 수 없다.

제9조(피해보상) 직원은 고의 또는 중대한 과실로 문화원에 피해를 가했을 경우에는 이를 변상하여야 한다.

제2절 근무시간과 휴게시간

제10조(근무시간) ① 주5일 근무를 실시하며 근무시간은 매일 09:00부터 18:00까지로 하며 중식시간은 12:00부터 13:00까지로 한다.

② 전항의 근무시간은 정부방침에 의거 변경시행 할 수 있다.

제11조(휴게시간) 직원의 휴게시간은 8시간에 대하여 1시간의 비율로 하고, 이를 중식시간으로 한다.

제12조(시간외 및 휴일근무) ① 원장은 업무형편상 필요할 때에는 직원에게 시간외 근무 또는 휴일 근무를 명할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의한 근무자에게는 보수규정이 정하는 바에 따라 수당을 지급한다. 다만, 휴일 근무 시 수당은 지급하지 못할 경우에는 평일근무일을 대체 휴무일로 할 수 있다.

제3절 출근 및 결근

제13조(출근) 직원은 지정된 시간까지 출근하여 근무준비를 완료하여야 한다.

제14조(결근과 지참) ① 직원이 결근 또는 지참하고자 할 경우에는 원장에게 사전 신고를 하여야 한다.  다만, 부득이한 사유로 인하여 사전신고가 불가능한 경우에는 지체 없이 가능한 방법으로 사후신고를 하여야 한다.

② 직원이 사전 연락 없이 지정된 시간까지 출근하지 아니할 때에는 지참으로 하며, 12:00이전까지 출근하지 아니할 때에는 결근으로 처리한다. 다만, 업무상의 이유로 사전에 원장의 승인을 받았거나 천재지변 등 불가항력의 사유에 의한 것으로 인정되는 경우에는 그러하지 아니한다.

제15조(조퇴와 외출) 직원이 근무시간 중 조퇴 또는 외출을 할 경우에는 근무상황부에 의하여 사전에 승인을 받아야 한다.

제16조(조퇴 및 지참의 처리) 직원이 원장의 승인 없이 월 3회 조퇴 또는 지참을 하는 경우에는 무단결근 1일로, 월 3회를 초과하는 매2회마다 무단결근 1일로 본다. 이 경우 결근일 수에 대하여는 보수규정이 정하는 바에 따라 보수를 감액 지급한다.

제4절 휴일 및 휴가

제17조(휴일) 다음 각 호에 해당하는 날을 유급 휴일로 한다.

1. 일요일

2. 국경일 및 법정 공휴일

3. 문화원 창립기념일

4. 근로자의 날

5. 기타 정부 또는 문화원에서 정한 휴일

제18조(연가) ① 2년 이상 근속한 직원에 대하여는 1년을 초과하는 근속연수 매 1년에 대하여 연차휴가일수에 1일을 가산하여 부여하되, 그 연차휴가 총일수가 15일을 초과할 수 없다.  다만 유사한 기관이나 단체에서 근무한 자는 그 근무기간을 근속연수에 포함한다.

② 제1항 규정에 의한 휴가일수는 직원의 청구가 있을 때 부여하여야 하며, 업무상 지장이 있다고 인정이 되는 경우에는 그 시기를 조정하여 부여할 수 있다.

③ 제1항 및 제2항의 규정에 의한 휴가일수 중 문화원의 형편에 의하여 휴가를 줄 수 없는 경우에는 그 해당일수에 대하여 예산의 범위 내에서 보수규정에서 정하는 바에 따라 휴가보상수당을 지급할 수 있다.

④ 결근이 있는 직원에게는 년차 휴가 일수에서 결근일수를 공제한다.

제19조(공가) 직원의 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 필요한 기간의 공가를 부여한다.

1. 병역검사, 근무소집, 연습소집 또는 검열점호 등에 응하거나 동원훈련 등에 참가할 때

2. 법률의 규정에 의하여 투표에 참가할 때

3. 공무와 관련하여 국가기관에 소환될 때

4. 천재지변, 교통차단 등 부득이한 사유로 출근이 불가능할 때

5. 국가기관, 지방자치단체 또는 공공단체의 장의 요청에 의하여 특정한 행사에 참가할 때

제20조(병가) ① 직원이 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 연 누계 60일의 범위 안에서 병가를 부여한다. 다만, 그 일수가 7일 이상일 때에는 의사진단서를 제출하여야 한다.

1. 질병 또는 부상으로 인하여 직무를 수행할 수 없을 때

2. 전염병의 이환으로 인하여 그 직원의 출근이 다른 직원의 건강에 영향을 미칠 우려가 있을 때

3. 업무가 질병 또는 부상으로 인하여 직무를 수행할 수 없을 때에는 연간 6월의 범위 안에서 병가를 부여한다.

제21조(청원휴가) ① 문화원은 다음 각호의 1에 해당하는 직원에 대하여는 그 청구에 따라 청원휴가를 준다.

1. 본인 결혼 : 7일

2. 자녀 및 본인 또는 배우자의 형제자매 결혼 : 1일

3. 본인 또는 배우자의 회갑 : 5일

4. 본인 또는 배우자의 조부모, 부모 회갑 : 1일

5. 배우자, 본인 및 배우자의 부모 사망 : 7일

6. 본인 및 배우자의 증조부모, 조부모, 외증조부모, 외조부모 사망 : 5일

7. 자녀와 그 자녀의 배우자 사망 : 3일

8. 본인 및 배우자의 형제자매와 그 형제자매의 배우자 사망 : 3일

9. 본인 및 배우자의 부모의 형제자매와 그 형제자매의 배우자 사망 : 3일

10. 배우자, 본인 및 배우자의 부모 탈상 : 2일

11. 본인 및 배우자의 증조부모, 조부모, 외증조부모, 외조부모 탈상 : 1일

12. 본인 및 배우자의 형제부모와 그 형제자매의 배우자 탈상 : 1일

13. 배우자의 출산 : 1일

14. 여직원의 보건휴가 : 월 1일

15. 여직원의 출산휴가 : 60일

② 제1항 제1호 내지 제12호의 경우는 왕복에 소용되는 최단일수를 가산할 수 있다.

③ 제1항 제14호의 경우 임신 중인 여직원에게는 정기검진휴가로 대체하도록 한다.

제22조(특별휴가) ① 직원의 화재, 수재, 기타 재난을 당하였을 때에는 그 정도에 따라 일수를 정하여 특별휴가를 줄 수 있다.

② 10년 이상 재직한 직원에 대하여는 재직기간 중에 5일간의 장기재직휴가를 줄 수 있다.

③ 반일휴가는 13:00를 기준으로 하여 오전, 오후로 구분하되 반일휴가 2회를 1일로 본다.

제23조(포상휴가) 근무성적이 우수하거나 현저한 공적을 세운 직원에 대하여는 6일 이내의 포상휴가를 줄 수 있다.

제24조(휴가기간 중의 공휴일) 휴가기간 중의 공휴일은 휴가일수에 산입하지 아니한다. 다만, 휴가일수가 1개월 이상 계속되는 경우에는 그러하지 아니한다.

제25조(휴가기간 중의 보수) 휴가기간 중의 보수는 보수규정에 의하여 지급한다.

제26조(휴가의 승인과 출근명령) ① 직원이 이 규정에 의한 휴가를 받고자 하는 경우에는 사전에 승인을 받아야 한다.  다만, 긴급한 사유로 인하여 사전 승인을 받지 못한 경우에는 당일 12:00까지 다른 직원으로 하여금 이를 대행하게 할 수 있다.

② 원장은 업무상 필요한 경우에는 휴가 중인 직원에 대하여 출근을 명할 수 있다.

제5절 출장 및 파견

제27조(출장명령) ① 직원의 업무를 수행하기 위하여 출장하고자 할 때에는 출장명령을 받아야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 출장명령을 받은 자에게는 여비규정이 정하는 바에 의하여 여비를 지급하여야 한다.

제28조(출장자의 의무) 출장 직원은 명령받은 기간 내에 그 임무를 수행하여야 하며, 부득이 그 기간을 연장하여야 할 경우에는 지체 없이 가능한 방법으로 보고하고 필요한 지시를 받아야 한다.

제29조(출장복명) 출장 직원이 그 출장용무를 마치고 귀임하였을 때에는 지체 없이 출장 명령자에게 복명서를 제출하여야 한다. 다만, 비밀에 속하는 사항 또는 출장내용이 의례적이거나 간단한 사항은 구두 또는 다른 방법으로 보고할 수 있다.

제6절 사무인계

제30조(사무인계) ① 직원이 면직, 휴직, 직위해제, 정직, 장기출장, 연수 등으로 인하여 직무를 계속할 수 없을 때에는 지체 없이 후임자 또는 소속부서의 장이 지정하는 자에게 사무를 인계하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 사무인계의 절차, 확인 등 필요한 사항에 관하여는 따로 정할 수 있다.

제3장 교육훈련 및 연수

제31조(교육훈련 및 연수) ① 직원은 일정기간 동안 국내외의 교육․연수기관에서 교육훈련 및 연수를 받을 수 있다.

② 직원의 교육훈련 및 연수에 관하여는 인사규정에 의거 처리한다.

제4장 보수 및 퇴직금

제32조(보수) 직원의 보수, 퇴직금 등의 지급에 관한 사항은 보수규정에서 정하는 바에 의한다.

제5장 상벌

제33조(포상) 문화원은 인사규정이 정하는 바에 따라 직원에게 포상할 수 있다.

제34조(징계) 직원의 징계에 관한 사항은 인사규정이 정하는 바에 의한다.

제6장 안전 및 보건

제35조(안전 및 보건) 문화원은 직원의 안전과 보건관리를 위하여 필요한 조치를 강구하여야 하며, 직원은 이를 위한 문화원의 지시에 따라야 한다.

제7장 재해보상

제36조(요양보상) 직원이 업무상 상병으로 치료하거나 요양할 때의 비용은 문화원에서 부담한다.

제37조(장해보상금) 문화원은 업무상 상병이 완치된 후 신체의 장애가 있는 직원에 대하여는 산업재해보상법이 정한 바에 따라 신체장애 보상금을 지급한다.

제38조(유족보상 및 장사비) 문화원은 업무상 상병으로 사망한 직원에 대하여는 산업재해보상법이 정하는 바에 따라 유족보상금과 장사비를 지급한다.

제39조(유족보상의 순위) 유족보상 수급권자의 순위는 근로기준법 시행령이 정한 바에 의하고, 이에 따라 순위 결정이 되지 아니할 때에는 산업재해보상법에 따른다.

제40조(다른 손해배상과의 관계) 재해보상을 받게 될 자가 동일한 사유로 민법, 기타 법령에 의하여 이 장의 재해보상에 상당한 금품을 받은 경우에는 그 가액의 한도 내에서 문화원은 보상의 책임을 면한다.

제41조(업무외의 재해) 문화원은 업무 이외의 재해에 대하여는 이 장에 규정한 보상 책임을 지지 아니한다.

부칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

5. 여비규정(안)

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다)의 임직원이 직무수행을 위하여 여행할 경우에 적용할 여비 지급기준과 그 지급방법을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 문화원 임원 및 직원이 직무수행을 위하여 여행할 경우에는 본 규정에 따라 여비를 지급한다.

제3조(여비의 종류) 여비는 철도운임, 선박운임, 항공운임, 자동차운임, 현지교통비, 숙박료, 식비로 구분한다.

제4조(여비계산방법) ① 여비는 정부에서 정한 정액표(별표)에 의거 구분 지급하여 순로에 의하여 계산함을 원칙으로 한다. 다만, 직무형편상 또는 천재지변 등 부득이한 사유로 인하여 순로에 의한 여행이 곤란한 경우에는 실지 여행한 노정에 의한다.

② 현지교통비, 식비는 여행에 따라 지급하며 수로 여행에 있어서는 부득이한 사유로 육지에서 숙박하는 경우를 제외하고는 숙박비를 지급하지 아니한다.

제5조(실비지급) 특별한 임무 또는 사유로 인하여 이 규정에 따른 정액여비로서 지불하기 불가능한 때에는 실비를 지급할 수 있다.

제6조(여비의 감액 등) ① 동일지역에 15일 이상 체류하는 경우에는 15일을 초과하는 일수에 대하여는 현지교통비 및 숙박료의 10%를 감액한다.

② 교육연수 등을 위해 1개월 이상 국외에 여행하는 경우에는 현지의 실제생활을 감안하여 일정액으로 여비를 지급할 수 있다.

제7조(수행자의 여비) 직원이 원장, 상근임원, 사무국장등을 수행하는 경우에는 피수행자와 동일한 여비를 지급할 수 있다.

제8조(운임의 구분) 철도여행에는 철도운임, 수로여행에는 선박운임, 항공여행에는 항공운임, 철도를 이용하지 않는 육로여행에는 자동차운임을 “별표1”과 같이 지급한다.

제9조(자동차운임) ① 자동차운임은 여행할 전체 노정을 정액별로 계산하여 산출한다.

② 문화원의 차량 등을 이용하여 여행할 때에는 자동차 운임 및 현지교통비는 지급하지 아니한다.

제10조(근무지내의 출장) ① 근무지내의 출장에 있어 업무수행시간이 4시간을 초과할 경우에는 1일 20,000원, 4시간 미만일 경우에는 1일 10,000원으로 한다.

② 근무지내의 출장에는 택시이용 실비를 지급할 수 있다.

제11조(임원, 이사 등의 여비) 원장 여비에 준하여 지급한다.

제12조(국외여비) 국외 여행 시의 여비는 공무원 국외여행규정을 준용한다.

제13조(기타) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 원장이 정한다.

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

(별표 1)

국내 여비 정액표

(기준년도 : 2009년)

구분	교 통 운 임				일비 (1인당)	숙박표 (1인당)	식비 (1인당)	비고
	철도 운임	선박 운임	항공 운임	자동차 운임
원장 임원	1등급	1등정액	정액	정액	20,000	실비	25,000
사무국장 직원	2등급	2등정액	정액	정액	20,000	실비 (상한가 40,000)	20,000

1. 자동차운임 및 항공운임의 정액은 건설교통부장관의 인가 요금을 기준으로 하되 할인이 가능한 경우에는 할인요금을 지급한다.

2. 철도 운임란 중 1등급은 KTX, 새마을호 특실, 2등급은 KTX, 새마을호 보통실을 말하며 당해 철도운임란의 등급을 적용할 수 없는 경우에는 그 노선의 열차 최고등급에 해당하는 철도운임을 지급한다.

3. 수로 여행 시 운임의 정액은 해양수산부장관의 인가요금을 기준으로 한다.

4. 상급자 수행 시 수행자의 여비는 상급자의 산출내역과 동일하게 적용한다.

5. 숙박비 경우 카드사용을 원칙으로 하나 산간오지, 도서벽지 등으로 신용카드 가맹점이 없는 경우 현금이나 개인카드를 사용 할 수 있다.

※ 조정내용

◦ 직원 숙박비 인상내용

구분	숙박비		비고
	변경전	변경후
직원	30,000원	실비 (상한가 40,000원)

※ 숙박비 30,000원 → 40,000원으로 인상

6. 문서처리규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다)의 문서작성, 처리와 문서통제 및 문서보존에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서라 함은 문화원이 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 시행된 문서(그림 및 도표를 포함한다) 및 문화원이 접수한 모든 문서를 말한다.

2. 보관이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

3. 보존이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

4. “이관”이라 함은 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관처에 인계하는 것을 말한다.

5. “문서주관부서”라 함은 전문연회 문서수발 사무를 주관하는 부서를 말한다.

6. “문서주무부서”라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 부서를 말한다.

제3조(적용범위) 문서의 관리는 따로 정하는 것 외에는 이 규정에 의한다.

제4조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 따로 정하는 것 외에는 당해 문서에 대한 최종 결재자와 결재가 있음으로서 성립된다.

② 문서는 따로 정하는 것 외에는 상대방에게 도달됨으로서 효력을 발생한다. 다만, 공고문서는 특별히 정하는 것 외에는 그 공고가 있은 후 3일이 경과한 날로부터 효력을 발생한다.

제2장 문서의 작성

제1절 일반사항

제5조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계표, 증명류, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm (크기 A4)의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

제6조(용지의 색깔) 문서의 용지는 원칙적으로 흰색을 사용한다.

제7조(용지의 여백) 문서는 용지의 위로부터 2,5cm, 왼쪽부터 2cm, 오른쪽 및 아래로부터 각각 1,5cm의  여백을 별지 제1호 서식과 같이 둔다.

제8조(문서의 용어) ① 문서는 다음의 요령에 의하여 작성한다.

1. 모든 문서는 한글로 띄워서 가로쓰되 표준말의 구어체로 간명하게 쓴다.

2. 뜻의 전달이 곤란한 것은 국, 한문을 혼합 사용하되 한글 옆의 괄호 속에 한자 또는 외국어를 넣어 사용할 수 있다.

3. 전보물은 가급적 간략하게 하고 약호가 있는 것은 이를 사용한다.

② 모든 문서의 용어는 원칙적으로 다음 각호의 요령에 의하여 간결 명확하게 작성한다.

1. 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다.

2. 일시는 숫자로 표시하며 년, 월, 일의 문자를 생략하고 점(.)을 찍어 년, 월, 일을 구분한다.

3. 시간은 24시간제에 의하여 시분의 문자는 생략하고 두점을 찍어 시분을 구분한다.

4. 고유명사는 명확한 공식명칭을 사용한다.

5. 외국어 사용은 고유명사에 한한다. 다만, 외국어만으로 표시될 수 있는 용어는 예외로 한다.

제9조(글의 색채) 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 청색 또는 흑색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 다른 색을 사용할 수 있다.

제10조(수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제, 수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 계약서 등 중요한 문서나 중요한 내용의 삭제 또는 수정은 그 난 밖에 가제한 숫자를 표시하고 날인하여야 한다.

제11조(문서에 대한 표시) 문서에 대한 지급성 또는 첨부물의 표시는 다음에 의한다.

1. 문서가 신속히 전달되거나 처리되어야 할 문서에는 별지 제2호 서식에 의한 ‘지급’ 표시인을 시행문 두문 분류번호 상단에 홍색으로 날인한다. 지급봉투에 넣은 경우에는 봉투표면에도 같은 표시를 한다. 이 경우에 원문에는 기안자가, 시행문 및 봉투에는 문서 통제자가 지급인을 날인한다. 다만, 인쇄 또는 등사하는 경우에는 홍색으로 찍지 아니할 수 있다.

2. 문서에 금전, 유가증권, 참고서류 기타 물품이 첨가될 때에는 본문이 끝난 다음 끝에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 기재한다.

3. 유가증권 및 문서에 금액을 표시할 때는 별지 제3호 서식의 요령에 의한다.

제12조(면표시) ① 문서가 2매 이상 이루어진 때에는 문서의 하부중앙에 전 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

② 시행문서가 2매 이상 계속될 때에는 둘째 줄부터 상부기본선 아래좌측에 분류 기호, 우측에 시행 년월일을 기재한다.

③ 첨부서류에는 면의 표시를 따로 하되 전 면수는 생략할 수 있다.

제2절 문서의 구성

제13조(문서의 구성) 일반문서 중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명, 분류기호 또는 문서번호, 시행 년월일, 수신기관으로 한다.

2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.

3. 결문은 발신자 명의 및 수신처란으로 한다.

제14조(분류기호와 문서번호) ① 문서의 분류기호는 기관기호와 문서분류기호로 하며 기관기호는 별표1 “기관기호”와 같이 하고 문서분류번호는 별표2 “문서분류번호표”와 같이 한다.

② 문서번호는 연도별 일련번호로 한다.

제15조(수신기관명) 수신기관의 표시는 경유 수신 및 참조로 구분하되, 수신기관이 2이상일 때에는 “수신처 참조”라 쓰고 결문의 수신처란에 수신기관명 또는 수신기호를 표시한다.

제16조(제목 및 내용) 본문 중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 한다. 다만, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성할 수 없다.

제17조(항목구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 구분하여 표시한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4 …… 로 구분 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라 …… 로 구분 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4) …… 로 구분 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라) …… 로 구분 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) …… 로 구분 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라) …… 로 구분 표시한다.

7. 일곱째 항목은 ①, ②, ③, ④ …… 로 구분 표시한다.

8. 여덟째 항목은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ …… 로 구분 표시한다.

9. 전 제2호, 제4호 및 제6호의 경우에 “하” 이상 더 계속될 경우에는 거, 너, 더, 러 ……로 구분 표시한다.

제18조(끝 표시) ① 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”자를 쓰며, 본문에 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 “끝”자를 쓴다.

② 본문이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿을 때에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 자 띄우고 “끝‘자를 쓴다.

③ 일괄기안의 경우 끝 표시는 각안마다 전항의 요령에 의하여 표시하여야 한다.

제19조(발신자 명의) 모든 문서의 발신자 명의는 원장 명의로 한다.

제3절 문서의 조인

제20조(직인의 종류 등) 문화원에서 사용하는 직인의 종류․규격 및 행사에 관하여는 별도로 정하는 규정에 의한다.

제21조(조인) ① 시행문서는 발신자 명의의 직인을 날인하여 시행한다.

② 문서의 조인은 직인으로 한다.

③ 대외문서 중 그 내용이 특히 중요하거나, 계약서등의 문서는 각장의 각 칸에 직인으로 간인한다.

④ 발령장, 신분증 등과 같이 그 근거를 보존할 필요가 있는 때에는 그 문서의 발행대장에 계인으로 간인한다.

⑤ 문서의 조인은 직인 취급책임자(사무국장)가 행한다.

제22조(직인생략) 동일한 문서는 인쇄 또는 등사하여 여러 기관에 동시에 발신 할 경우에 그 내용이 경미한 문서에는 직인을 날인하지 아니하고 별지 제 5호 서식에 의한 “직인생략”의 표시를 기관명 상단중앙에 하여 시행할 수 있다.

제3장 문서의 처리

제23조(문서의 접수) ① 문서는 사무국에서 개봉하여 별지 제6호 서식에 의한 접수인을 날인하고 접수번호와 접수일자를 기입하여 별지 제7호 서식에 문서접수에 발신자명, 문서번호, 일자, 건명을 기재하고 해당봉투를 첨부하여 해당부서(또는 담당자)에 배부하고 그 수령인을 받아야 한다.

② 첨부물이 있는 문서는 문서접수부 첨부물 유무란에 기입하고 첨부물의 표시가 있으면서 실제 동봉하지 아니한 경우 “무첨”이라 기입하여야 한다.

③ 친전문서 또는 개봉하여서는 안 된다고 인정하는 봉투에 접수인을 날인하고 접수부에 그 뜻을 기입하고 수신자에게 직접 배부하고 수령인을 받아야 한다.

제24조(문서발송) ① 문서 시행은 우편, 이메일(E-mail) 및 전송(FAX)으로 처리할 수 있다.

② 전송 처리 후 필요한 경우에는 문서원본을 별도로 발신 및 수령할 수 있다.

제25조(권리의무에 관계있는 문서) 접수의 일시가 권리의 득실, 변경에 중대한 영향이 있는 문서는 그 문서도달 일시를 명기하여 즉시 상사에게 보고하여 그 지시를 받아야 한다.

제26조(문서의 반송) 접수한 문서가 형식상의 흠이 있거나 첨부물에 이상이 있을 때에는 그 사유를 기재하여 이를 반송할 수 있다.

제1절 접수문서의 처리

제27조(접수문서처리) 배부를 받은 문서가 회답 또는 보고를 요하는 문서로서 기일과 지정이 있는 것은 반드시 그 지정 기간 내에 상대방에게 도착토록 처리하고 만약 기간 내에 완료할 수 없는 것으로 인정될 때에는 미리 그 이유를 부기하여 상대방에 대하여 기일의 변경 또는 유예를 구하여야 한다.

제28조(문서의 공람) 접수문서 중 회답 또는 보고를 요하지 않은 문서는 공람으로 처리하여야 한다.

제2절 기안 및 시행

제29조(기안) ① 기안은 업무담당자가 하는 것을 원칙으로 하고 별지 제9호 서식에 의한 기안용지를 사용한다.

② 기안자는 기안문의 기안자란에 서명 또는 날인하여야 한다.

제30조(수정기안) 수신한 문서 중 경미한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신문서와 대조할 수 있도록 수정자구를 홍색잉크를 수신한 문서에 기입하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

제31조(일괄기안) 상호관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요한 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

제32조(시행문의 작성) ① 발신할 문서는 결재를 받은 후 별지 제1호 서식에 의하여 시행문을 작성하고 문서수발을 맡은 부서에게 발신한다.

② 전신, 전화에 의한 발신문서는 시행문 작성을 생략하고 기안문서나 전언통신문에 의하여 발신한다.

제33조(보고문서의 시행) 정기보고 또는 일회보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백을 발신 명의란을 설정하여 기안을 날인시행 할 수 있다.

제34조(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리 할 수 있다.

제35조(협조) ① 기안문의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 협조전 또는 기안용지의 협조란에 의하여 협조를 얻어야 한다.

② 협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 지체 없이 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하여서는 아니 된다.

제36조(부전지 사용) 성안된 기안문서의 내용이 특히 복잡하거나 또는 의견 등을 제시할 필요가 있을 때에는 그 요지를 별지 제10호 서식에 의한 부전지에 기재하여 문서 위에 첨부할 수 있다.

제3절 결재

제37조(결재) ① 기안한 문서는 최종결재권자인 원장의 결재를 받아야 한다.

② 결재권자는 두 장 이상으로 이루어지는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 결재할 때에는 그 합철되는 부분에 간인한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 등록 및 중요문서

제38조(전결) 전결의 경우는 기안용지의 전결자란에 별지 제11호 서식에 의한 “전결”표시를 하고 결재권자에 결재를 한다.

제39조(대결) ① 결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 상당한 기간 부재중 일 때는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결을 받아야 한다.

② 대결의 경우는 기안용지 결재란의 대결권자란에 별지 제12호 서식에 의한 “대결” 표시를 하고 결재권자에 기재한다.

③ 전항의 경우 결재권자의 후결이 필요한 문서에는 결재권자란 우측에 별지13서식에 의한 “후결”표시를 하여 결재권자의 후결을 받아야 한다.

제40조(후열) ① 전결이나 대결의 경우에 그 내용이 의례적이거나 업무수행에 필요하다고 인정되는 경우 결재권자의 후열로 받아야 한다.

② 전항의 경우 후열문서에는 결재권자란 우측에 별지 제14호 서식에 의한 “후열” 표시를 하여 결재권자의 후열을 받아야 한다.

제4절 문서발송

제41조(문서의 발송) ① 전신, 전화에 의하여 발신하는 문서는 기안용지의 발송란에 발송방법을 기재하고 통제를 받은 후 시행한다.

② 시행문서의 기안문안 시행문 사본은 보관한다.

제42조(문서수발부) ① 사무국에는 접수대장과 별지 제16호 서식에 의한 발송대장을 비치하고 이에 의하여 문서의 접수와 발송상황을 기록, 정리한다.

② 접수대장과 발송대장을 한권의 대장으로서 겸용할 때에는 발송상황은 홍색으로 기재한다.

③ 책자 기타 인쇄물을 배부할 때에는 발송대장에의 기록을 생략 할 수 있으며 필요에 따라 인쇄물 배부부를 따로 비치하여 사용할 수 있다.

④ 문서처리 담당자는 문서보조대장을 비치하여 문서처리상황을 기록, 정리한다.

제43조(송신부와 수신부) ① 전신에 의하여 수발되는 문서를 기록하기 위하여 별지 제17호 서식에 의한 송신부와 별지 제18호 서식에 의한 수신부를 비치한다.

② 문서를 전신 또는 전화로 송신할 때에는 별지 제19호 서식에 의한 송신필인을 기안용지 여백에 찍어 기재사항을 기재한 후 그 문서 주무부에 보낸다.

제44조(중요 또는 긴급문서의 발송) 중요문서는 등기우편으로, 신속을 요하는 문서는 속달 또는 항공편, 기타방법으로 발송한다.

제4장 문서의 보관 및 보존

제1절 편철과 보관

제45조(분류) ① 처리 완결된 문서는 기능별 10진 분류법에 따라 분류한다.

② 전항의 규정에 의한 분류기준은 별표 2 “문서분류번호”에 의한다.

제46조(1건철) 문서는 매 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철 한다.

제47조(보관철의 사용) 1건 철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(홀다)을 사용하며 보관철 내의 문서량은 200매를 기준함을 원칙으로 한다.

제48조(보관철의 설정원칙) 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 기능별 보존기관별로 설정하여야 한다.

제49조(편철방법)  ① 완결된 1건 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결 일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대 면에 별지 제20호 서식에 의한 문서 목록표를 붙인다.

제50조(장수표시) 보관철 내의 장수표시는 하부 한계선을 좌측에 기입하며 밑으로부터 상부로 일련번호를 기재한다.

제51조(특수문서의 보관) 첨부물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 때에는 표면에 관계문서의 기관기호, 분류번호, 일자, 제목을 기재하여 별도로 보관한다.

제52조(중요문서의 보관) 등기관계서류, 중요한 계약서류, 인가서 등의 원본과 비밀문서는 안전장치가 되어있는 장소에 보관하고 비상시에는 용이하게 반출할 수 있는 조치를 취하여야 한다.

제53조(문서참조표) 1건 철의 문서 중 한 문서내용이 다른 1건 철의 문서와 관련이 있을 경우에는 관련이 많은 1건 철에 철하고 관련이 적은 1건 철에는 원문에 갈음하여 별지 제21호 서식에 의한 문서참조표를 철한다.

제54조(서류함) 완결된 문서는 서류함(화일, 캐비닛 또는 이에 준하는 것을 말한다) 에 보관한다.

제55조(배열) ① 서류함 서랍안의 보관철 배열은 문서분류번호 순으로 조견표의 기재사항이 인견하여 볼 수 있도록 하여야 한다.

② 서류함 각 서랍안의 앞쪽에 별지 제19호 서식에 의한 보관철 색인표를 비치하여야 한다.

제56조(미결문서의 보관) ① 1건 철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당자 별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함 또는 서랍에 보관한다.

② 전항의 미결문서 보관철에는 담당자명을 명기하여 색출에 용이하도록 하여야 한다.

제2절 보존

제57조(보존기간) ① 문서의 보존기간을 다음의 6종으로 구분하다.  다만, 특히 필요한 경우에는 그 기간을 단축 연기할 수 있다.

1. 영구보존 - 영구히 보존할 문서

2. 준영구보존 - 영구 보존할 필요는 없으나 10년 이상 문서로서 개개 문서의 성질에 따라 특정기간을 정할 문서

3. 10년 보존

4. 5년 보존

5. 3년 보존

6. 1년 보존

② 문서 보존기간 종별 확정 기준은 별표2 “문서분류번호” 및 “보존기간표”에 의한다.

제58조(보존기간의 변경) 문서의 보존기간을 변경할 필요가 있을 때에는 원장의 승인을 얻어 그 기간을 연장 또는 단축 할 수 있다.

제59조(기산) 보존기간을 처리완결의 익년 1월 1일부터 기산한다.

제60조(점검 및 소득) 관리담당자는 연 1회 이상 보존문서 대장과 보존문서를 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제61조(보존) 모든 보존문서는 연도별, 분류번호별, 보존기간별로 보존한다.

제3절 대여 및 열람

제62조(보관철의 대출) 보관중인 보관철의 대출은 별지 제24호 서식에 의한 대출카드에 소요사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출카드를 제거한다.

제63조(문서의 열람 및 복사) 관계기관에서는 문서보존 주무처에 보존중인 문서를 열람 또는 복사할 수 있다.

제4절 폐기

제64조(보존기간 경과문서의 폐기)  보존기간이 끝난 문서는 문서폐기 결재 후 폐기하여야 한다.

제5장 보칙

제65조(외국어 문서) ① 외국어로 된 문서를 접수할 때에는 문서주무부서에서 우리말로 된 번역문을 작성 첨부하여 처리한다.

② 외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서의 처리도 전항과 같이 처리한다.

제66조(서식제정) 이 규정에서 정한 서식을 변경하거나 신규로 서식을 제정 사용코자 할 때에는 원장의 승인을 받아야 한다.

제67조(운영) 이 규정의 시행에 관하여 필요한 사항은 따로 이사회에서 정한다.

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

(제1호 서식)

2.5㎝ 위 기본선
2㎝ ↔ 왼 쪽 기 본 선	문연총 ○○○ 수신자 ○○○ 참 조 ○○○ 제 목 ○○○	1.5㎝ ↔ 오 른 쪽 한 계 선
	1. ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 가. ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 1) ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 가) ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 2. ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯붙임 1. ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯○부 2. ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯○부 끝. 한 국 문 화 원 연 합 회 장 받는곳 : ○○○, ○○○, ○○○
1.5㎝ 210㎜×297 ㎜ 아래한계선

(제2호 서식 : 지급인)

지     급

홍 색 인

3㎝ × 1㎝

(제3호 서식 : 금액표시)

금190,000원 (금일십구만원정)

(제4호 서식 : 협조전)

협 조 전 분류 번호 20 . . .
수 신		발 신
제 목
내용

(210㎜×297㎜)

(제5호 서식 : 직인생략인)

직    인    생    략

5㎝ × 1㎝

(제6호 서식 : 접수인)

(제7호 서식 : 공문서 접수부)

공문서 접수부

연번	접수일자	발신	시행일자	분류기호 문서번호	제목	첨부물		처 리 담 당 자	배부
						명칭	수량		인계인	수령인

(210㎜×297㎜)

(제8호 서식 : 전언통신문)

전 언 통 신 문

제 호
발신기관명		송 화 자	소속: 성명: 직위:
수신기관명		수 화 자	소속: 성명: 직위:
통 화 시 간
제 목
(내 용)

(210㎜×297㎜)

(제9호 서식 : 기안용지)

			00문화원
수신자
(경유)
제목

00문화원장
기안자										사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)					접수
우																/	(홈페이지)
전화							전송					/	(이메일)						/		공개

(제10호 서식 : 부전지)

부 전 지

분류번호                                  20    .      .      .

제    목

(요 약)

(제11호 서식 : 전결인)

전         결

(15㎜ × 8㎜)

(제12호 서식 : 대결인)

대         결

(15㎜ × 8㎜)

(제13호 서식 : 후열인)

후         열

(15㎜ × 8㎜)

(제14호 서식 : 공문서 발신부)

공문서 발신부

연번	발송일자	수신	분류기호 문서번호	제목	첨부물		발송방법		원본
					명칭	수량	우편	인편	책임자	수령인

(210㎜×297㎜)

(제15호 서식 : 송신부)

송   신   부

연번	제목	원안		송신		수신		원안
		접수일시	접수자	송신일자	송신자 번 호	수신기관	수신자 번 호	수령자 소 속	수령 직인

(210㎜×297㎜)

(제16호 서식 : 수신부)

수   신   부

연번	제목	송신		수신		인계
		송신 기관	송신자번호 또는직성명	수신 일자	수신자번호 또는직성명	인계 일시	인수자
							소속	인수자인

(210㎜×297㎜)

(제17호 서식 : 색인목록)

색 인 목 록

페이지	년월일	로	부터	문서기호번호	제목(내용)

(210㎜×297㎜)

(제18호 서식 : 문서참조표)

문서참조표
분 류 기 호		기 능 명 칭		참조 분류기호
발 신			접수년월일
내 용:

(210㎜×297㎜)

(제19호 서식 : 보관철 색인표)

보 관 철 색 인 표

분류기호	기능명칭 및 부제목	보관철의 수	비 고

(210㎜×297㎜)

(제20호 서식 : 보존문서대장)

보 존 문 서 대 장

소관부서명 :

이 관 년월일	보존 번호	문서철		사용 년도	보존 기간	보 존 만료일	보존이관		폐 기			비 고
		분류 번호	기능 명칭				인수 일자	인수자(인)	폐기 근거	폐기 일자	검인

(210㎜×297㎜)

(제21호 서식 : 대출카드)

대출카드

대출년월일	분류기호	기능명칭 및 부제목	대출자성명	대출기간	비고

(210㎜×297㎜)

(별표 : 제1호)

문서분류번호 및 연한표

제1차 분류		제2차 분류		제3차 분류		보존 년한	비고
번호	기능	번호	기능	번호	세 부 업 무
100	총무관리	110	제 도	111 112 113	총 잡 법률 및 제규정 제도개선 경영분석	영구 영구 5년
		120	운영계획	121 122 123 124 125	총 잡 사업 및 시행계획 예산편성 예산편성 및 배정 종합결산 연수훈련	5년 5년 2년 2년 2년
		130	대외업무	131 132 133	총 잡 정부협력업무 민간단체 국제업무	5년 1년 5년

제1차 분류		제2차 분류		제3차 분류		보존 년한	비고
번호	기능	번호	기능	번호	세 부 업 무
200	총무관리	210	서 무	211 212 213 214 215 216	총 잡 인사관리 복무관리 보수관리 자산관리 서무관리 회원관리	10년 2년 3년 영구 3년 3년
		220	회계관리	221 222 22	총 잡 회비관리 세무관리 회계관리	5년 5년 5년
		230	회 의	231 232 233	총 잡 정기총회 이사회 회장단 회의	영구 영구 영구
300	문화사업관리	310	사업관리	311 312 313 314 315	총 잡 편집관리 취재관리 광고관리 보급관리 서무관리	3년 3년 2년 2년

(별표 : 제2호)

직 무 권 한 표

번호	직무내용	담당자	사무국장	원장
1	이사회 소집			○
2	이사회 및 제회의 상정안			○
3	월말 및 분기별 재무제표			○
4	회원의 가입 및 탈퇴			○
5	비품․소모품의 구입과 관리			○
6	각종 장부의 실지 잔고 대조		○
7	각종 증빙서류의 정비 보관		○
8	전표 집계표의 검인		○
9	중요인장의 사용 관수			○
10	일․숙직 도난, 화재예방 조치		○
11	직원의 임명 승급․승진․휴직			○
12	직원의 신원보증서			○
13	직원의 급여 지급			○
14	현금 출납		○
15	인감대장 정비		○
16	통장 증서의 발행 재교부			○
17	년가․공가․휴가 인정			○
18	문서 및 도서관리	○
19	교재작성 공급		○
20	소관업무에 관련되는 경비지출
	20,000원 미만 200,000원 미만 200,000원 이상	○	○	○

7. 회계규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다.)의 세입, 세출, 내부감사 등 회계에 관한 기준과 절차를 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 문화원의 모든 회계처리는 관계법령이 정하는 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.  이 규정에 명시되지 아니한 사항은 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률을 준용한다.

제3조(회계년도) ① 문화원의 회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

② 회계연도 소속구분은 그 원인이 되는 사실이 발생한 날을 기준으로 한다.

제4조(회계처리의 원칙) 회계처리는 계속성을 유지하여야 하며 복식 또는 단식부기의 방법으로 처리하여야 한다.

제5조(회계관계자) ① 문화원의 모든 회계는 사무국장이 총괄한다.

② 회계관계자는 회계업무 담당자로 한다.

③ 회계관계 직원의 책임에 관하여는 회계관계 직원 등의 책임에 관한 법률이 정하는 바에 준한다.

제6조(회계서류 및 장표의 보존) 회계서류 및 장표의 보관, 보존은 문화원의 문서규정이 정하는 바에 따른다.

제2장 예산

제7조(세입, 세출) ① 회계연도의 일체의 수입을 세입으로 하고, 일체의 지출은 세출로 한다.

② 세입, 세출은 모든 예산에 편입하여야 한다.

제8조(예산의 내용) 예산은 예산총칙, 세입, 세출예산, 계속비, 명시이월비와 채무부담행위를 총칭한다.

제9조(예산의 성립) ① 당해연도 예산은 문화원 정기총회의 승인을 받아 성립한다. 다만 당해연도예산(사업포함)은 정기총회 승인 전에 이사회의결을 거쳐야 한다.

② 수입 및 세출 예산은 다음 각 호에 의한다.

1. 회비 및 가입비

2. 보조금(정부보조 및 각종 기금포함)

3. 찬조금

4. 사업수입금 및 기타 잡수입

③ 문화원 운영을 위해 불가피한 경우 당해연도 책정예산 범위 내에서 차입금으로 충당할 수 있다.

④ 광고수입의 2/1을 광고 모집자에게 지급할 수 있다.

제10조(예산의 집행 및 전용)  ① 예산은 당해연도 책정예산 범위 내에서 집행함을 원칙으로 한다.

② 예산집행상 불가피한 경우에는 전용할 수 있다.

가. 정부보조금으로 성격이 다른 사업 상호간의 전용(목간)을 할 경우에는 지원기관의 승인을 얻어야 한다.  다만, 동일 “목”내의 사업상호간 조정은 그러하지 아니한다.

나. 각종 기금은 기금 지원기관과 협의하여 전용한다.

다. 자체예산은 원장의 승인을 받아 처리한다.

제11조(예비비) ① 예측할 수 없는 예산이외의 지출, 사업계획의 변경 또는 예산 초과 지출에 충당하기 위하여 예비비를 계상할 수 있다.

② 예비비를 사용할 경우에는 제10조 2항에 의거하여 승인을 받아야 한다.

제12조(추가경정예산) ①예 산 성립 후에 발생한 사유로 인하여 이미 성립된 예산에 변경하여야 할 경우 추가경정예산을 편성할 수 있다. 추가경정예산은 원장의 승인을 받아 집행한다.

② 추가경정예산의 처리 및 집행은 본예산에 준한다.

제13조(가예산) 매 회계연도의 1월20일까지 예산이 확정되지 못한 경우에는 원장의 승인을 받아 다음 각 호의 사항에 한하여 가예산을 집행할 수 있다.

1. 직원인건비

2. 문화원 운영에 필요한 경상비 및 계속사업비

3. 법정경비

제3장 장부

제14조(계정과목) ① 회계의 계정과목은 별표와 같다.

② 계정과목의 변경, 증설, 삭제는 원장의 승인을 받아야 한다.

제15조(회계장부) ① 회계장부는 다음과 같이 구분한다.

가. 주요장부 : 세입부, 세출부

나. 보조장부 : 각 보조대장

② 주요장부는 수입결의서, 지출결의서, 입금전표 및 출금전표에 의하여 작성한다.

③ 보조장부는 주요장부에 대한 보충기재내용 및 금액을 개별기장한다.

제16조(회계장부의 서식) 회계사무에 필요한 제장부의 양식 및 서식은 일반적인 회계장부 서식에 의한다.

제17조(장부마감) 장부마감은 다음 요령에 의한다.

가. 세입부, 세출부 및 각 보조부는 매월 말에 마감한다.

나. 모든 장부는 매 회계연도 말로서 폐쇄하고, 다음년도에 사용할 수 없음을 원칙으로 한다. 다만, 유형고정자산대장은 예외로 한다.

제18조(장부의 오기 정정) ① 장부의 오기 정정은 당 부분을 평행의 2주선으로 삭제, 정정하고 정부부분에 해당자가 날인한다.  금액을 정정할 경우에는 금액전체를 정정한다.

② 오기에 의하여 1행을 전부 공란으로 하게 될 경우에는 당해란 전체에 평행의 2주선을 긋고 난외 “삭제”임을 기재하고 날인한다.

제19조(회계전표) ① 회계전표는 입금전표(수입결의서)와 출금전표(지출결의서)로 구분한다.

② 회계전표는 명확한 증빙서류를 기초로 하여 작성하여야 한다.

제20조(증빙서) ① 증빙서류는 결의서, 청구서, 영수증 기타 보조서류로서 그 증빙성이 입증되어야 한다.

② 부득이한 사유로 인하여 영수증을 받을 수 없을 때에는 지급증, 본인의 영수증으로 증빙서류에 대체할 수 있다.

제21조(전표 및 증빙서의 편철, 보관) ① 전표는 입금전표(수입결의서)와 출금전표(지출결의서)로 구분, 편철하여 전표집계표와 같이 매월 단위로 제본하고, 편철된 전표에 일련번호를 붙여 보관하여야 한다.

② 증빙서류는 매월 단위로 개정별, 일자순으로 편철, 일련번호를 붙여 보관하여야 한다.

제4장  재무회계

제22조(금전의 출납 및 관리) ○○문화원이 수납하는 금전은 보통예금으로 함을 원칙으로 한다.

제23조(출납절차) ① 금전의 출납은 예산 집행에 필요한 증빙서류에 의거, 지출결의서를 작성한 후 소집절차에 따라 집행하여야 한다.

② 수납된 금전은 특별한 경우를 제외하고는 당일 중으로 거래은행에 예입하여야 한다. 다만, 은행업무 마감 후에 수납된 것은 예외로 한다.

제24조(전도집행) ① 업무의 성질상 직접 현지에서 지급하지 아니하면 업무수행에 지장을 초래할 우려가 있은 경우에는 집행 부서에 직접 금전을 전도하여 집행하게 할 수 있다.

② 제1항의 전도금은 사용목적에 맞게 집행하여야 하며, 집행이 완료된 후 3일 이내에 관계 증빙서류를 첨부하여 정산하여야 한다.

제25조(권리설정의 배제) ○○문화원의 예금은 어떠한 명목으로도 이를 담보하거나 권리를 설정할 수 없다.

제26조(연도말정산) 지출원인 행위는 당해 회계연도 내에 국한하여야 하며, 미불금 및 미수금 처리기한을 익년 1월 20일까지로 한다.

제27조(이월금) 당해연도의 예산집행 잔액은 익년도로 이월한다.

제28조(계약) ① 매매, 대차 및 물품의 구입은 계약을 하여야 한다.

② 계약은 그 목적, 이행의 기간 등 필요한 사항을 기재한 계약서를 원장 명의로 작성하여야 한다.

제29조(계약서 작성의 생략) 다음 각호의 경우에는 계약서 작성을 생략할 수 있다. 다만, 계약의 성질상 계약서 작성이 필요한 경우에는 예외로 한다.

1. 계약금액이 2,000만 원 이하인 계약을 체결할 때

2. 관허요금 또는 요율에 의하여 계약할 때

3. 관공서, 정부투자기간 및 법률에 의하여 설립된 기관, 단체 등과 계약할 때

4. 물품 매각의 경우에 있어서 매수인이 즉시 대금을 납부하고 물품을 인수할 때

제30조(수의계약) 다음 각호의 경우에는 수의계약을 할 수 있다.

1. 계약의 성질 또는 목적에 의하여 특정인의 기술, 용역, 설비 또는 특정한 위치, 구조, 품질 등으로 인하여 경쟁을 불허하거나 현저하게 유리한 가격으로 계약을 할 수 있을 때

2. 천재지변 기타 긴급을 요하여 경쟁을 붙일 여가가 없을 때

3. 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제26조의 경우

제31조(계약보조금) ① 계약당사자는 계약대상자로 하여금 계약보증금으로 계약금액의 100분의 10이상을 현금으로 납부하게 하여야 한다. 다만, 이행보증보험증의 보증서 또는 유가증권을 현금에 갈음하여 납부하게 할 수 있다.

② 제1항의 규정에 불구하고 제29조 규정에 의한 계약서 작성의 생략을 경우 계약대상자와 합의한 경우에는 계약보증금의 납부를 면제할 수 있다.

제32조(하자보수보증금) ① 하자보수보증금은 계약금액의 100분의 2 이상 100분의 5 이내로 하며 납부방법에 있어서는 제31조 제1항을 준용한다.

② 제1항의 규정에 불구하고 제29조 규정에 의한 계약서 생략의 경우와 계약대상자와 합의한 경우에는 하자보수보증의 납부를 면제할 수 있다.

③ 하자보수기간은 준공검사일로부터 1년 내지 3년 이내로 한다.

제33조(검수) 공사와 제조 또는 물품 매입시 해당 공사나 제조의 완료 또는 물품의 완납하였을 때에는 반드시 검수담당자의 검수를 받아야 한다.

제34조(지체자금) 계약자의 계약이행 지체에 대한 지체상금에 관하여는 계약당사자와 협의 결정한다.

제35조(예정가격) ① 경쟁 입찰에 부의할 사항에 대하여는 미리 예정가격 조서를 작성하여야 한다.

② 예정가격의 결정기준은 다음 각호에 의한다.

1. 적정한 거래가 형성된 경우에는 그 거래 시 제가격, 법령의 규정에 의하여 그 가격이 통제된 경우에는 그 통제가격

2. 원가계산에 의한 가격

3. 견적가격

4. 감정가격

제36조(견적서 징구) 수의계약에 의하고자 할 때에는 2인 이상의 견적서를 징구하여야 한다. 다만, 2인 이상의 견적서를 받을 수 없는 경우 또는 계약금액이 2000만원을 초과하지 아니하는 경우에는 단일견적에 의할 수 있다.

제37조(잔고 확인) 출납담당자는 매 월말에 은행의 잔고증명을 받아 예금원장과 상위 여부를 확인하여야 한다.

제5장 결산 및 내부감사

제38조(결산의 시기) ① 결산은 매 회계연도 말일을 기준으로 결산정리를 완료하고 제반장부의 각 계정을 마감하여야 한다.

② 특히 필요한 경우에는 연차 결산에 준하여 중간결산을 할 수 있다.

제39조(결산보고) 매 회계연도 종료 후 결산 보고서를 작성하여 정기이사회에서 승인을 받아야 한다.

제40조(감사의 시기) 회계감사는 전년도 예산집행에 대하여 매년 초 1회 실시한다.

제41조(감사 방법) 감사는 회계 및 관련 업무에 대한 실질감사를 원칙으로 한다.

제42조(감사보고) 감사는 감사결과에 대한 보고서를 이사회 및 총회에 제출하여야 한다.

제6장 보칙

제43조(재정보증) ① 회계담당직원은 재직 중 금전상의 사고를 보증하기 위하여 2人 이상의 재정보증 또는 정부가 인가한 보증보험회사가 발행한 보증보험증권(사본)을 제출하여야 한다.

② 회계 관련 담당자에 대한 제정보증에 소요되는 예산을 문화원에서 보증보험회사에 지급할 수 있다.

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

(별표)

계 정 과 목

수 입			지 출
관	항	목	관	항	목
경상수입 보조금 특별수입	경상수입 사업비	회비 회원가입비 등록금 광고료 정기구독료 잡수입 협찬금 이월금 인건비 관리비 사업비 기금	경상수입 보조금 특별수입	사업비 관리비 예비비 인건비 관리비 사업비 사업비	사업비 인건비 수용비 예비비 급여 상여금 제수당 퇴직적립금 수용비 제세공과금 임차료 사업비 기금

8. 인장규정(안)

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다.)의 중요 인장의 조각, 사용 및 관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(종류 및 내용) ① 문화원에서 사용하는 도장의 종류 및 규격과 내용은 다음과 같다.(별표 1 참조)

1. 문화원직인은 정사각형으로 하고 규격은 1면의 길이를 2.5cm로 하며 내용은  “00문화원”으로 한다.

2. “00문화원 원장의 인”은 원형으로 하고, 규격은 직경 1.8cm로 하며, 내용은 원형 “별표”면으로 “00문화원”이라 표기하고 “별표”를 하며 중앙에 “원장의 인”으로 한다.

② 글씨는 한글로 하여 가로로 새긴다.

③ 예금통장의 현금인출에 대한 인장은 별도로 조각사용할 수 있다. 다만, 별도 조각 시 원장의 승인을 받아야 한다.

제3조(인장의 사용)  각 인장의 사용은 다음과 같다.

1. 정사각형의 “00문화원”인은 증명, 공문서등 법률행위 이외의 행위에서 사용한다.

2. 원형인 “00문화원 원장의 인”은 대내․외적으로 법률 행위시 사용한다.

제4조(등록보존) 문화원은 별지 서식의 문화원인 대장에 각 도장을 등록하여 보존하여야 한다.

제5조(행사) 인장의 날인은 결재를 마친 문서에 행하여야 한다.

제6조(관수) ① 문화원의 각종 도장은 원장이 간수한다.

② 원장은 도장을 실무책임자에게 위임할 수 있으며, 도장을 간수한 실무책임자는 도장 관리를 철저히 하여야 한다.

제7조(재조각 및 폐기) ① 도장을 분실하였거나 마모로 인하여 재조각하고자 하는 때에는 그 사유를 들어 원장의 승인을 받아야하며 문화원인 대장에 등록하고 구도장은 소각폐기 처분하여야 한다.

② 신도장을 조각하였을 때에는 지체 없이 법적조치를 취하여야 한다.

③ 폐기된 인장대장은 1년간 보존하여야 한다.

부칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

(별표 1)

00문화원인 대장

인   장

등록년월일		검 인
조각년월일
재 료 명
규 격	2.5cm × 2.5cm
서 체	한글전서체
조 각 자
적 요

인   감

등록년월일
조각년월일
재 료 명
규 격	원형 1.8cm
서 체	한글전서체
조 각 자
적 요

※인감 : 지방문화원 관할 등기소에 신고 된 인감도장임.

9. 회의수당규정(안)

제1조(목적) 이 규정은 00문화원(이하 “문화원”이라 한다)의 제반 회의에 대한 실비 보상지급을 위한 수당에 관하여 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(수당의 종류 및 지급구분) 임원(이사포함), 운영위원 및 회원에게 지급하는 수당의 종류와 지급구분은 다음과 같다.

1. 회의 수당

∙이사회의, 운영위원회의, 자문위원회의에 참석할 경우 지급한다. 다만, 총회에 참석한 경우에는 총회회의 수당을 원칙적으로 지급하지 아니한다.

2. 감사수당

∙감사수당은 연1회 정기 회계 감사 시에 지급한다.

3. 기타수당

∙임원이나 회원 및 기타 관련 있는 소속 문화원을 대신해서 주제발표, 토론, 사회, 회의 참석 등에는 수당을 지급한다.

제3조(지급액) ① 수당은 예산의 범위 내에서 지급한다.

② 수당은 실비를 차등으로 지급할 수 있다.

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

10. 위임전결에 관한 규정(안)

제1조(목적) 이 규정은 00지방문화원(이하 “문화원”이라 한다.) 업무에 관한 원장의 결재 권한 일부를 상근임원 및 사무국장에게 위임함으로서 업무처리의 신속과 책임의 소재를 명백히 함에 있다.

제2조(적용) 문화원의 위임 전결사항은 별도로 법령에 규정되어 있는 것을 제외하고는 이 규정에 의한다.

제3조(전결사항) ① 문화원의 업무에 대한 위임전결사항은 별표와 같다.

② 별표에 명시되지 아니한 사항은 그 업무내용과 유사한 업무의 전결권자가 전결한다.

제4조(전결권자의 책임) 내부 위임전결사항에 대하여는 전결권자가 원장에 대하여 책임을 진다.

제5조(전결권자 부재 시의 처리) 전결권자 부재 시에는 차상위 결재권자의 전결을 처리한다.

제6조(예외) ① 본 위임 전결규정에도 불구하고 원장이 특별히 지시한 사항에 대해서는 원장의 결재를 받아야 한다.

② 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 이에 준하여 처리한다.

부  칙(0000. 00. 00)

(시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 날로부터 시행한다.

위 임 전 결 사 항

단 위 업 무 명		원 장	전 결 자
			상근임원	사무국장
각종사업 및 행사	기 본 계 획 수립	○
	세부계획 및 시행		○
	후원 및 공동주체	○
	기타 행사 지원		○
관련기관, 단체업무 협조	중 요 사 항	○
	일 반 사 항		○
	단순, 경미한 사항			○
예산집행결의 (기관운영비)	20만 원 이상 (10만 원 이상)	○
	20만 원 이하 (10만 원 이하)			○
법규 등 심의 처리	중 요 사 항	○
	일 반 사 항		○
조퇴, 외출	사 무 국 장	○
	국장 이하 직원		○
휴가	사무국장 및 직원	○
시간외 업무 명령	국장 이하 직원		○
사무분담	국장 이하 직원		○
국내․외 출장 및 복명	사무국장 및 직원	○

단 위 사 업 명		원 장	전 결 자
			상근임원	사무국장
회의운영(총회, 이사회)		○
회의운영 일반적인 사항				○
직원 승급		○
신원 및 경력조회				○
일용직 채용		○
제증명 발급				○
자금 교부신청				○
예산 집행 실적보고				○
예금, 저축, 보험		○
인사기록 관리				○
문서수발, 통계, 분류, 보존				○
인 장 관 리	법 인 대 표 직 인	○
	문 화 원 직 인	○
물 품 관 리	불용, 교환, 잉여, 매각	○
	출납 및 보관			○
시설관리			○	○
세입, 세출결산		○
수입 및 지출결의		○
입․출금		○
계약체결		○
세무법, 원천징수 불입				○
제세, 공공요금, 법정제급여				○
잔고확인				○

※위임 전결 시 상근임원이 없는 경우 사무국장이 전결자임.

11. 지방문화원 임원 선거관리규정(안)

제1장 총칙

제1조(목적)  이 규정은 ○○문화원 정관 제12조, 제13조, 제21조, 제23조, 제24조의 규정에 의하여 임원선거에 있어서 회원의 자유로운 의사에 따라 공정하게 선거를 관리함으로서 ○○문화원(이하 ‘본원’이라 한다)의 발전과 지역사회 문화진흥에 기여함을 목적으로 한다.

제2조(적용)  이 규정은 ○○문화원 임원의 임기만료에 따라 개선하거나 임원의 유고에 따라 보선이 필요할 때 적용된다.

제3조(공정)  이 규정에 따라 선임된 선거관리위원과 선거사무요원은 규정을 준수함으로써 공정하게 업무를 처리하여야 한다.

제4조(임원선출) ① 이 규정은 임원선거에 적용한다.  다만, 원장과 감사를 제외한 부원장, 기타 임원의 선출은 이사 정수의 3분의 1 이내 범위에서 원장이 지명하여 이사회의 인준을 받도록 한다.

② 원장이 지명하지 아니하는 임원은 총회에서 선임한다.

제2장 선거관리위원회

제5조(선거관리위원회의 구성) 선거사무의 공정한 관리를 위하여 선거관리위원회(이하 “위원회”라 함)를 두며, 행정 및 사무 제반업무를 본원 사무국에 위임하여 집행토록 한다.

제6조(위원의 위촉 및 임기) ① 위원회 위원은 임원 및 회원 중에서 5인 내지 7인을 이사회에서 선출하여 원장이 위촉하고 연장자가 그 위원장을 맡는다.(별지 제1호 서식)

② 입후보자로 등록된 자는 선거관리위원이 될 수 없다.

③ 선관위 및 사무요원은 당해 선거업무가 원만하게 종료되었다고 인정할 때 자동 해산한다.

제7조(위원회의 직무)  위원회는 다음 사무를 관장한다.

1. 선거인 명부 작성(별지 제2호 서식)

2. 후보자 등록 사무

3. 투표 및 개표관리에 관한 사항

4. 기타 선거관리에 필요한 사항

제8조(위원회 운영) ① 위원회는 위원장이 소집하며, 위원 3분의 1 이상의 요구가 있을 때에는 위원장은 회의를 소집해야 한다.

② 위원회는 이 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 재적위원 과반수 출석으로 개회하고 출석위원 과반수 찬성으로 결정한다. 단, 회의 성원권은 및 의결권은 위임할 수 없다.

③ 위원장은 표결권을 가지며 가부 동수일 때는 결정권을 가진다.

④ 위원장이 유고로 그 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원 중에서 임시위원장을 호선하여 직무를 대행케 한다.

제3장 선거인명부

제9조(선거권 등) 선거일 공고(별지 제9호 서식) 현재 연회비를 납부한 후 1년이 경과하지 않은 회원만이 선거권을 갖는다.(연회비 납부 일자 기준)

제10조(선거인명부 작성) 위원회는 선거 공고일 현재로 제9조에 해당하는 회원을 조사, 집계하여 선거일로부터 14일 전까지 선거인 명부 2부를 작성한다.

제4장 후보자

제11조(입후보 자격)  원장선거에 입후보하고자 하는 회원은 선거일 공고일 현재 제9조에 의거하여 1년 이상 회원명부에 등재된 회원이어야 한다.

제12조(후보자 등록) ① 입후보하고자 하는 회원은 위원회가 정하는 서식에 의해 선거일 7일 전까지 후보자 등록을 신청한다.(별지 제3호 서식)

② 원장에 입후보하고자 하는 회원은 선관위가 정한 금액을 선거공탁금으로 납부하여야 한다.  단 원장 공탁금은 000만원으로 한다.  공탁금은 입후보자가 중도 사퇴하더라도 반환하지 아니하며 선거관리비용에 충당한 후 잔액은 ○○문화원 사무국에 환입한다.

제5장 투표와 개표

제13조(후보자 공고 및 투개표장소)  선관위는 입후보자 명단 및 투개표장소를 선거일 3일 전까지 본 문화원 사무국 게시판에 공고 게시한다.  (별지 제4호 서식, 별지 제4-1호 서식)

제14조(투표방법)  선거는 경선일 경우 일정한 투표지에 무기명 비밀투표에 의한 출석회원 1인 1표의 기표식으로 한다.  다만 경선이 아닐 경우에는 세부적인 절차를 생략하고 추대식으로 결정한다.

제15조(투표 등)  선거인은 투표참관인의 참여하에 본인임을 확인받은 후 선거인 명부에 날인 또는 무인하고 투표용지 1매를 받아 관례에 따라 기표한다.(별지 제5호 서식, 별지 제5-1호 서식)

제16조(당선 및 선거록 작성)  위원회 위원장은 개표완료 후 후보자별 득표현황을 발표하고 당선자를 당일 공표하며 선거록을 작성한다.(별지 제6호 서식, 별지 제7호 서식, 별지 제8호 서식)

제6장 보  칙

제17조(선거인의 위임장) 선거인이 선거에 불가피한 사유로 불참할 경우 ○○문화원 정관 제23조②항에 의하여 서면으로 출석회원에게 위임할 수 있다.

부    칙

제1조(시행일)  이 규정은 0000. 00. 00. ○○문화원 총회에서 통과된 날로부터 시행한다.

제2조(세부사항 제정 등)  이 규정이외 필요한 세부사항은 위원회에서 별도로 정하거나 관례에 따른다.

【제 1 호 서식】

공      고

년  월  일 실시하는 ○○문화원 임원선거를 관리할 선거관리위원회 위원을 다음과 같이 공고(통보)합니다.

년    월   일

○○문화원선거관리위원회위원장(인)

직 위	소 속	성 명	주 소	비 고
위원장
위 원
위 원
위 원
위 원
위 원
위 원

【제 2 호 서식】

선  거  인  명  부

등재 번호	성 명	투표용지수령인				비고
		1차	본인 확인	2차	본인 확인

작성년월일 :

○○문화원선거관리위원회위원장

【제 3 호 서식】

1. 성 명	한글 : 한자 :
2. 생 년 월 일	19 년 월 일 (만 세)
3. 주민등록번호
4. 주 소
5. 학력(최종학력)
6. 중요경력

후보자등록신청서

년 월  일 실시하는 ○○문화원장 선거의 후보자로 등록을 신청합니다.

첨부 1. 자필이력서 1통(반명함판사진 첨부)

2. 소견서 1부(A4용지 1면 이내)

3. 신원증명서(행정기관 발급)

년   월   일

후보자 :              (인)

○○문화원선거관리위원회  귀중

【제 4호 서식】

후보자등록공고

년  월  일 실시하는 ○○문화원장 선거에 있어 후보자가 다음과 같이 등록되었으므로 이를 공고(통보)합니다.

접수순	후보자 성 명	소 속	생년월일	최종학력	중요경력

년    월   일

○○문화원선거관리위원회위원장 (인)

【제 4-1 호 서식】

투표 및 개표장소 공고

년  월  일 실시하는 문화원장선거에 있어 투표 및 개표장소를 다음과 같이 공고합니다.

투표시간
장 소

년   월    일

○○문화원선거관리위원회위원장 (인)

【제 5 호 서식】

(가로14㎝×세로 20㎝규격)

년   월   일 실 시    ○○문화원장선거

투  표  용  지

기호	후보자성명	기표란
1	(한자) (한글)
2	(한자) (한글)
3	(한자) (한글)

○○문화원선거관리위원회위원장(인)

투표용지번호	제 호

○○문화원직인	위원장날인

【제 5-1 호 서식】

(가로14㎝×세로 20㎝규격)

년   월   일 실 시   ○○문화원장선거

2  차  투  표  용  지

○○문화원선거관리위원회위원장(인)

후보자성명

○○문화원직인	위원장날인

투표용지번호	제 호

【제 6 호 서식】

년   월   일 실시한 ○○문화원장 선거

개  표  결  과

선거인수	투표자수	후보자별 득표수
		○○○	○○○	○○○	계

무효투표수	기권수	투표율 (%)	유효투표율 (%)	비고

(검열 및 확인날인)

위 원	위 원	위 원	위 원	위 원	위 원	위 원 장

【제 7 호 서식】

년   월   일 실시   ○○문화원장 선거

선     거     록

○○문화원선거관리위원회

선   거   록

1. 개표장소 :

2. 개표시간 :

3. 개표소 근무자 현황

(위  원)

직위	성명	근무시간	비고

(종 사 원)

직위	성명	근무시간	비고

(선거투표자)

선 거 인 명 부 등재자수	투표자수	기권자수	투표용지 교부상황			비고
			수령매수	교부매수	잔여매수

4. 신임문화원장 선임상황

후보자(        )은(는)     년   월    일 실시한 ○○문화원장선거 개표결과 유효투표수(	) 중 (       )표로 최다 득표를 하였기에 ○○대 ○○문화원장으로 선임하였습니다.

이 선거록은 사실대로 기록・작성하였습니다.

년   월    일

위원장 :               (인)

위  원 :               (인)

위  원 :               (인)

위  원 :               (인)

위  원 :               (인)

위  원 :               (인)

간  사 :               (인)

붙  임 : 개표결과 1부.(제6호 서식)

【제 8 호 서식】

당 선 인 공 고

년   월   일 실시한 ○○문화원장 선거에 있어 다음의 후보자가 당선인으로 결정되었으므로 이를 공고합니다.

당선인 인적사항

성 명	생년월일	주 소	비 고

년   월   일

○○문화원선거관리위원회위원장(인)

【제 9 호 서식】

선 거 일 공 고

○○문화원 이사회의 결정에 따라 ○○문화원장선거의 선거일을 ○○문화원 정관 제13조에 의하여 다음과 같이 공고합니다.

1. 선 거 일 :            년          월         일(  요일)

2. 투표장소 :

3. 선거권자 : 선거공고일 현재 본원 회원명부에 등재된 회원

(임원선거관리규정 제7조·제10조)

주소 : ○○문화원 주소기재

전화 : ○○문화원 전화번호 기재

○○문화원선거관리위원회위원장 (인)

Ⅵ. 지방문화원 운영관련

법령․조례․정관(표준) 등

4. 지방문화원 지원육성조례표준(안)

제1조(목적) 이 조례는 「지방문화원진흥법」(이하 “법”이라 한다)제3조제1항 및 같은 법 제15조에서 위임한 ○○문화원의 육성․발전을 위한 경비의 보조 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “○○문화원”이란 ○○시(군․구)의 문화진흥을 위하여 법 제4조에 따라 특별시장․광역시장․도지사 또는 특별자치도지사의 인가를 받고 같은 법 제4조제3항에 따라 ○○시(군․구)를 사업구역으로 하는 문화원을 말한다.

2. “사업보조금”이란 법 제8조에 의하여 ○○문화원이 수행하는 지역문화사업 또는 사업추진을 위한 재정상의 지원을 위하여 교부하는 자금을 말한다.

3. “운영보조금”이란 법 제15조에 따라 ○○문화원의 운영에 필요한 경비를 지원하기 위하여 교부하는 자금을 말한다.

제3조(시장(군수․구청장) 등의 책무) 법 제3조제1항에 따라 ○○시장(군수․구청장)은 지방문화원을 적극적으로 지원․육성하기 위하여 필요한 시책을 강구하여야 한다.

제4조(○○문화원장의 책무) ○○문화원장은 ○○시(군․구)의 지역문화를 진흥하기 위하여 법제8조에서 규정하는 지역문화사업 및 그밖에 지역문화를 진흥시키기 위하여 필요한 사업을 개발하고 이를 성실히 수행할 책무를 가진다.

제5조(다른 법령과의 관계) ○○문화원의 지원 및 육성에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.

제6조(보조금의 지원범위) ① 법 제15조에 따라 ○○문화원에 대한 보조금 지원은 사업보조금과 운영보조금으로 한다.

② 제1항의 보조금 지원에도 불구하고 ○○시장(군수․구청장)이 필요하다고 인정하는 때에는 재산과 시설을 무상으로 대여할 수 있다.

제7조(사업보조금의 용도) 사업보조금은 법 제8조에 따른 다음 각 호의 사업을 ○○문화원이 수행하고자 할 때 지원한다.

1. 지역고유문화의 계발․보급․보존․전승 및 선양

2. 향토사의 발굴․조사․연구 및 사료의 수집․보존

3. 지역문화행사의 개최

4. 문화에 관한 자료의 수집․보존 및 보급

5. 지역 전통문화의 국내외 교류

6. 지역문화에 관한 사회교육활동

7. 지역환경보존 등 지역사회발전을 위한 문화활동

8. 지역문화 창달을 위한 사업

9. 그밖에 지역문화발전에 기여할 수 있는 사업

제8조(운영보조금의 용도) 운영보조금은 다음 각 호의 경우에 지원할 수 있다.

1. 상근직원에 대한 인건비

2. 문화원이 시설을 임대하여 사용하고 있는 임차비

3. ○○시장(군수․구청장)이 필요하다고 인정하는 운영비(제1호 및 제2호를 제외한다)

제9조(기금의 조성) ① ○○시장(군수․구청장)은 ○○문화원을 지원․육성하기 위하여 기금을 조성할 수 있다.

② 제1항의 기금은 다음 각 호의 재원으로 조성한다.

1. 시(군․구)의 출연금

2. 법제16조에 의한 개인․법인 또는 단체로부터의 출연금 또는 기부금

3. 기금운용으로 생기는 수익금

4. 그 밖의 수입금

제10조(기금관리위원회의 설치 및 구성) ① 기금의 효율적 운용을 위하여 ○○문화원기금관리위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.

② 위원회는 위원장 및 부위원장 각 1인을 포함한 5인이상 10인 이내의 위원으로 구성한다.

③ 위원장은 ○○문화원장으로 하고, 위원은 지역문화에 관한 학식과 경험이 풍부한 자로서 다음 각 호의 자로 한다.

1. ○○시장(군수․구청장)이 위촉하는 ○○시(군․구) 문화행정 관련공무원 1인 이상

2. ○○시(군․구)의회 의장이 추천하는 자 1인이상

3. 위원장이 추천하는 자 1인 이상

④ 위원회는 기금의 운용관리에 관한 다음 각 호의 사항을 심의․의결한다.

1. 기금운용계획에 관한 사항

2. 기금결산에 관한 사항

3. 그밖에 기금운용에 관하여 위원장이 필요하다고 인정하여 부의하는 사항

⑤ 위원의 임기는 2년으로 하고, 위원회의 운영에 관하여 세부적인 사항은 위원장이 정한다.

제11조(기금의 운용관리) ① 기금은 제10조에 따라 설치하는 기금관리위원회의 심의․의결을 받아 ○○문화원장이 관리한다.

② 기금은 법령에 의하여 설립된 금융기관 또는 체신기관 등에 이자율이 가장 높은 예금으로 예탁한다.

③ 기금사용은 전년도 이자수익금 범위내에서 지출하되 매년 이자의 10퍼센트 이상은 기금의 증식을 위하여 재 적립하여야 한다.

④ 기금에 여유자금이 있을 때에는 국채․공채․그밖에 유가증권의 매입 등으로 운용할 수 있다.

제12조(기금운용계획) ① ○○문화원장은 매회계년도 개시전에 기금운용계획을 위원회의 심의를 거쳐 수립하여야 한다.

② 기금운용계획에는 다음 각호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 기금의 운용규모

2. 당해 연도 기금의 사용계획

3. 기금의 대상사업

4. 그밖에 기금운용상 필요하다고 인정하는 사항

제13조(회계관리) ① 기금운용을 위한 회계관리는 ○○시(군․구)의 재무회계규칙에서 정하는 세입․세출 외 현금관리 제규정을 준용한다.

② 위원장은 감사를 위원중에서 선임하여 연 1회 정기적으로 기금의 운용상황에 따른 정기감사를 실시하도록 하고, 필요하다고 인정하는 경우에는 수시감사를 실시할 수 있다.

③ 위원장은 제1항에 의한 감사결과를 시장(군수․구청장)에게 보고하여야 하며, 시장(군수․구청장)은 기금운용이 법령 또는 조례를 위반한 경우에는 기금의 출연을 거부할 수 있다.

제14조(결산 및 보고) ① 위원장은 매회계년도마다 전년도의 기금운용결산서를 작성하여 위원회의 심의를 거쳐 출납 폐쇄후 1월 이내에 시장(군수․구청장)에게 보고하여야 한다.

② 시장(군수․구청장)은 제1항에 따른 보고를 받은 때에는 기금운용에 관하여 필요한 권고를 할 수 있다.

제15조(예산에의 계상) 시장(군수․구청장)은 매년 예산에 지방문화원을 지원․육성하기 위한 보조금 및 기금에의 출연금 항목을 편성하도록 노력하여야 한다.

제16조(공무원의 파견) ① 시장(군수․구청장)은 ○○문화원장의 요청에 따라 지역문화진흥을 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 ○○문화원에 ○○시(군수․구청장) 소속 직원을 파견하여 근무하도록 할 수 있다.

② 제1항에 따른 직원의 파견기간은 1년 이내로 하며, 보조금 및 기금의 관리운용에 관한 업무, 그밖에 지역문화진흥을 위하여 ○○문화원장이 지정한 업무를 수행하는 것으로 한다.

제17조(준용) 이 조례에 규정하지 아니한 보조금의 신청 및 지원에 관한 사항은 「○○시(군․구)보조금관리조례」를 준용한다.

부칙

제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.

지자체별 「지방문화원지원조례」 제정 현황

(기준 : 2009. 5. / 한국문화원연합회)

기 초 지자체	조 례 명	제 정 년월일
중랑구	서울특별시중랑구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2002. 04. 19 조례 제545호
구로구	서울특별시구로구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2005. 03. 30 조례 제679호
노원구	서울특별시노원구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2006. 11. 20 조례 제725호
동작구	서울특별시동작구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2008. 03. 17 조례 제847호
서초구	서울특별시서초구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2008. 06. 14 조례 제713호
양천구	서울특별시양천구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2008. 07. 25 조례 제824호
광진구	서울특별시광진구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2008. 08. 14 조례 제584호
금천구	서울특별시금천구문화원육성․진흥에관한조례	제정 2009. 04. 06 조례 제571호
동래구	부산광역시동래구동래문화원지원조례	제정 1998. 05. 30 조례 제477호 개정 2005. 09. 26 조례 제732호
북구낙동	부산광역시 북구 낙동문화원 지원조례	제정 2006. 05. 12 조례 제769호
금정구	부산광역시금정구금정문화원지원조례	제정 2000. 07. 10 조례 제578호
강서구	부산광역시강서구부산강서문화원지원조례	제정 2005. 09. 26 조례 제593호
연제구	부산광역시 연제구 연제문화원 지원조례	제정 1999. 09. 30 조례 제209호
진구	부산광역시부산진구문화원지원조례	제정 2003. 12. 31 조례 제633호
남구	부산광역시 남구 남구문화원 지원조례	제정 2007. 04. 30 조례 제762호
중구	대구광역시중구문화원지원및육성에관한조례	제정 2002. 05. 20 조례 제548호
동구	대구광역시동구문화원지원및육성에관한조례	제정 2001. 09. 29 규칙 제557호
서구	대구광역시서구문화원지원및육성에관한조례	제정 2000. 12. 30 조례 제526호
남구	대구광역시남구문화원지원및육성에관한조례	제정 2002. 04. 30 조례 제571호
수성구	대구광역시수성구문화원지원및육성에관한조례	제정 2005. 12. 12 조례 제611호
달성군	대구광역시달성군문화원지원및육성에관한조례	제정 2002. 03. 22 조례 제1789호
중구	인천광역시중구문화원지원및육성에관한조례	제정 2005. 04. 19 조례 제713호 개정 2006. 06. 26 조례 제764호 개정 2006. 10. 11 조례 제774호 개정 2007. 07. 10 조례 제799호
연수구	인천광역시연수구문화원지원및육성에관한조례	제정 2005. 10. 19 조례 제475호
서구	인천광역시서구문화원지원및육성에관한조례	제정 2002. 03. 21 조례 제681호 개정 2004. 03. 24 조례 제748호 개정 2006. 06. 26 조례 제835호 개정 2007. 06. 19 조례 제879호
강화	인천광역시강화문화원지원및육성에관한조례	제정 2008. 10. 02 조례 제1941호
남구학산	인천광역시남구문화원지원및육성에관한조례	제정 2003. 05. 22 조례 제719호 개정 2005. 10. 04 조례 제815호 개정 2007. 03. 23 조례 제883호
남동구	인천광역시남동구문화원지원및육성에관한조례	제정 2004. 11. 23 조례 제745호
계양구	인천광역시계양구문화원육성및지원에관한조례	제정 2005. 12. 30 조례 제506호 개정 2006. 06. 26 조례 제526호 개정 2007. 10. 05 조례 제583호
동구	대전광역시동구동구문화원지원조례	제정 2008. 07. 21 조례 제781호
중구	대전광역시중구중구문화원지원조례	제정 2006. 12. 29 조례 제787호
중구	대전광역시중구중구문화원지원조례	제정 2006. 12. 29 조례 제787호
유성구	대전광역시유성구유성문화원지원조례	제정 2001. 05. 18 조례 제548호
대덕구	대전광역시대덕구대덕문화원지원조례	제정 2002. 02. 26 조례 제548호
중구	울산광역시중구문화원지원및육성에관한조례	제정 2008. 05. 13 조례 제427호
남구	울산광역시남구문화원지원및육성에관한조례	제정 2009. 03. 06 조례 제502호
울주군	울산광역시울주군울주문화원지원조례	제정 2008. 06. 12 조례 제499호
수원시	수원시문화원지원및육성에관한조례	제정 2009. 04. 09 조례 제2832호
동두천시	동두천시문화원지원육성에관한조례	제정 2008. 12. 03 조례 제1453호
안산시	안산시문화원사설치및운영조례	제정 2005. 02. 17 조례 제1171호
구리시	구리시문화원육성진흥에관한조례	제정 1996. 07. 18 조례 제571호 개정 1998. 11. 02 조례 제638호 개정 1999. 10. 12 조례 제674호 개정 2001. 09. 22 조례 제778호 개정 2006. 06. 23 조례 제938호 개정 2007. 02. 15 조례 제970호
군포시	군포시문화육성기금설치및운용에관한조례	제정 2000. 01. 14 조례 제619호 개정 2002. 04. 11 조례 제741호
파주시	파주문화원지원조례	제정 2008. 05. 30 조례 제775호
화성시	화성군문화원지원육성에관한조례	제정 1997. 11. 28 조례 제1678호
포천시	포천시문화원육성기금설치및운영조례	제정 1998. 07. 15 조례 제1594호 개정 1998. 10. 09 조례 제1607호
철원군	철원군문화원육성진흥에관한조례	제정 1997. 03. 19 조례 제1634호 개정 2001. 11. 12 조례 제1830호
인제군	인제군문화원지원및육성조례	제정 1999. 01. 19 조례 제1618호 개정 2008. 07. 31 조례 제1941호
청주시	청주시문화원육성및진흥에관한조례	제정 2009. 05. 08 조례 제2660호
보령시	보령시대천문화원지원조례	제정 2007. 12. 20 조례 제 720호
서산시	서산시서산문화원지원및육성에관한조례	제정 2008. 07. 10 조례 제 681호
논산시	논산문화원지원및육성에관한조례	제정 2007. 03. 30 조례 제555호
예산군	예산군문화원육성과지원에관한조례	제정 2008. 12. 26 조례 제1856호
당진군	당진군당진문화원지원및육성에관한조례	제정 2007. 12. 28 조례 제1854호
익산시	익산시문화원설치및관리운영위탁에관한조례	제정 2000. 11. 13 조례 제557호
함평군	함평군문화원육성진흥에관한조례	제정 2002. 12. 31 조례 제1725호
고령군	고령군문화원육성조례	제정 2003. 01. 11 조례 제1736호 개정 2008. 10. 09 조례 제1883호
통영시	통영시문화원육성기금설치및운용조례	제정 2001. 01. 19 조례 제383호 개정 2005. 04. 08 조례 제559호 개정 2005. 08. 10 조례 제577호
제주특별자치도	제주도지방문화원지원및육성에관한조례	제정 2006. 05. 10 조례 제2640호

총 57개 문화원 육성조례제정

Ⅶ. 기타 (관련 법령 및 규정)

1. 문화체육관광부 및 문화재청 소관 비영리법인의 설립 및 감독에

관한 규칙

[시행 2009.12.31] [문화체육관광부령 제54호, 2009.12.31, 일부개정]

제1조(목적) 이 규칙은 「민법」의 규정에 의하여 문화체육관광부장관 또는 문화재청장이 주무관청이 되는 비영리법인의 설립 및 감독에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2005.6.4, 2008.3.6>

제2조(적용범위) 제1조의 규정에 의한 비영리법인(이하 "법인"이라 한다)의 설립허가, 법인사무의 검사 및 감독 등에 관하여는 다른 법령에 특별히 규정된 것을 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제3조(설립허가의 신청) 「민법」 제32조의 규정에 의하여 법인의 설립허가를 받고자하는 자(이하 "설립발기인"이라 한다)는 별지 제1호서식에 의한 법인설립허가신청서(전자문서로 된 신청서를 포함한다)에 다음 각호의 서류(전자문서를 포함한다)를 첨부하여 문화체육관광부장관 또는 문화재청장(권한의 위임이 있는 경우에는 그 위임을 받은 특별시장ㆍ광역시장ㆍ도지사 및 특별자치도지사를 말한다. 이하 "주무관청"이라 한다)에게 제출하여야 한다. 이 경우 주무관청은 「전자정부법」 제21조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 재산목록에 기재된 재산 중 토지 또는 건물의 등기부 등본을 확인하여야 한다. <개정 2005.6.4, 2008.3.6, 2009.12.31>

1. 설립발기인의 성명ㆍ주민등록번호ㆍ주소 및 약력을 기재한 서류(설립발기인이 법인인 경우에는 그 명칭, 주된 사무소의 소재지, 대표자의성명ㆍ주민등록번호ㆍ주소와 정관을 기재한 서류) 1부

2. 정관 1부

3. 재산목록(재단법인에 있어서는 기본재산과 운영재산으로 구분하여 기재하여야 한다) 및 그 입증서류와 출연의 신청이 있는 경우에는 그 사실을 증명하는 서류 각1부

4. 당해 사업연도분의 사업계획 및 수지예산을 기재한 서류 1부

5. 임원 취임예정자의 성명ㆍ주민등록번호ㆍ주소 및 약력을 기재한 서류와 취임승낙서 각 1부

6. 창립총회회의록 (설립발기인이 법인인 경우에는 법인설립에 관한 의사의 결정을 증명하는 서류) 사본 1부

제4조(설립허가) ① 주무관청은 법인설립허가신청의 내용이 다음 각호의 기준에 적합한 경우에 한하여 이를 허가한다.

1. 법인의 목적과 사업이 실현 가능할 것

2. 목적하는 사업을 수행할 수 있는 충분한 능력이 있고, 재정적 기초가 확립되어있거나 확립될 수 있을 것

3. 다른 법인과 동일한 명칭이 아닐 것

② 주무관청은 법인설립허가신청을 받은 때에는 특별한 사유가 없는 한 20일 이내에 이를 심사하여 허가 또는 불허가의 처분을 하고, 이를 서면으로 신청인에게 통지하여야 한다. 이 경우 허가를 하는 때에는 별지 제2호서식에 의한 법인설립허가증을 신청인에게 교부하고, 법인설립허가대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다.

③ 주무관청은 법인의 설립허가를 하는 때에는 필요한 조건을 붙일 수 있다.

제5조(설립관련 보고) ①법 인의 설립허가를 받은 자는 그 허가를 받은 후 지체 없이 제3조제3호의 규정에 의한 재산을 법인에 이전하고 1월 이내에 그 이전을 증명하는 등기소 또는 금융회사 등의 증명서를 주무관청에 제출하여야 한다. <개정 2009.12.31>

② 법인은「민법」 제49조 내지 제52조의 규정에 의하여 법인설립 등의 등기를 한 때에는 10일 이내에 등기부등본 1부를 주무관청에 제출하여야 한다. <개정 2005.6.4>

제6조(정관변경의 허가 신청) 「민법」 제42조제2항ㆍ동법 제45조제3항 또는 동법 제46조의 규정에 의한 정관변경의 허가를 받고자 하는 법인은 별지 제3호 서식에 의한 법인정관변경허가신청서(전자문서로 된 신청서를 포함한다)에 다음 각호의 서류(전자문서를 포함한다)를 첨부하여 주무관청에 제출하여야 한다. <개정 2005.6.4>

1. 변경사유서 1부

2. 개정될 정관(신ㆍ구조문대비표를 첨부한다) 1부

3. 정관의 변경에 관계되는 총회 또는 이사회의 회의록 사본 1부

4. 기본재산의 처분에 따른 정관변경의 경우에는 처분의 사유, 처분재산의 목록, 처분의 방법 등을 기재한 서류 1부

제7조 삭제 <2005.6.4>

제8조(법인사무의 검사ㆍ감독) ① 주무관청은 「민법」 제37조의 규정에 의한 법인사무의 검사 및 감독을 위하여 불가피한 경우에는 법인에게 관계서류ㆍ장부기타 참고자료의 제출을 명하거나 소속공무원으로 하여금 법인의 사무 및 재산상황을 검사하게 할 수 있다. <개정 2005.6.4>

② 제1항의 규정에 의하여 법인사무를 검사하는 공무원은 그 자격을 증명하는 증표를 관계인에게 제시하여야 한다.

제9조(설립허가의 취소) 주무관청은 「민법」 제38조의 규정에 의하여 법인의 설립허가를 취소하고자 하는 경우에는 청문을 실시하여야 한다. <개정 2005.6.4>

제10조(해산신고) 법인이 해산한 때(파산에 의한 해산의 경우를 제외한다)에는 그 청산인은 「민법」 제85조제1항의 규정에 의하여 해산등기를 완료한 후 지체 없이 별지 제4호서식에 의한 법인해산신고서(전자문서로 된 신고서를 포함한다)에 다음 각호의 서류(전자문서를 포함한다)를 첨부하여 주무관청에 제출하여야 한다. 이 경우 주무관청은 「전자정부법」 제21조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 법인등기부 등본을 확인하여야 한다. <개정 2005.6.4, 2009.12.31>

1. 해산당시의 재산목록 1부

2. 잔여재산의 처분방법의 개요를 기재한 서류 1부

3. 해산당시의 정관 1부

4. 사단법인이 총회의 결의에 의하여 해산한 때에는 당해 결의를 한 총회의 회의록 사본 1부

5. 재단법인의 해산시 이사회의 해산결의가 있는 때에는 당해 결의를 한 이사회의 회의록 사본 1부

제11조(잔여재산처분의 허가) 법인의 이사 또는 청산인이 「민법」 제80조제2항의 규정에 의하여 잔여재산의 처분에 대한 허가를 받고자 하는 때에는 그 처분사유, 처분하고자 하는 재산의 종류ㆍ수량ㆍ금액 및 처분방법을 기재한 별지 제5호서식의 잔여재산처분허가신청서(전자문서로 된 신청서를 포함한다)를 주무관청에 제출하여야 한다. <개정 2005.6.4, 2009.12.31>

제12조(청산종결의 신고) 청산인은 법인의 청산이 종료된 때에는 「민법」 제94조의 규정에 의하여 이를 등기한 후, 별지 제6호서식의 청산종결신고서를 주무관청에 제출하여야 한다. <개정 2005.6.4, 2009.12.31>

부칙  <제54호, 2009.12.31>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

2. 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정

[시행 2012. 1.22] [대통령령 제23521호, 2012. 1.20, 타법개정]

제1장 총칙

제1조(목적) 이 영은 행정기관의 행정업무 운영에 관한 사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 도모하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 중앙행정기관(대통령 직속기관과 국무총리 직속기관을 포함한다. 이하 같다)과 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군(軍)의 기관(이하 "행정기관"이라 한다)의 행정업무 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영에서 정하는 바에 따른다.

제3조(정의) 이 영에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "공문서"란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. "문서과"란 행정기관 내의 공문서를 분류ㆍ배부ㆍ보존하는 업무를 수행하거나 수신ㆍ발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 과(課)ㆍ담당관 등을 말한다.

4. "처리과"란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등을 말한다.

5. "서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자[제10조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다. 이하 같다] 또는 발신명의인이 공문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

6. "전자이미지서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

7. "전자문자서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8. "행정전자서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 「전자정부법 시행령」 제29조에 따른 인증기관으로부터 인증을 받은 것을 말한다.

9. "전자이미지관인"이란 관인의 인영(印影)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

10. "전자문서시스템"이란 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

11. "업무관리시스템"이란 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 제22조제1항에 따른 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

12. "행정정보시스템"이란 행정기관이 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등을 통합한 시스템을 말한다.

13. "정보통신망"이란 「전기통신사업법」 제2조제2호에 따른 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

제2장 공문서 관리 등 행정업무의 처리

제1절 공문서의 작성 및 처리

제4조(공문서의 종류) 공문서(이하 "문서"라 한다)의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.

1. 법규문서: 헌법ㆍ법률ㆍ대통령령ㆍ총리령ㆍ부령ㆍ조례ㆍ규칙(이하 "법령"이라 한다) 등에 관한 문서

2. 지시문서: 훈령ㆍ지시ㆍ예규ㆍ일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

3. 공고문서: 고시ㆍ공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

4. 비치문서: 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

5. 민원문서: 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서

6. 일반문서: 제1호부터 제5호까지의 문서에 속하지 아니하는 모든 문서

제5조(문서의 전자적 처리) 행정기관의 장(법령에 따라 행정권한을 위임받거나 위탁받은 자를 포함한다. 이하 같다)은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다.

제6조(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다.

③ 제2항에도 불구하고 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다.

제7조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

제8조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.

② 문서의 기안은 행정안전부령으로 정하는 기안문으로 하여야 한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③ 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 행정기관에서 기안하여야 한다.

④ 기안문에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말한다)와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서에는 발의자와 보고자의 표시를 생략할 수 있다.

1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서

2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서

3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제9조(문서의 검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.

② 기안문의 내용이 행정기관 내의 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 보조기관 또는 보좌기관의 협조를 받아야 한다.

③ 보조기관 또는 보좌기관이 제1항에 따라 기안문을 검토하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문을 직접 수정하거나 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

④ 보조기관 또는 보좌기관이 제2항에 따라 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제10조(문서의 결재) ① 문서는 해당 행정기관의 장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다.

② 행정기관의 장은 업무의 내용에 따라 보조기관 또는 보좌기관이나 해당 업무를 담당하는 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 해당 기관의 장이 훈령이나 지방자치단체의 규칙으로 정한다.

③ 제1항이나 제2항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 한다.

제11조(문서의 등록 등) ① 행정기관은 문서를 생산(제6조제1항에 따라 문서가 성립된 경우를 말한다. 이하 같다)하였을 때에는 지체 없이 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따라 생산등록번호(이하 "생산등록번호"라 한다)를 부여하고 등록하여야 한다.

② 제4조제1호부터 제3호까지의 규정에 따른 문서에는 생산등록번호 외에 행정안전부령으로 정하는 번호를 부여한다.

제12조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 행정안전부령으로 정하는 시행문으로 작성하여 발신한다.

② 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성ㆍ시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성ㆍ시행하여야 한다.

제13조(발신 명의) ① 문서의 발신 명의는 행정기관의 장으로 한다. 다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 발신 명의는 그 합의제기관으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다.

③ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신 명의를 표시하지 아니한다.

제14조(관인날인 또는 서명) ① 제13조제1항 본문 또는 단서에 따라 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 찍는다. 이 경우 제13조제1항 본문에 따라 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 행정기관의 장이 관인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자문자서명과 행정전자서명은 제외한다)을 할 수도 있다.

② 제13조제2항에 따라 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다.

③ 관보나 신문 등에 실리는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

④ 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 관인의 날인을 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 관인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.

제15조(문서의 발신) ① 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

② 하급기관이 바로 위 상급기관 외의 상급기관(바로 위 상급기관에 대한 지휘ㆍ감독권을 가지는 상급기관을 말한다)에 발신하는 문서 중에서 필요하다고 인정되는 문서는 그 바로 위 상급기관을 거쳐 발신하여야 한다.

③ 상급기관이 바로 아래 하급기관 외의 하급기관(바로 아래 하급기관의 지휘ㆍ감독을 받는 하급기관을 말한다)에 발신하는 문서 중에서 필요하다고 인정되는 문서는 그 바로 아래 하급기관을 거쳐서 발신하여야 한다.

④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.

1. 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우

2. 수신자의 명칭이 변경된 경우

3. 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

4. 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우

제16조(문서의 발신방법 등) ① 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 업무의 성질상 제1항에 따른 발신방법이 적절하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편ㆍ팩스 등의 방법으로 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다.

③ 행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있다.

④ 행정기관의 장은 문서를 수신ㆍ발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다.

⑤ 결재권자는 비밀사항이거나 누설되면 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때에는 그 문서 내용의 암호화 등 보안 유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다.

제17조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정할 수 있다.

제18조(문서의 접수ㆍ처리) ① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다)를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 행정안전부령으로 정하는 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다.

② 제1항에도 불구하고 문서과에서 받은 문서는 문서과에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적고 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다. 이 경우 처리과는 배부받은 문서에 접수등록번호를 표시하거나 적는다.

③ 행정기관은 문서의 접수 및 배부 경로에 관한 정보를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다.

④ 처리과에서 문서 수신ㆍ발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 행정안전부령으로 정하는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

⑤ 제4항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 조직 관계 법령 또는 제60조에 따라 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑥ 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 부여한 공무원의 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 행정기관이 아닌 자로부터 받은 문서는 제1항부터 제5항까지의 규정에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 대한 위조ㆍ변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시와 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.

제19조(문서의 쪽 번호 등 표시) 2장 이상으로 이루어진 문서가 제1호 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2호 각 목의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인(間印) 등을 하여야 한다.

1. 대상 문서

가. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

2. 표시 방법

가. 전자문서인 경우: 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 전자적 방법으로 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.

나. 종이문서인 경우: 관인 관리자가 관인을 이용하여 간인한다. 다만, 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공(穿孔)방식으로 표시할 수 있다.

제20조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에는 제7조, 제13조, 제14조, 제17조 및 제19조를 적용하지 아니할 수 있고, 법규문서 중에서 법률에 관한 문서는 이 영의 적용을 받지 아니하는 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그 관행에 따를 수 있다.

제2절 업무관리시스템의 구축ㆍ운영

제21조(업무관리시스템) ① 행정기관의 장은 업무처리의 모든 과정을 효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 업무관리시스템의 구축ㆍ운영이 곤란하거나 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 중앙행정기관, 지방자치단체 또는 지방교육행정기관의 장은 제1항 본문에 따라 업무관리시스템을 구축ㆍ운영하는 경우에 그 소속기관 등을 포함하여 구축ㆍ운영할 수 있다.

③ 행정안전부장관은 제1항과 제2항에 따른 업무관리시스템의 구축ㆍ운영을 지원하기 위한 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

제22조(업무관리시스템의 구성 및 운영) ① 업무관리시스템에는 행정기관 업무의 기능별 단위 과제의 담당자ㆍ내용ㆍ추진실적 등을 기록ㆍ관리하기 위한 카드(이하 "과제관리카드"라 한다)와 문서의 작성ㆍ검토ㆍ결재ㆍ등록ㆍ공개 등 문서처리의 모든 과정을 기록ㆍ관리하는 카드(이하 "문서관리카드"라 한다) 등이 포함되어야 한다. 이 경우 문서관리카드는 다음 각 호의 사항을 포함하여야 한다.

1. 기안 내용

2. 의사결정 과정에서 제기된 의견, 수정 내용과 지시 사항

3. 의사결정 내용

② 제1항과 제2항에서 규정한 사항 외에 업무관리시스템의 구성 및 운영 등에 필요한 세부사항은 행정안전부령으로 정한다.

제23조(업무관리시스템 등과 행정정보시스템 간의 연계ㆍ운영) ① 행정기관의 장은 효율적인 업무수행을 위하여 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 기능분류시스템(행정기관의 업무를 기능별로 분류하고 관련 행정정보를 연계하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다. 이하 같다) 등 행정정보시스템과 연계하여 운영하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 연계하여 운영하는 것이 적합하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 행정기관의 장은 업무관리시스템으로 관리한 업무실적 등을 효과적으로 활용하도록 노력하여야 한다.

제24조(업무관리시스템 등의 표준 고시) ① 행정안전부장관은 다음 각 호의 표준을 정하여야 한다. 다만, 「산업표준화법」에 따른 한국산업표준이 제정되어 있는 사항은 그 표준을 따른다.

1. 업무관리시스템의 규격에 관한 표준과 업무관리시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

2. 전자문서시스템의 규격에 관한 표준과 전자문서시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

3. 업무관리시스템 또는 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계를 위한 표준

② 행정안전부장관은 제1항에 따른 규격ㆍ유통 및 연계에 관한 표준을 정하였으면 그 내용을 관보에 고시하고 인터넷에 게시하여야 한다. 그 표준을 변경하는 경우에도 또한 같다.

③ 행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 제2항에 따라 고시된 표준과 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제39조에 따른 표준에 적합한 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다.

제25조(정부전자문서유통지원센터) ① 행정안전부장관은 전자문서의 원활한 유통을 지원하기 위하여 행정안전부에 정부전자문서유통지원센터(이하 이 조에서 "센터"라 한다)를 둔다.

② 센터는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 전자문서의 원활한 유통을 위한 지원과 유통 및 연계에 관한 표준 등의 운영

2. 전자문서의 효율적인 유통을 위한 프로그램의 개발 및 보급

3. 전자문서의 유통 시 발생하는 장애를 복구하기 위한 지원

4. 유통되는 전자문서의 위조ㆍ변조ㆍ훼손 또는 유출을 방지하기 위한 보호대책 마련

③ 제1항 및 제2항에서 규정한 사항 외에 센터의 운영에 필요한 세부 사항은 행정안전부령으로 정한다.

제3절 서식의 제정 및 활용

제26조(서식의 제정) 행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다.

제27조(서식 제정 방법) ① 다음 각 호의 서식은 법령으로 정하여야 한다. 다만, 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 고시ㆍ훈령ㆍ예규 등으로 정할 수 있다.

1. 국민의 권리ㆍ의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식

2. 인가, 허가, 승인 등 민원에 관계되는 서식

3. 행정기관에서 공통적으로 사용하는 서식 중 중요한 서식

② 제1항에 따른 서식 외의 서식은 고시ㆍ훈령ㆍ예규 등으로 정할 수 있다.

제28조(서식 설계의 일반 원칙) ① 서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 하여야 한다.

② 서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하고, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

③ 서식은 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 아니하고 그 서식 자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호ㆍ접수등록번호ㆍ수신자ㆍ시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

④ 법령에서 서식에 날인하여야 한다고 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 하여야 한다.

⑤ 서식에는 가능하면 행정기관의 로고ㆍ상징ㆍ마크ㆍ홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

⑥ 민원서식에는 민원인의 편의를 도모하기 위하여 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여야 하며, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

⑦ 서식에는 용지의 규격과 지질을 표시하여야 한다.

⑧ 제1항부터 제7항까지에서 규정한 사항 외에 서식 설계에 관한 세부 기준은 행정안전부령으로 정한다.

제29조(서식의 승인 등) ① 중앙행정기관이 제27조제1항 각 호 외의 부분 본문에 따라 법령으로 서식을 정하거나 변경하려는 경우에는 제28조에 따라 설계하여 행정안전부장관의 승인을 받아야 한다.

② 중앙행정기관의 소속기관이 서식을 정하거나 변경하려는 경우에는 제28조에 따라 설계하여 소속 중앙행정기관의 장의 승인을 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항에 따라 승인된 서식을 업무관리시스템, 행정정보시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요 내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식 등을 변경할 수 있고, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자크기, 용지의 지질 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 제1항 및 제2항에도 불구하고 사후통보로 승인을 갈음할 수 있다.

④ 서식을 제정한 기관은 그 서식을 폐지하였을 때에는 지체 없이 그 서식을 승인한 기관에 그 사실을 통보하여야 한다.

⑤ 제27조제1항 각 호 외의 부분 본문에 따른 서식 외에 지방자치단체의 장이나 지방교육행정기관의 장은 소관 업무의 수행을 위하여 필요한 서식을 제28조에 따라 정할 수 있다.

제30조(서식 승인의 신청) ① 중앙행정기관은 해당 법령의 입법예고와 동시에 제29조제1항에 따른 서식 승인의 신청을 하여야 한다.

② 둘 이상 기관의 업무에 관계되는 서식은 관계 기관 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.

제31조(서식의 제공) 행정기관의 장은 정보통신망을 이용하여 소관 업무와 관련된 서식을 제공하여 국민이 편리하게 그 서식을 사용할 수 있도록 노력하여야 한다.

제32조(서식에 해당 국가 언어의 병기 등) 재외공관의 장은 재외공관에서 사용하는 서식에 그 국가의 언어를 병기(倂記)하여 사용하게 하거나 그 국가의 언어로 번역한 서식을 사용하게 할 수 있다.

제4절 관인의 관리

제33조(관인의 종류 및 비치) ① 관인은 행정기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 청인(廳印)과 행정기관의 장이나 보조기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인(職印)으로 구분한다.

② 각급 행정기관은 다음 각 호의 구분에 따라 관인을 가진다.

1. 합의제기관은 청인을 가진다. 다만, 행정기관의 소관 사무에 관한 자문에 응하기 위하여 설립된 합의제기관은 필요한 경우에만 청인을 가진다.

2. 제1호 외의 기관은 그 기관장의 직인을 가진다.

3. 「정부조직법」 제6조제2항에 따라 보조기관이 위임받은 사무를 행정기관으로서 처리하는 경우에는 그 사무 처리를 위하여 직인을 가진다.

4. 합의제기관의 장이 법령에 따라 합의제기관의 장으로서 사무를 처리하는 경우에는 그 사무 처리를 위하여 직인을 가질 수 있다.

③ 각급 행정기관은 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지관인을 가진다.

제34조(특수 관인) ① 행정기관의 장은 유가증권 등 특수한 증표 발행, 민원업무 또는 재무에 관한 업무 등 특수한 업무 처리에 사용하는 관인을 따로 가질 수 있다.

② 세입징수관, 지출관, 회계 등 재무에 관한 업무를 담당하는 공무원의 직인은 기획재정부장관이, 국립의 각급 학교에서 사용하는 관인은 교육과학기술부장관이, 외교통상부와 재외공관에서 외교문서에 사용하는 관인은 외교통상부장관이, 검찰기관에서 사용하는 관인은 법무부장관이, 군 기관에서 사용하는 관인은 국방부장관이 각각 그 규격과 등록 등 관리에 필요한 사항을 정한다.

제35조(규격) 관인의 모양은 별표의 규격을 초과하지 아니하는 범위에서 행정기관의 장이 정한다.

제36조(등록) ① 행정기관은 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 관인의 인영을 그 행정기관의 관인대장에 등록하여야 하며, 전자이미지관인의 인영은 그 행정기관의 전자이미지관인대장에 등록하여야 한다. 다만, 부득이한 경우에는 그 행정기관의 바로 위 상급기관에 등록할 수 있다.

② 행정기관은 제1항에 따라 등록하지 아니한 관인을 사용할 수 없다.

③ 행정기관의 장은 관인을 위조ㆍ변조하거나 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

제37조(재등록 및 폐기) ① 행정기관이 분실, 마멸, 그 밖의 사유로 관인을 갱신할 때에는 제36조에 따라 등록한 행정기관에 갱신한 관인을 등록(이하 "재등록"이라 한다)하여야 한다.

② 행정기관이 관인을 폐기할 때에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 관인대장에 관인 폐기일과 폐기 사유 등을 적고, 그 관인을 제39조에 따른 관인폐기 공고문과 함께 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따른 영구기록물관리기관에 이관하여야 한다. 이 경우 영구기록물관리기관은 폐기된 관인이 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.

③ 전자이미지관인을 사용하는 기관은 관인을 폐기하거나 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지관인을 삭제하고, 재등록한 관인의 인영을 전자이미지관인으로 재등록하여 사용하여야 한다.

④ 전자이미지관인을 사용하는 기관은 사용 중인 전자이미지관인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지관인을 재등록하여 사용하여야 한다.

⑤ 제3항과 제4항에 따라 전자이미지관인을 폐기하거나 재등록하는 경우 전자이미지관인대장에 그 사유를 적어야 한다.

제38조(전자이미지관인의 제출 및 관리) ① 둘 이상의 행정기관이 공동으로 사용하는 행정정보시스템을 구축ㆍ운영하는 행정기관의 장(이하 이 조에서 "행정정보시스템 운영기관장"이라 한다)은 그 행정정보시스템에 전자이미지관인을 전자입력하기 위하여 그 행정정보시스템을 사용하는 행정기관의 장에게 전자이미지관인을 제출하게 할 수 있다.

② 제1항에 따라 전자이미지관인을 제출한 행정기관의 장은 제37조에 따라 전자이미지관인을 재등록하거나 폐기하려는 경우에는 그 사실을 지체 없이 행정정보시스템 운영기관장에게 통보하여야 한다.

③ 제37조에 따라 전자이미지관인을 재등록하거나 폐기한 행정기관의 장은 공동으로 사용하는 행정정보시스템에 재등록한 전자이미지관인을 전자입력하거나 폐기한 전자이미지관인을 삭제하여야 한다. 다만, 직접 전자이미지관인을 전자입력하거나 삭제할 수 없는 경우에는 행정정보시스템 운영기관장이 제37조에 따라 재등록된 전자이미지관인을 제출받아 전자입력하거나 폐기된 전자이미지관인을 삭제할 수 있다.

제39조(공고) 제36조에 따른 등록기관은 관인을 등록 또는 재등록하거나 폐기하였을 때에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 그 사실을 관보에 공고하여야 한다.

제40조(공인) 지방자치단체의 기관에서 사용하는 공인(公印)에 관하여는 이 절의 규정에도 불구하고 그 지방자치단체의 조례로 정하는 바에 따른다.

제3장 행정업무의 효율적 수행

제1절 업무의 협조

제41조(기관 간 업무협조) ① 행정기관이나 행정기관의 보조기관 또는 보좌기관(이하 이 조에서 "기관"이라 한다)은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행하려면 해당 업무의 기획ㆍ확정ㆍ공표 또는 시행 전에 관계 기관의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무협조를 요청받은 기관은 그 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다.

1. 둘 이상의 기관이 공동으로 수행할 필요가 있는 업무

2. 다른 기관의 행정지원을 필요로 하는 업무

3. 다른 기관 또는 상급기관의 인가ㆍ승인 등을 거쳐야 하는 업무

4. 그 밖에 다른 기관의 협의ㆍ동의 및 의견조회 등이 필요한 업무

② 업무협조를 요청하는 경우에 그 취지와 추진계획 등 그 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 보내야 한다.

③ 제1항 및 제2항에서 규정한 사항 외에 업무협조에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

제42조(업무협조를 위한 전자적 시스템의 구축ㆍ운영) ① 행정안전부장관은 제41조에 따른 기관 간 업무협조가 원활하게 수행되도록 지원하기 위한 전자적 시스템(이하 "협업시스템"이라 한다)을 구축ㆍ운영할 수 있다.

② 행정기관의 장은 제41조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행하는 경우 협업시스템을 이용하여 기관 간 업무협조를 하도록 노력하여야 하며, 협업시스템을 이용하여 업무협조를 요청하거나 요청받은 기관은 관련 문서 등을 협업시스템을 통하여 공동으로 이용할 수 있도록 하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 협업시스템을 통하여 공동이용하는 것이 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

③ 제1항 및 제2항에서 규정한 사항 외에 협업시스템의 구축ㆍ운영 등에 필요한 세부 사항은 행정안전부장관이 정한다.

제43조(협업시스템의 활용 촉진) ① 행정기관의 장은 소관 업무 중 협업시스템을 이용하여 업무를 수행한 실적 등 협업시스템 활용 실태를 평가ㆍ분석하고 그 활용을 촉진하여야 한다.

② 행정안전부장관은 각급 행정기관의 협업시스템 활용 실태를 점검ㆍ평가하고 필요한 지원을 할 수 있다.

제2절 융합행정의 촉진

제44조(융합행정의 촉진) ① 행정기관의 장은 업무의 효율성을 높이고 행정서비스에 대한 국민의 만족도를 높이기 위하여 다른 기관과 공동의 목표를 설정하고 해당 기관 상호간의 기능을 연계하거나 시설ㆍ장비 및 정보 등을 공동으로 활용하는 방식의 행정(이하 "융합행정"이라 한다)을 구현하고 이에 적합한 업무과제(이하 "융합행정과제"라 한다)를 발굴하여 수행하도록 노력하여야 한다.

② 행정안전부장관은 융합행정을 촉진하기 위한 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

제45조(협의체 구성 및 업무협약 체결) 행정기관은 융합행정과제의 효율적인 수행을 위하여 필요한 경우 관계 기관과 협의체를 구성하거나 융합행정과제의 목적, 협력 범위 및 기능 분담 등에 관한 업무협약을 체결할 수 있다.

제46조(융합행정과제의 점검ㆍ관리 및 지원) ① 융합행정과제를 수행하는 행정기관은 관계 기관과 협조하여 그 진행 상황을 지속적으로 점검하여야 한다.

② 행정기관의 장은 그 기관의 융합행정과제의 수행 성과를 평가ㆍ분석하고 체계적으로 관리하여야 한다.

③ 행정안전부장관은 관련 행정기관이 요청할 경우 융합행정에 필요한 지원을 할 수 있다.

제3절 지식행정의 활성화

제47조(행정기관의 지식행정 활성화) ① 행정기관의 장은 해당 기관의 행정정보, 행정업무 수행의 경험 및 업무에 관한 지식(이하 "행정지식"이라 한다)의 공동이용 등을 통하여 정책과 행정서비스의 질을 높이는 방식의 행정(이하 "지식행정"이라 한다)을 활성화하도록 노력하여야 한다.

② 중앙행정기관, 지방자치단체 및 지방교육행정기관의 장은 다음 각 호의 사항을 포함하는 지식행정활성화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. 다만, 「전자정부법 시행령」 제35조제1항에 따른 행정지식관리시스템(이하 "행정지식관리시스템"이라 한다)을 구축ㆍ운영하지 아니하는 경우에는 제4호의 사항은 제외할 수 있다.

1. 지식행정의 목표 및 활용 전략

2. 지식행정 담당자의 지정

3. 지식행정 활성화를 위한 평가ㆍ보상 방안

4. 행정지식관리시스템의 관리자의 지정 및 운영에 관한 사항

5. 그 밖에 지식행정 활성화를 위하여 필요한 사항

③ 행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 행정지식관리시스템과 「전자정부법 시행령」 제35조제3항에 따라 행정안전부장관이 구축ㆍ운영하는 행정지식의 공동 활용을 위한 시스템(이하 "정부통합지식행정시스템"이라 한다)을 연계하여 행정지식이 범정부적으로 활용ㆍ관리되도록 노력하여야 한다.

제48조(정부지식행정활성화계획) 행정안전부장관은 행정기관의 지식행정 활성화를 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 정부지식행정활성화계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

1. 정부 지식행정 활성화 추진 전략

2. 행정지식관리시스템과 정부통합지식행정시스템의 운영 및 활용 실태의 점검ㆍ평가에 관한 사항

3. 지식행정 우수사례 발굴ㆍ포상에 관한 사항

4. 분야별 전문가가 질의에 답변하는 운영방식 등 전문지식 활용 촉진에 관한 사항

5. 그 밖에 정부 지식행정 활성화를 위하여 필요한 지원 등에 관한 사항

제4절 정책연구의 관리

제49조(정책연구) 중앙행정기관(그 소속기관을 포함한다. 이하 이 절에서 같다)의 장은 정책의 개발 또는 주요 정책현안에 대한 조사ㆍ연구 등을 목적으로 정책연구를 수행할 자(이하 "연구자"라 한다)와의 계약을 통하여 정책연구를 하게 할 수 있다.

제50조(정책연구심의위원회 설치) ① 중앙행정기관의 장은 제49조에 따른 계약을 통한 정책연구(이하 "정책연구"라 한다)에 관한 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 정책연구심의위원회(이하 이 절에서 "위원회"라 한다)를 둔다.

1. 연구과제와 연구자의 선정에 관한 사항

2. 연구결과의 평가에 관한 사항

3. 연구결과의 활용상황 점검 및 공개 등에 관한 사항

4. 그 밖에 정책연구의 체계적인 관리를 위하여 필요한 사항

② 위원회는 위원회의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 필요하면 소위원회를 둘 수 있으며, 제1항 각 호의 사항 중에서 연구과제의 선정을 제외한 사항에 대한 심의를 소위원회에 위임할 수 있다. 이 경우 위원회는 소위원회의 심의 내용을 확인ㆍ점검할 수 있다.

③ 위원회나 소위원회의 위원은 본인 또는 본인의 배우자, 4촌 이내의 혈족, 2촌 이내의 인척 또는 그 사람이 속한 기관ㆍ단체와의 정책연구 계약에 관한 사항의 심의ㆍ의결에 관여하지 못한다.

④ 제1항부터 제3항까지에서 규정한 사항 외에 위원회와 소위원회의 구성ㆍ운영 등에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

제51조(연구과제와 연구자의 선정) ① 중앙행정기관의 장은 공정하고 투명하게 정책연구가 이루어지도록 위원회의 심의를 거쳐 연구과제를 선정하여야 하며 연구과제별로 담당부서의 과장급 공무원을 과제담당관으로 지정하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 위원회의 심의를 거치지 아니한다.

1. 제2항 각 호에 따라 위원회의 심의를 거치지 아니하고 연구자를 선정하여 정책연구를 하는 경우 중 긴급하게 정책연구를 할 필요가 있어 연구과제를 선정하는 경우

2. 예산의 편성에 따라 특정 사업 수행의 일부로 정책연구 사업이 정해진 경우로서 그 사업을 주관하는 부서의 장이 그 사업의 내용에 따라 연구과제를 선정하는 경우

② 중앙행정기관의 장은 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」에 따른 계약의 방법으로 연구자를 선정하되, 같은 법에 따라 계약상대자를 결정하기 전에 연구자 선정에 관하여 위원회의 심의를 거쳐야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 위원회의 심의를 거치지 아니한다.

1. 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 제7조 본문에 따른 일반경쟁 방식으로 연구자를 선정하는 경우

2. 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제13조에 따른 입찰참가자격 사전심사를 하는 경우

3. 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제43조제1항에 따라 제안서를 제출받아 평가하는 경우

제52조(연구결과의 평가 및 활용) 중앙행정기관의 장은 정책연구가 종료된 후 그 정책연구결과를 평가하여야 하며, 정책연구 종료일부터 6개월 이내에 정책연구결과 활용상황을 점검하여야 한다. 이 경우 정책연구결과 평가 및 활용상황 점검에 관한 사항은 위원회의 심의를 거쳐야 한다.

제53조(정책연구관리시스템의 구축ㆍ운영) 행정안전부장관은 중앙행정기관이 전자적으로 정책연구과정을 관리하고 정책연구결과를 공동으로 이용할 수 있도록 정책연구관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다.

제54조(정책연구의 공개) 중앙행정기관의 장은 다음 각 호의 사항을 그 공개가 가능한 때에 지체 없이 정책연구관리시스템을 통하여 공개하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에 따른 비공개대상정보에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 정책연구의 계약 체결 내용

2. 정책연구결과 및 그 평가 결과

3. 정책연구결과 활용상황

4. 그 밖에 중앙행정기관의 장이 필요하다고 인정하는 정책연구에 관한 사항

제55조(기관별 성과점검 등 관리) ① 중앙행정기관의 장은 매년 기관의 정책연구 추진과정, 연구결과의 공개 및 활용상황 등을 점검하여야 한다.

② 행정안전부장관은 제1항에 따른 기관별 점검사항을 종합하여 정책연구의 성과를 점검할 수 있다.

③ 행정안전부장관은 제2항에 따른 종합점검 결과를 해당 중앙행정기관의 장, 기획재정부장관 및 감사원장에게 통보할 수 있다.

④ 기획재정부장관은 제3항에 따라 행정안전부장관으로부터 통보받은 점검결과를 다음 해 예산을 편성할 때에 반영할 수 있다.

제56조(다른 법령에 따라 관리되는 정책연구 등) 중앙행정기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 연구 또는 조사를 하는 경우에는 이 절의 규정을 적용하지 아니한다. <개정 2012.1.20>

1. 「과학기술기본법」 제11조에 따른 국가연구개발사업의 연구

2. 「학술진흥법」에 따른 학술연구

3. 「국민건강증진법」 제19조에 따른 건강증진사업 관련 조사ㆍ연구

4. 기술ㆍ전산ㆍ임상 연구, 그 밖의 단순 반복적인 설문조사

5. 대가로 지급하는 금액이 1천만원 이하인 조사ㆍ연구

6. 그 밖에 다른 법령에 따라 관리되고 있는 연구로서 행정안전부장관이 정하는 연구

제5절 영상회의의 운영

제57조(정부영상회의실의 설치ㆍ운영) ① 행정안전부장관은 다음 각 호의 회의를 개최하기 위하여 정부영상회의실을 설치ㆍ운영할 수 있다.

1. 국무회의 및 차관회의

2. 장관ㆍ차관이 참석하는 회의

3. 둘 이상의 정부청사에 위치한 기관 간에 개최하는 회의

4. 정부청사에 위치한 기관과 지방자치단체 간에 개최하는 회의

② 행정안전부장관은 정부영상회의실의 관리ㆍ운영과 관련하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 조치를 하여야 한다.

1. 정부영상회의시스템의 관리책임자 및 운영자 지정

2. 정부영상회의실 및 정부영상회의시스템 보안대책의 수립

3. 각종 회의용 기자재의 제공 및 정부영상회의 운영의 지원

4. 그 밖의 정부영상회의실 관리에 필요한 사항

③ 행정안전부장관은 제1항 각 호에 해당하는 회의를 주관하는 관계 중앙행정기관의 장에게 정부영상회의실을 이용하여 회의를 개최할 것을 요청할 수 있다.

④ 제3항에 따라 정부영상회의실 이용을 요청받은 중앙행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 요청에 응하여야 한다.

⑤ 제1항부터 제4항까지에서 규정한 사항 외에 정부영상회의실의 설치 및 운영에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

제58조(영상회의시스템의 구축 및 연계ㆍ운영) 행정기관의 장은 영상회의시스템을 구축하는 경우에 특별한 사유가 없으면 행정안전부장관이 정하는 기술규격에 적합하도록 하여 다른 행정기관 등의 영상회의시스템과 연계하여 운영할 수 있도록 하여야 한다.

제59조(영상회의시스템 활용 촉진) ① 영상회의시스템을 설치한 행정기관의 장은 영상회의시스템을 이용하여 회의를 개최한 실적 등 회의 운영 현황을 평가ㆍ분석하고 영상회의 운영이 활성화되도록 노력하여야 한다.

② 행정안전부장관은 각급 행정기관의 영상회의 운영 현황을 점검ㆍ평가하고 필요한 지원을 할 수 있다.

제4장 행정업무의 관리

제60조(업무의 분장) 각 처리과의 장은 업무를 효율적으로 처리하고 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 업무를 단위업무별로 분장하되, 소속 공무원 간의 업무량이 균형을 이룰 수 있도록 하여야 한다.

제61조(업무의 인계ㆍ인수) ① 공무원이 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계ㆍ인수할 때에는 해당 업무에 관한 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 인계ㆍ인수하여야 한다.

② 행정기관의 장은 제1항에 따른 인계ㆍ인수가 원활하게 이루어질 수 있도록 기능분류시스템의 자료를 최신의 정보로 유지하여야 한다.

제62조(업무편람의 작성ㆍ활용) ① 행정기관이 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용하는 것을 원칙으로 한다.

② 업무편람은 다음 각 호의 구분에 따라 행정편람과 직무편람으로 구분한다.

1. 행정편람: 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침ㆍ기준 또는 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서 등

2. 직무편람: 제60조에 따라 분장하는 단위업무에 대한 업무계획, 업무현황 및 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리한 업무 자료철 등

③ 행정기관의 장은 행정편람을 발간할 때 필요하면 그 기관의 공무원이나 관계 전문가에게 자문할 수 있다.

제63조(정책의 실명 관리) ① 행정기관의 장은 주요 정책의 결정이나 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록ㆍ관리하여야 한다.

1. 주요 정책의 결정과 집행 과정에 참여한 관련자의 소속, 직급 또는 직위, 성명과 그 의견

2. 주요 정책의 결정이나 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 자료 및 그 토의내용

② 행정기관의 장은 주요 정책의 결정을 위하여 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 등을 개최하는 경우에는 일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 처리과의 직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

③ 행정기관이 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 그 보도자료에 담당부서ㆍ담당자ㆍ연락처 등을 함께 적어야 한다.

제64조(업무개선 및 행정효율성진단) ① 행정기관의 장은 국민에 대한 서비스의 질을 향상시키고 행정의 효율성을 높이기 위하여 지속적으로 해당 기관의 행정업무의 수행절차 및 방법을 개선하여야 한다.

② 행정안전부장관은 업무개선을 촉진하기 위하여 행정기관이 참여하는 행정업무 개선 우수사례 경진대회 등을 개최할 수 있으며, 우수사례에 대해서는 포상할 수 있다.

③ 행정안전부장관은 행정기관의 업무 효율성 향상을 위하여 행정업무 수행의 절차와 방법, 수행체계 및 관련 제도 등을 분석하고 재설계하는 행정효율성진단을 하고 이에 따라 업무개선을 권고할 수 있다.

④ 행정안전부장관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 진단 등을 할 때에 제3항에 따른 행정효율성진단 결과를 활용하게 할 수 있다.

1. 「전자정부법」 제48조에 따른 행정기관의 업무 재설계

2. 「행정기관의 조직과 정원에 관한 통칙」 제27조의2에 따른 조직진단

⑤ 행정안전부장관은 행정효율성진단을 하는 경우 해당 분야에 대한 경험이나 전문능력을 가진 각급 행정기관 소속 공무원이나 관계 전문가의 지원을 받을 수 있다.

제5장 보칙

제65조(행정업무 운영에 관한 교육) 행정기관의 장은 소속 공무원에 대하여 매년 1회 이상 행정업무의 효율성 증진을 위한 교육을 하여야 한다.

제66조(행정업무 운영에 관한 감사) 행정안전부장관이 필요하다고 인정하면 국무총리의 명을 받아 각급 행정기관에 대하여 이 영에서 규정하는 업무운영에 관한 감사를 할 수 있다.

제67조(문서 미등록자 등에 대한 조치) 행정기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 공무원에게 징계나 그 밖에 필요한 조치를 하여야 한다.

1. 결재받은 문서를 등록하지 아니한 사람

2. 제10조제2항에 따라 훈령이나 규칙으로 정한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안하거나 검토ㆍ결재를 한 사람

3. 관인을 부당하게 사용한 사람

4. 업무협조 지연의 책임이 있는 사람

5. 공무가 아닌 목적으로 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용한 사람

제68조(대통령 또는 국무총리 명의로 시행하는 문서에 관한 특례) 법령에 따라 대통령 또는 국무총리 명의로 시행하여야 하는 문서의 형식 및 처리 방법에 관한 사항은 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 대통령훈령으로 정한다.

제69조(국가정보원의 업무운영에 대한 특례) ① 제8조제3항에 따라 국가정보원이 아닌 행정기관에서 문서를 기안할 경우 국가정보원 소관 사항은 국가정보원에서 따로 기안할 수 있다.

② 국가정보원에서 작성하는 시행문에는 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급과 서명 및 연락처 등을 표시하지 아니할 수 있다.

③ 국가정보원장은 제39조에도 불구하고 관인공고 절차를 생략하거나 제63조제3항에 따른 보도자료를 비실명으로 제공할 수 있다.

제70조(권한의 위임) 행정안전부장관은 정부영상회의실의 관리ㆍ운영에 관한 권한을 정부청사관리소장에게 위임한다.

부칙  <제23521호, 2012. 1.20>  (학술진흥법 시행령)

제1조(시행일) 이 영은 2012년 1월 22일부터 시행한다.

제2조 생략

제3조(다른 법령의 개정) 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 일부를 다음과 같이 개정한다.

제56조제2호 중 "「학술진흥 및 학자금 대출 신용보증 등에 관한 법률」 제6조"를 "「학술진흥법」"으로 한다.

제4조 생략

3. 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 시행규칙

[시행 2011.12.21] [행정안전부령 제264호, 2011.12.21, 전부개정]

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2장 공문서 관리 등 행정업무의 처리

제1절 공문서의 작성 및 처리

제2조(공문서 작성의 일반원칙) ① 공문서(이하 "문서"라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

② 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

제3조(문서의 기안) ① 영 제8조제2항에 따른 기안문은 별지 제1호서식이나 별지 제2호 서식에 따라 작성한다.

② 제1항에도 불구하고, 대통령 또는 국무총리의 결재를 받아야 하는 문서의 기안은 별지 제3호서식이나 별지 제4호 서식에 따른 기안문으로 하되, 특별한 결재 절차에 사용하는 기안문은 따로 정하여 사용할 수 있다.

③ 제1항과 제2항에 따른 별지 제2호서식과 별지 제4호 서식은 보고서, 계획서, 검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용한다.

제4조(기안문의 구성) ① 제3조제1항에 따라 기안문을 별지 제1호 서식으로 작성하는 경우 기안문은 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

② 제1항에 따른 두문(이하 "두문"이라 한다)은 행정기관명과 수신란으로 구성하되, 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다. 이 경우 두문의 여백에는 행정기관의 로고·상징·마크·홍보문구 또는 바코드 등을 표시할 수 있다.

1. 행정기관명에는 그 문서를 기안한 부서가 속하는 행정기관명을 표시하되, 다른 행정기관명과 동일한 경우에는 바로 위 상급기관명을 함께 표시할 수 있다.

2. 수신란에는 다음 각 목과 같이 표시한다.

가. 수신자가 없는 내부결재문서인 경우에는 "내부결재"로 표시한다.

나. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시하되, 보조기관이나 보좌기관이 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓸 수 있다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 "수신자 참조"라고 표시하고 제1항에 따른 결문(이하 "결문"이라 한다)의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

③ 제1항에 따른 본문(이하 "본문"이라 한다)은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 구성한다.

④ 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 "붙임" 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제2조제1항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

⑤ 본문의 마지막에는 다음과 같이 "끝" 표시 등을 한다.

1. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다.

2. 제1호에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 "끝" 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 "이하 빈칸"으로 표시한다.

⑥ 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.

1. 발신 명의

2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급(각급 행정기관이 6급 이하 공무원의 직급을 대신하여 대외적으로 사용할 수 있도록 정한 대외직명을 포함한다. 이하 제6조에서 같다) 및 서명(전자이미지서명과 전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)

3. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 생산등록번호(이하 "생산등록번호"라 한다) 및 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다), 시행일 및 접수일

4. 행정기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·팩스번호, 공무원의 전자우편주소와 공개 구분

제5조(일괄기안 등) ① 기안하려는 여러 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 문서의 내용을 하나의 기안문으로 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 없으면 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

② 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 영 제8조제3항에 따라 그 문서 처리를 주관하는 행정기관의 장의 결재를 받은 후 관계 행정기관의 장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다. 이 경우 발신 명의에는 문서 처리를 주관하는 행정기관의 장의 명의를 맨 위에 표시하며, 관계 행정기관의 장의 명의는 바로 밑에 표시하고, 관계 행정기관의 장이 둘 이상인 경우로서 동일 직급인 경우에는 「정부조직법」에 따른 부·처·청의 순위대로 표시하고, 동일 직급이 아닌 경우에는 상위 직급의 행정기관의 장의 명의부터 표시한다.

③ 수신한 종이문서를 수정하여 기안하는 경우에는 수신한 문서와 색깔이 다른 글자로 수정하는 방법으로 할 수 있다.

제6조(기안자 등의 표시) ① 기안문에는 영 제8조제4항에 따라 발의자와 보고자의 직위나 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ⊙표시를 한다.

② 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 한다.

③ 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 직위나 직급을 표시하고 서명하되, 검토자나 협조자가 영 제9조제3항 또는 제4항에 따라 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에 "(의견 있음)"이라고 표시하여야 한다.

④ 총괄책임자(영 제60조에 따른 처리과의 업무분장상 여러 개의 단위업무를 총괄하는 책임자를 말한다. 이하 같다)는 총괄책임자가 총괄하는 단위업무를 분담하는 사람이 기안한 경우 그 기안문을 검토하고 검토자란에 서명을 하되, 다른 의견이 있으면 직위나 직급 다음에 "(의견 있음)"이라고 표시하고 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시할 수 있다. 다만, 총괄책임자가 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며 서명란에 출장 등 검토할 수 없는 사유를 적어야 한다.

제7조(문서의 결재) ① 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다.

② 영 제10조제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다.

③ 영 제10조제3항에 따라 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.

④ 제2항과 제3항의 경우에는 서명 또는 "전결" 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.

제8조(법규문서 등의 번호) 영 제11조제2항에 따라 문서의 종류별로 다음 각 호의 구분에 따른 번호를 부여한다.

1. 영 제4조제1호에 따른 법규문서에는 연도구분과 관계없이 누적되어 연속되는 일련번호(이하 "누년 일련번호"라 한다)를 부여한다.

2. 영 제4조제2호에 따른 지시문서 중 훈령 및 예규에는 누년 일련번호를 부여하고, 일일명령에는 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호(이하 "연도별 일련번호"라 한다)를 부여하며, 지시에는 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호(이하 "연도표시 일련번호"라 한다)를 부여한다.

3. 영 제4조제3호에 따른 공고문서에는 연도표시 일련번호를 부여한다.

제9조(시행문의 작성) ① 영 제12조에 따른 시행문은 별지 제1호서식에 따라 작성하되, 그 구성에 관하여는 제4조에 따른다.

② 행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 발신하는 시행문이나 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문 중에서 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 시행문은 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것으로 본다.

1. 단순한 업무에 관한 지시

2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등

제10조(발신 명의) 행정기관의 장의 권한을 대행하거나 직무를 대리하는 사람이 발신 명의와 함께 본인의 성명을 적는 경우에는 다음 예시와 같이 "권한대행" 또는 "직무대리"의 표시를 하고 그 직위를 적어야 한다.

제11조(관인날인 또는 서명) ① 영 제14조제1항 전단에 따라 관인을 찍는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 한다. 다만, 등본·초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다.

② 보조기관이나 보좌기관은 영 제14조제2항에 따라 서명하는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여야 한다.

③ 보조기관이나 보좌기관의 직무를 대리하는 사람이 영 제14조제2항에 따라 보조기관이나 보좌기관의 발신 명의에 서명을 하는 경우에는 서명 앞에 "직무대리"의 표시를 하여야 한다.

④ 영 제14조제3항에 따라 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서에는 발신 명의 표시의 오른쪽에 별표 1에 따른 관인생략이나 서명생략(보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서만 해당한다) 표시를 하고 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

⑤ 처리과의 장은 영 제14조제4항에 따라 관인의 인영을 인쇄하여 사용하려면 미리 관인을 관리하는 부서의 장과 협의하고 해당 행정기관의 장의 승인을 받아야 한다.

⑥ 처리과의 장은 영 제14조제4항에 따라 관인의 인영을 인쇄하여 사용하는 경우에는 다른 법령에 특별한 규정이 없으면 별지 제5호서식의 관인인쇄용지 관리대장을 갖추어 두고 관인의 인영을 인쇄하여 사용한 내용을 기록하고 유지하여야 한다.

제12조(문서의 발신) ① 문서는 처리과에서 발신하되, 영 제14조에 따라 관인을 찍는 문서인 경우로서 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지관인을 찍고, 종이문서인 경우에는 관인을 관리하는 사람이 관인을 찍는다.

② 영 제15조제4항에 따라 수신자의 변경이나 추가를 승인한 처리과의 장은 승인날짜를 업무관리시스템 또는 전자문서시스템으로 관리하여야 한다. 다만, 종이문서인 경우에는 기안문의 결재권자 서명란 오른쪽 여백에 서명을 하고 승인날짜를 적는 방법으로 표시하여야 한다.

제13조(문서의 발신방법 등) ① 영 제16조제1항에 따라 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등을 이용하여 정보통신망으로 문서를 발신하거나 수신하였을 때에는 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리하여야 한다.

② 영 제16조제2항에 따라 우편·팩스 등의 방법으로 문서를 발신한 때에는 그 발신기록을 증명할 수 있는 관계 서류 등을 기안문과 함께 보존하여야 한다.

③ 결재권자가 영 제16조제5항에 따라 암호화 등의 발신방법을 지정한 경우에는 문서 본문의 마지막에 "암호" 등으로 발신할 방법을 표시하여야 한다.

④ 영 제16조제5항에 따른 문서 중 비밀로 분류된 문서는 수신자의 응답이 있는 경우에만 발신하여야 하며, 문서의 제목 다음이나 본문의 "끝" 표시 또는 "이하 빈칸" 표시 다음에 따옴표("")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 발신하여야 한다.

제14조(결재받은 문서의 수정 등) 영 제17조 단서에 따라 종이문서의 일부분을 삭제하거나 수정하는 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.

제15조(문서의 접수·처리) ① 영 제18조제1항에서 "행정안전부령으로 정하는 접수인"이란 별표 2에 따른 접수인을 말하며, 같은 항에 따라 접수인을 찍는 경우에는 특별한 사유가 없으면 접수한 문서의 오른 쪽 위 여백에 찍어야 한다.

② 둘 이상의 보조기관 또는 보좌기관과 관련 있는 문서의 경우에는 관련성이 가장 높은 보조기관 또는 보좌기관이 영 제18조제1항에 따른 처리과로서 문서를 접수한다.

③ 제2항에 따라 문서를 접수한 처리과는 문서와 관련이 있는 다른 보조기관 또는 보좌기관에 접수한 문서의 내용을 통보하여야 한다.

④ 경유문서를 접수한 기관은 해당 기관장의 명의로 다른 경유기관의 장이나 최종 수신자에게 경유문서를 첨부하여 발신하여야 한다. 이 경우 해당 기관의 의견이 있으면 그 의견을 시행문 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.

⑤ 당직근무자가 문서를 받았으면 다음 근무시간 시작 후 지체 없이 문서과에 인계하여야 한다.

⑥ 감열(感熱)기록방식의 팩스로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신하였을 때에는 그 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

제16조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 행정기관의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 행정기관의 장에게 반송할 수 있다.

② 행정기관의 장은 접수한 문서가 다른 행정기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체 없이 소관 행정기관의 장에게 이송하여야 한다.

③ 처리과에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서과로 보내야 하며, 문서과로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서과는 그 문서를 즉시 소관 처리과로 재배부하여야 한다.

제17조(공람할 문서) 영 제18조제4항에서 "행정안전부령으로 정하는 문서"란 다음 각 호의 문서를 말한다. 다만, 통계·설문조사 등을 위하여 각 기관으로부터 취합하는 문서는 제외한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 행정기관이나 보조기관 또는 보좌기관 간의 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서

5. 그 밖에 공무원의 신상(身上), 교육·훈련 등과 관련하여 공무원이 알아야 할 필요가 있는 문서

제18조(문서의 쪽 번호 등 표시) 영 제19조제2호가목에 따라 전자문서에는 다음 각 호의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.

1. 각종 증명발급에 관한 문서를 제외한 문서에는 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

2. 각종 증명발급에 관한 문서에는 해당 문서의 왼쪽 하단에 발급번호를 표시하되, 다음 예시와 같이 표시한다.

(예시) 단말번호-출력연월일/시·분·초-발급일련번호-쪽번호

제2절 업무관리시스템의 구축·운영

제19조(업무관리시스템 구축·운영 지원) 행정안전부장관은 영 제21조제3항에 따라 업무관리시스템의 구축·운영을 지원하기 위한 계획을 수립·시행하기 위하여 관계 행정기관의 장에게 관련 자료 및 필요한 의견의 제출을 요청할 수 있다.

제20조(업무관리시스템의 구성) ① 과제관리카드에는 표제, 실적관리, 접수관리, 계획관리, 품질관리, 홍보관리, 고객관리 부분과 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다.

② 문서관리카드는 문서정보, 보고경로, 시행정보, 관리정보 부분과 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다.

③ 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하면 제1항과 제2항에 따른 과제관리카드와 문서관리카드의 일부 사항을 제외할 수 있다.

제21조(업무관리시스템에 의한 기안 및 시행) ① 문서의 기안은 제3조에도 불구하고 별지 제6호서식의 문서관리카드로 할 수 있다.

② 문서관리카드로 기안을 하는 경우에 검토자·협조자 및 결재권자는 제4조제5항에도 불구하고 "끝" 표시 등을 생략할 수 있고, 제6조제3항 및 제4항에도 불구하고 보고경로 부분의 의견·지시란에 의견을 표시할 수 있으며, 제7조에도 불구하고 "전결", "대결"의 표시를 생략할 수 있다.

제22조(정부전자문서유통지원센터의 운영 등) ① 행정안전부장관은 전자문서유통상의 장애가 발생하거나 업무관리시스템 또는 전자문서 시스템간의 문제가 발생한 경우에는 영 제25조제1항에 따른 정부전자문서유통지원센터(이하 "센터"라 한다) 이용자에게 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등의 관련 정보를 요청할 수 있다.

② 제1항에서 정한 사항 외에 센터 운영에 필요한 세부 사항은 행정안전부장관이 따로 정한다.

제3절 서식의 제정 및 활용

제23조(서식의 지질 등) ① 서식을 포함한 용지의 용도별 지질 기준은 별표 3과 같다. 다만, 부득이한 경우에는 별표 3에 따른 기준과 다른 지질의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식에는 용지의 규격과 지질을 다음의 예시와 같이 해당 서식의 우측 하단에 표시한다.

(예시) 210㎜×297㎜(백상지 80g/㎡)

제24조(서식 설계 기준) 영 제28조제8항에 따른 서식 설계에 관한 세부 기준은 별표 4와 같다.

제25조(서식승인의 신청 등) ① 중앙행정기관의 장 및 그 소속기관의 장은 영 제29조에 따라 서식을 정하거나 변경하기 위하여 승인을 신청할 때에는 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여야 한다.

② 영 제29조제1항 또는 제2항에 따라 서식을 승인한 기관은 서식 목록과 승인서식안을 그 서식의 승인을 신청한 기관에 통보하여야 한다.

제4절 관인의 관리

제26조(관인의 재료 등) ① 관인의 재료는 쉽게 닳거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

② 관인의 인영 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 문서를 출력 또는 복사하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.

제27조(직인의 사용) 영 제33조제1항에 따른 직인은 그 직의 서리(署理)도 사용할 수 있다.

제28조(관인의 내용) 관인의 글자는 한글로 하여 가로로 새기되, 국민이 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 하며, 그 기관 또는 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인" 글자를 붙인다. 다만, 영 제34조에 따라 특수한 업무 처리에 사용하는 관인은 그 업무의 집행 목적에만 사용되는 것임을 그 관인의 인면(관인 중 글자가 새겨져 있는 부분을 말한다)에 표시하여야 한다.

제29조(등록) ① 행정기관(제3항에 따라 바로 위 상급기관으로서 그 하급기관으로부터 등록신청을 받은 행정기관을 포함한다. 이하 제2항에서 같다)은 영 제36조제1항에 따라 관인의 인영을 별지 제7호서식의 관인대장에 등록하여 관리하여야 한다.

② 행정기관은 영 제36조제1항에 따라 전자이미지관인의 인영을 별지 제8호서식의 전자이미지관인대장에 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우 전자이미지관인의 컴퓨터파일은 정보화 담당 부서에서 관리하여야 한다.

③ 행정기관이 영 제36조제1항 단서에 따라 바로 위 상급기관에 등록하는 경우에는 별지 제9호서식에 따라 등록신청을 하여야 한다.

제30조(재등록 및 폐기) ① 행정기관(제3항에 따라 바로 위 상급기관으로서 그 하급기관으로부터 재등록신청 또는 폐기신고를 받은 행정기관을 포함한다. 이하 제2항에서 같다)은 영 제37조제1항 또는 제2항에 따라 관인을 재등록하거나 폐기할 때에는 별지 제7호서식의 관인대장에 갱신한 관인의 인영 또는 폐기하려는 관인의 인영을 등록하여 관리하여야 한다.

② 행정기관은 영 제37조제3항 및 제4항에 따라 전자이미지관인을 폐기하거나 재등록할 때에는 별지 제8호서식의 전자이미지관인대장에 폐기하려는 전자이미지관인 또는 재등록하려는 전자이미지관인을 등록하여 관리하여야 한다.

③ 행정기관이 영 제36조제1항 단서에 따라 바로 위 상급기관에 등록한 관인을 재등록하거나 폐기하려는 경우에는 별지 제9호서식에 따라 그 상급기관에 재등록신청을 하거나 폐기신고를 하여야 한다.

제31조(전자이미지관인의 관리) 영 제38조제1항에 따라 다른 행정기관의 전자이미지관인을 제출받은 행정기관의 장은 별지 제10호서식의 전자이미지관인 관리대장에 해당 관인의 인영을 등재하여 관리하여야 한다.

제32조(공고의 내용) 관인 등록기관이 영 제39조에 따라 관인을 공고할 때에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

1. 관인의 등록·재등록 또는 폐기 사유

2. 등록·재등록 관인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 관인의 폐기 연월일

3. 등록·재등록 또는 폐기 관인의 이름 및 인영

4. 공고 기관의 장

제3장 행정업무의 효율적 수행

제1절 업무의 협조

제33조(처리 기간) 영 제41조에 따라 업무협조를 요청하는 기관은 업무협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간 등을 고려하여 적절한 처리기간을 정하여야 한다.

제34조(업무협조의 촉구) 업무협조를 요청한 기관은 회신 문서가 제33조에 따라 정한 처리기간 내에 도달하지 아니하면 업무협조 요청을 받은 기관에 협조를 촉구할 수 있다.

제2절 정책연구의 관리

제35조(정책연구심의위원회의 구성 및 운영) ① 영 제50조제1항에 따른 정책연구심의위원회(이하 "위원회"라 한다)는 위원장 1명을 포함하여 10명 이상 30명 이하의 위원으로 구성하되, 제2항에 따라 위촉하는 위원의 수가 전체 위원 수의 30퍼센트 이상이 되도록 구성하여야 한다.

② 위원회의 위원장은 영 제49조에 따른 정책연구(이하 "정책연구"라 한다)에 관한 업무를 총괄하는 실 또는 국(실 또는 국에 상당하는 부서를 포함한다. 이하 같다)의 장이 되고, 위원은 해당 중앙행정기관의 장이 지명하는 과장급 이상 공무원과 그 중앙행정기관 소관 업무에 관한 전문적인 지식과 경험이 풍부한 외부 전문가 중에서 해당 중앙행정기관의 장이 위촉하는 사람이 된다.

③ 위원회의 위원 중 제2항에 따라 위촉하는 위원(이하 "위촉위원"이라 한다)의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

④ 위원장은 다음 각 호의 사항을 처리하기 위하여 위원장이 속하는 실 또는 국의 과장급 공무원을 간사로 지정할 수 있다.

1. 위원회의 구성 및 운영에 관한 사무 처리

2. 영 제51조에 따른 연구과제 및 연구자 선정에 관한 회의 안건의 준비

3. 영 제52조에 따른 정책연구결과 평가 및 활용상황 점검에 관한 회의 안건의 준비

⑤ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 이 경우 위촉위원의 과반수가 출석한 경우에만 개의할 수 있다.

⑥ 위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의하는 경우 위촉위원의 참여를 배제할 수 있다. 이 경우 제5항 후단을 적용하지 아니한다.

1. 「군사기밀보호법」 제2조에 따른 군사기밀 관련 사항

2. 「국가정보원법」 제13조제4항에 따른 국가 기밀 관련 사항

3. 그 밖에 보안 관련 법령에 따라 비밀로 관리되는 사항

⑦ 영 및 이 규칙에서 규정한 사항 외에 위원회 운영에 필요한 사항은 위원회의 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

제36조(소위원회의 구성) ① 영 제50조제2항에 따른 소위원회(이하 "소위원회"라 한다)는 위원장 1명을 포함하여 4명 이상 10명 이하의 위원으로 구성하되, 제2항에 따라 위촉하는 위원의 수가 전체 소위원회 위원 수의 30퍼센트 이상이 되도록 구성하여야 한다.

② 소위원회의 위원장은 연구과제를 담당하는 실 또는 국의 장이 되고, 위원은 해당 중앙행정기관의 장이 지명하는 과장급 공무원(위원회의 위원인 과장급 공무원을 포함한다)과 그 연구과제에 대한 전문적인 지식과 경험이 풍부한 외부 전문가 중에서 중앙행정기관의 장이 위촉하는 사람이 된다.

제37조(연구과제 심의 신청 등) ① 정책연구를 하려는 부서의 장은 영 제51조제1항 각 호 외의 부분 본문에 따라 연구과제 선정에 관하여 위원회의 심의를 거치려면 다음 각 호의 사항이 포함된 정책연구심의신청서를 위원회에 제출하여야 한다. 다만, 선정하려는 연구과제와 유사하거나 중복되는 연구과제에 관한 다른 정책연구가 없는 경우에는 제2호는 제외할 수 있다.

1. 정책연구의 필요성

2. 다른 유사 정책연구와의 차별성 및 새로운 정책연구의 필요성 검토

3. 정책연구의 방식, 예산규모 및 계약방식

4. 연구결과의 활용방안

5. 그 밖에 정책연구의 실시에 관한 사항

② 정책연구를 하려는 부서의 장은 영 제51조제1항 각 호 외의 부분 단서에 따라 연구과제를 선정한 경우에는 제1항 각 호의 사항을 위원회에 보고하여야 한다.

제38조(연구과제의 중복 선정 금지) 중앙행정기관의 장은 다른 행정기관이나 정부의 출연·보조 또는 지원을 받은 연구기관(이하 "행정기관등"이라 한다)에서 이미 연구가 완료되었거나 연구를 하고 있는 연구과제와 중복되는 연구과제를 선정하여서는 아니 된다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 행정기관등에서 유사한 연구를 이미 수행된 경우로서 해당 분야의 이론 및 기술의 발전 등에 따라 새로운 연구가 필요한 경우

2. 관련 정책의 수행을 위하여 이미 수행된 연구과제 결과와 구분되는 학문적·이론적 체계의 구축이 필요한 경우

3. 행정기관등에서 연구를 진행하고 있는 경우로서 관련 사항에 대한 연구가 필요하여 행정기관등과 공동으로 정책연구를 하려는 경우

제39조(연구과제의 변경) 중앙행정기관의 장은 영 제51조제1항 각 호 외의 부분 본문에 따라 선정된 연구과제를 변경하여야 할 부득이한 사유가 있으면 위원회의 심의를 거쳐 변경할 수 있다.

제40조(과제담당관 등) ① 영 제51조제1항 각 호 외의 부분 본문에 따른 과제담당관은 정책연구에 관한 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 해당 정책연구에 관한 추진계획의 수립 및 시행

2. 영 제52조에 따른 연구결과의 평가

3. 영 제54조에 따른 정책연구의 공개

4. 그 밖에 정책연구 수행에 필요한 업무

② 정책연구에 관한 업무를 총괄하는 실 또는 국의 장은 제1항에 따른 과제담당관의 업무를 총괄·조정한다.

제41조(연구결과의 평가) ① 영 제52조에 따른 정책연구결과 평가는 과제담당관과 과제담당관이 지정한 외부 전문가 1명이 공동으로 평가하는 방법이나 외부 전문가가 참석하는 정책연구완료 보고회를 개최하여 평가하는 방법으로 하여야 한다.

② 과제담당관은 영 제52조 후단에 따라 정책연구결과 평가에 대하여 위원회의 심의를 거치려는 경우 평가결과보고서를 작성하여 위원회에 제출하여야 한다.

제42조(연구결과의 공개 등) ① 중앙행정기관의 장은 정책연구에 관한 사항이 영 제54조 각 호 외의 부분 단서에 따른 비공개대상정보에 해당하면 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 2년의 범위에서 비공개 기간을 정하되, 기간의 경과 등으로 비공개의 필요성이 없어지거나 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제35조에 따라 공개하는 것으로 재분류된 경우에는 영 제54조에 따라 공개하여야 한다.

② 중앙행정기관은 정책연구결과를 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조에 따라 기록물로 등록하여 관리하여야 하고, 간행물로 발간하려는 경우에는 같은 법 제22조에 따라 관리하여야 한다.

제3절 영상회의의 운영

제43조(정부영상회의실 운영요원) 정부청사관리소장은 다음 각 호의 업무를 담당하는 정부영상회의실 운영요원을 정부중앙청사, 정부과천청사 및 정부대전청사 등에 배치하여야 한다.

1. 정부영상회의시스템 및 관련 장비의 운영·관리

2. 각종 전용회선의 관리

3. 정부영상회의실의 보안관리

4. 그 밖에 정부영상회의 운영을 위해 필요한 업무

제44조(사용신청) ① 정부영상회의실을 사용하려는 기관은 회의 개최일 2일 전까지 정부청사관리소장에게 사용신청을 하여야 하며, 정부청사관리소장은 정부영상회의실의 사용가능 여부를 지체 없이 통보하여야 한다.

② 제1항에 따른 정부영상회의실 사용신청은 별지 제11호서식에 따른다. 이 경우 팩스 또는 정보통신망 등을 이용하여 신청할 수 있다.

제4장 행정업무의 관리

제45조(업무의 인계·인수) ① 영 제61조제1항에 따라 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 업무를 인계·인수하는 사람은 별지 제12호서식의 업무인계·인수서를 작성하여야 한다.

② 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에게 업무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 직무를 대리하는 사람은 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에 즉시 인계하여야 한다.

제46조(직무편람의 작성·관리 등) ① 영 제62조제2항제2호에 따른 직무편람(이하 "직무편람"이라 한다)은 특별한 사유가 없으면 행정기관의 직제에 규정된 최하 단위 부서별로 작성하여야 하며, 처리과의 장은 정기적으로 또는 수시로 그 내용을 수정하거나 보완하여야 한다.

② 직무편람은 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성되어야 하며, 업무를 인계·인수할 때에는 직무편람을 함께 인계·인수하여야 한다.

1. 업무 연혁, 관련 업무 현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 그 밖의 업무처리에 필요한 참고사항

제5장 보칙

제47조(이 규칙에 따른 서식의 전자적 관리) 행정기관의 장은 별지 제1호서식부터 별지 제12호서식까지에 따라 작성한 문서를 특별한 사유가 없으면 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등을 이용하여 전자적으로 관리하여야 한다.

제48조(세부 사항) 행정안전부장관은 영 및 이 규칙의 시행에 필요한 세부 사항을 따로 정할 수 있다.

부칙 <제264호, 2011.12.21>

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조(관인의 글자 변경에 관한 적용례) 제28조 본문의 개정규정은 행정안전부령 제200호 사무관리규정 시행규칙 일부개정령의 시행일인 2011년 3월 22일 이후 영 제36조 또는 제37조에 따라 최초로 등록하거나 재등록하는 관인부터 적용한다.

제3조(서식개정에 따른 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 규정에 따른 서식은 2012년 6월 30일까지 이 규칙에 따른 서식과 함께 사용할 수 있다.

제4조(다른 법령의 개정) ① 민원사무처리에 관한 법률 시행규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제1항 단서 중 “「사무관리규정」 제3조제11호”를 “「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조제9호”로 한다.

② 주민등록법 시행규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.

별지 제18호 서식 및 별지 제19호 서식 중 “「사무관리규정」”을 각각 “「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」”으로 한다.

제5조(다른 법령과의 관계) 이 규칙 시행 당시 다른 법령에서 「사무관리규정 시행규칙」 또는 그 규정을 인용한 경우 이 규칙 가운데 그에 해당하는 규정이 있으면 이 규칙 또는 이 규칙의 해당 규정을 인용한 것으로 본다.

4. 국회회의록 발간․보존 등에 관한 규정

제1조(목적) 이 규정은 「국회법」에 따른 국회회의록의 작성·발간·공표 및 보존 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(국회회의록의 구분) 국회회의록(이하 “회의록”이라 한다)은 다음과 같이 구분한다.

1. 임시회의록 : 회의내용의 신속한 파악을 위하여 배부회의록 발간이전에 임시로 발간하는 회의록

2. 전자임시회의록 : 전자적 형태로 회의록시스템에 등록하는 임시회의록

3. 배부회의록 : 「국회법」(이하 “법”이라 한다) 제118조제1항 본문의 규정에 따라 국회의원(이하 “의원”이라 한다)에게 배부하고 일반에게 공표하는 회의록

4. 전자회의록 : 전자적 형태로 회의록시스템에 등록하는 배부회의록

5. 보존회의록 : 배부회의록에 법 제118조제1항 단서의 규정에 따라  회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 포함하여 영구보존하는 회의록

6. 비공개회의록 : 법 제57조제5항 단서 및 제75조제1항 단서·「국정감사 및 조사에 관한 법률」제12조 단서·「인사청문회법」 제14조     단서 및「국회에서의 증언·감정 등에 관한 법률」 제9조제2항의       규정에 따른 본회의 또는 위원회(소위원회를 포함한다. 이하 같다)   의 의결, 법 제75 조제1항 단서의 규정에 따른 국회의장 또는 위원  장(이하 “의장 등”이라 한다.)의 결정 또는 법 제54조의2제1항 본     문 및 제158조 본문의 규  정에 따라 공개하지 아니하기로 한 회     의 내용을 게재한 회의록

제3조(회의록의 작성·발간) ① 회의록은 한 차의 회의를 한 호의 회의록으로 작성·발간하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 회의록을 작성하지 아니하여 결호가 발생한 경우에는 다음 호의 회의록 제명 아래에 그 사유를 기재한다.

② 회의록 본 호의 신속한 발간 및 공표를 위하여 다음 각 호의 유인물을 부록으로 작성·발간할 수 있다.

1. 법 제42조제4항의 규정에 따른 전문위원의 검토보고서

2. 법 제69조제1항 제11호의 규정에 따른 서면질의서와 답변서

3. 법 제115조제1항 제11호의 위원회의 보고서

4. 법 제115조제1항 제17호 및 제18호의 정부의 청원처리결과보고 및 정부의 국정감사·조사결과처리보고서

5. 법 제116조의 규정에 따른 참고문서

6. 법 제122조제4항의 규정에 따른 서면질문서와 답변서

7. 그 밖에 본 호에 게재하는 것이 적절하지 아니한 참고자료

③ 본회의, 전원위원회, 국회운영위원회, 예산결산특별위원회, 그 밖에 회의내용의 신속한 파악을 위하여 필요한 경우에는 임시회의록을 발간하는 것을 원칙으로 한다.

④ 법 제44조의 규정에 따라 구성된 특별위원회의 회의록은 그 특별 위원회가 존속하는 동안 회기에 관계없이 일련호수로 작성·발간한다.

⑤ 법 제63조의 규정에 따른 연석회의의 회의록은 안건의 소관 위원회의 회의록으로 발간하되 표지에 관련 위원회를 함께 기재한다.

⑥ 국정감사 위원회회의록은 피감사기관별, 일자별로 작성·발간한다. 다만, 여러 기관을 통합하여 감사한 경우 또는 당일의 감사가 자정을 지나 끝난 경우에는 한 호의 회의록으로 작성·발간한다.

⑦「국정감사 및 조사에 관한 법률」 제3조제3항의 규정에 따른 국정조사위원회의 회의록과 「인사청문회법」제3조제1항의 규정에 따라 구성된 인사청문특별위원회의 회의록은 제4항의 규정을 준용하여 각각 작성·발간한다.

제4조(발언 등의 기재) ① 의사는 속기방법으로 이를 기록한다.

② 의장 등의 허가를 받지 아니한 발언이나 발언한 의원, 국무총리, 국무위원, 정부위원, 그 밖에 발언자(이하 “발언자”라 한다)를 확인할 수 없는 발언도 의제와 관련 있는 경우에는 이를 기재한다.

③ 발언시간 초과로 마이크가 중단된 후 계속하여 발언한 부분도 기재한다.

④ 발언시간 초과로 발언을 마치지 못한 부분을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제1호 서식에 따른 신청서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

⑤ 장내소란 등으로 청취가 불가능한 부분은 “(청취불능)”이라 표기한다. 이 경우 의장 등에게 회의경과 및 의사결정사항 등을 확인하여 기재할 수 있다.

⑥ 개의된 이후에 기록을 개시한 경우에는 개의시간과 회의경과 및 의사결정사항 등을 의장 등에게 확인하여 기재한다.

⑦ 법조문·숫자 등 명백한 사실을 착오로 잘못 발언한 부분은 발언자 또는 다른 발언자의 정정발언이 있는 경우를 제외하고는 정정하여 기재할 수 있다.

⑧의장 등이 기록중지를 명한 경우 기록을 중지한 동안의 발언은 기재하지 아니한다.

제5조(표결상황의 기재) 표결을 한 경우에는 표결방법에 따라 다음 각 호의 표결상황을 회의록에 기재한다.

1. 전자·기명·호명투표의 투표결과 및 찬성·반대의원 성명

2. 무기명투표(전자투표방식에 의한 무기명투표를 포함한다)의 투표결과

3. 기립표결의 기립상황

4. 거수표결(위원회에 한한다)의 거수상황

제6조(출석상황 등의 기재) 산회시간 표기 다음에는 출석의원의 수 및 성명, 출석국무총리 및 국무위원 성명, 출석정부위원 성명, 보고사항 등을 순서대로 기재한다.

제7조(발언내용의 불게재) ① 법 제118조제1항 단서의 규정에 따라 의장 등이 게재하지 아니하기로 한 부분은 보존 회의록을 제외한 임시회의록·전자임시회의록·배부회의록 및 전자회의록에는 게재하지 아니한다. 이 경우 발언자가 본인의 발언내용을 게재하지 아니하고자 하는 경우에는 별지 제2호 서식에 따른 신청서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 의장 등은 회의록원고의 내용이 법 제118조제1항 단서의 규정에 해당하는지 여부를 판단하기 위하여 필요한 경우 회의록 발간 전에 이를 검토할 수 있다.

③ 개인정보보호를 위하여 필요한 경우에는 발언을 임시회의록·전자임시회의록·배부회의록 및 전자회의록에 게재하지 아니할 수 있다.

④ 중복발언이 강조의 의미가 아닌 경우 중복되는 발언은 회의록에 게재하지 아니할 수 있다.

제8조(참고문서 등의 게재) ① 의원이 법 제115조제1항 제15호 및 제116조의 규정에 따라 발언보충서 및 참고문서를 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제3호 서식에 따른 신청서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 의원이 법 제69조제1항 제11호 및 제115조제1항 제19호의 규정에 따른 사항을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 요구서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

③ 외국 국가원수 등의 국회연설이 있는 경우에는 그 연설일 이후 최초로 개의되는 본회의의 회의록 끝에 별면으로 게재한다.

④ 유인물 등에 의한 보고·설명은 발언한 대로 기재한다. 다만, 비밀문건·각종 보고서 등 유인물로 게재하는 것이 적절한 경우에는 유인물을 게재할 수 있다.

제9조(자구의 정정) ① 발언자가 법 제117조의 규정에 따라 자구를 정정하고자 하는 경우에는 별지 제5호 서식에 따른 요구서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 자구의 정정은 발언의 취지를 변경하지 아니하는 범위 안에서 다음 각 호의 경우에 한하여 할 수 있다.

1. 법조문·숫자 등을 착오로 잘못 발언한 경우

2. 특정 어휘를 유사 어휘로 변경하는 경우

3. 간단한 앞뒤 문구를 변경하는 경우

4. 기록의 착오가 있는 경우

③ 자구를 정정하는 경우에는 배부회의록·전자회의록 및 보존 회의록에 정정하여 게재한다.

제10조(회의록의 배부·공표) ① 배부회의록은 의장 등이 발간계획 및 절차를 정하여 배부한다.

② 임시회의록은 특별한 사유가 없는 한 다음 회의일까지 배부·공표한다.

③ 임시회의록이 발간·등록된 후 법 제118조제1항 단서의 규정에 따른 조치가 필요한 경우 배부·공표를 보류하거나 배부된 회의록을 회수할 수 있다.

④ 전자임시회의록은 회의록원고 완료 즉시 이를 회의록시스템에 등록하여 열람할 수 있도록 하여야 한다.

⑤ 전자회의록은 특별한 사유가 없는 한 전자임시회의록의 열람이 가능한 날부터 3일 후 인터넷으로 공표하여야 한다.

⑥ 소위원회의 회의록은 회의록시스템에 등록·공표하는 것을 원칙으로 하되, 필요한 경우 인쇄하여 배부할 수 있다.

제11조(회의록의 보존) ① 보존 회의록은 법 제69조제3항 및 제115조제3항의 규정에 따라 의장 등의 서명날인을 받아 보존한다.

② 비공개회의록은 인쇄하지 아니하고, 의장 등이 서명 날인한 책자회의록 1부와 전자파일을 함께 보존한다. 다만, 보존관리를 위하여 필요한 경우 의장 등의 허가를 받아 이를 인쇄하여 보존할 수 있다.

제12조(회의록의 열람·복사) ① 의원이 보존 회의록을 열람·복사하고자 하는 경우에는 별지 제6호 서식에 따른 신청서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 의원이 비공개회의록을 열람하고자 하는 경우에는 별지 제7호서 식에 따른 요구서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

③ 법률 등의 개정·폐지로 폐지된 위원회와 존속기간이 만료된 특별위원회 및 당대 국회 이전의 위원회회의록 열람·복사는 국회의장이 허가한다.

제13조(회의록원고의 열람·복사) ① 발언자가 회의록원고를 열람·복사하고자 하는 경우에는 별지 제8호 서식에 따른 신청서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 의원이 법 제118조제1항 단서의 규정에 따라 회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분의 내용이 기재된 회의록원고를 열람·복사하고자 하는 경우에는 제12조제1항의 규정을, 비공개회의록원고를 열람하고자 하는 경우에는 제12조제2항의 규정을 각각 준용한다.

제14조(녹음) 회의록 작성업무를 위하여 필요한 경우에는 의사내용을 녹음할 수 있다.

제15조(원고 등의 보존) ① 회의록원고와 속기원문 등은 회의록이 발간된 후 폐기한다.

② 회의록에 게재하지 아니하는 각종 참고자료 및 서면질의·답변서 등은 3년간 보존한다.

제16조(위임 규정) 이 규정의 시행에 관하여 필요한 사항은 국회사무총장이 정한다.

부칙 <제597호,2006.12.19>

①(시행일) 이 규정은 결재한 날부터 시행한다.

②(다른 규정의 개정) 기록물관리규정 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제1항 중 “국회회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정”을 “「국회    회의록 발간·보존 등에 관한 규정」”으로 한다.

5. 회계 관련 법령

- 국가재정법

- 국가재정법 시행령

- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률

- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령

- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙

- 보조금의 예산 및 관리에 관한 법률

- 보조금의 예산 및 관리에 관한 법률 시행령

- 적격심사기준

- 정부입찰․계약 집행기준

- 협상에 의한 계약체결기준

- 공사계약일반조건

- 공사입찰유의서

- 물품구매(제조)계약 일반조건

- 물품구매(제조)입찰유의서

- 용역계약일반조건

- 용역입찰유의서

- 회계 관계 공무원의 재정보증에 관한 지침

Ⅷ. 부록(지방문화원 행정 양식 등)

-  목    차  -

<예시1> 기안문 ---------------------------------------------- 261

<예시2> 일괄기안문 ------------------------------------------ 262

<예시3> 시행문 ---------------------------------------------- 263

<예시4> 내부결재 기안문 ① ---------------------------------- 264

<예시5> 내부결재 기안문 ② ---------------------------------- 265

<예시6> 일괄기안문 ------------------------------------------ 266

<예시7> 시행문 ① ------------------------------------------- 268

<예시8> 시행문 ② --------------------------------------------269

<예시9> 출장신청서 ------------------------------------------ 270

<예시10> 출장복명서 ----------------------------------------- 271

<예시11> 협약서 --------------------------------------------- 272

<예시12> 자매결연서 ----------------------------------------- 273

<예시13> 각종행사시 유의사항 -------------------------------- 274

<예시14> 시상식 식순 ---------------------------------------- 276

<예시15> 문화원장 이․취임식 식순 --------------------------- 277

<예시16> 문화원 준공식 진행순서 ----------------------------- 278

<예시17> 전시회 개전식 식순 --------------------------------- 279

<예시18> 총회 순서 ------------------------------------------ 280

<예시19> 이사회 순서 ---------------------------------------- 281

<예시20> 행사계획 총괄표 ------------------------------------ 282

<예시21> 행사 세부계획 -------------------------------------- 283

<예시1 : 기안문>

			00문화원
수신자
(경유)
제목

00문화원
기안자							과장						사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

			00문화원
수신자				각안참조
(경유)
제목

<예시2 : 일괄기안문>

<제1안>

수 신 :

제 목 :

<제2안>

수 신 :

제 목 :

<제3안>

수 신 :

제 목 :

00문화원
기안자							과장						사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

<예시3 : 시행문>

			00문화원
수신자
(경유)
제목

00문화원장
기안자		000					과장			000			사무국장		000			원장	000
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

<예시4 : 내부결재 기안문①>

			00문화원
수신자				내부결재
(경유)
제목	제1회 전국충효학생휘호대회 개최

청소년들의 충효사상 고취와 서도기량 향상을 위하여 붙임과 같이「제1회 전국충효학생휘호대회」를 개최코자 합니다.

ㅇ 개 요

가. 행 사 명 : 제1회 전국충효학생휘호 대회

나. 일    시 : 2009. 06. 30(화) 10:00~12:00

다. 장    소 : 00문화원 전시실

라. 신청인원 : 고등부 대상(한국문화원연합회장상) 1명

마. 수 상 자 : 당일 심사 후 결정

바. 소요예산 : 총 1,000,0000원(세부내역서 붙임 참조)

사. 예산과목 : 00문화원 사업비

붙임 : 제1회 전국충효학생휘호대회 계획(안) 1부.   끝.

00문화원
기안자							과장						사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

<예시5 : 내부결재 기안문②>

			00문화원
수신자				내부결재
(경유)
제목	2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」제1차 추진위원회 회의 결과보고

사업정산보고 및 현안사항 논의를 위한 2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의 결과를 붙임과 같이 보고합니다.

ㅇ 개 요

가. 일 시 : 2009. 3. 31(화) 14:00~18:00

나. 장 소 : 00문화원 회의실

다. 내 용 : 사업정산보고 및 현안사항 논의 등

라. 참 석 : 10명(추진위원7명, 지자체2명, 문화원1명)

붙임 : 결과보고서 1부.    끝.

00문화원
기안자							과장						사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

<예시6 : 일괄기안문>

			00문화원
수신자				각안참조
(경유)
제목	2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의 개최

<제1안>

수 신 : 내부결재

제 목 : 2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의 개최

2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의를 아래와 같이 개최코자 합니다.

ㅇ 개 요

가. 일 시 : 2009년 2월 18일(수) 17:00~19:00.

나. 장 소 : 00지방문화원 회의실

다. 내 용 : 의안심의 및 추진상황점검, 현안 논의 등

라. 참 석 : 10명(추진위원6, 지자체2, 문화원2)

마. 예 산 : 700,000원

-회 의 비 : 600,000원(100,000원×6명)

-간담회비 : 150,000원(15,000원×10명)

바. 예산과목 : 문화역사마을가꾸기 사업비(관광기금)

붙임 : 제1차 추진위원회 운영계획 1부.   끝.

<제2안>

수 신 : 추진위원

제 목 : 2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의 개최 안내

00문화원
기안자							과장						사무국장					원장
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

2009년「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 제1차 추진위원회 회의를 아래와 같이 개최하오니 빠짐없이 참석하여 주시기 바랍니다.

ㅇ 개 요

가. 일 시 : 2009년 2월 18일(수) 17:00~19:00.

나. 장 소 : 00지방문화원 회의실

다. 내 용 : 의안심의 및 추진상황점검, 현안 논의 등

라. 참 석 : 10명(추진위원6, 지자체2, 문화원2)

붙임 : 제1차 추진위원회 운영계획 1부.   끝.

<예시7 : 시행문①>

			00문화원
수신자				한국문화원연합회장
(경유)
제목	제1회 전국충효학생휘호대회 표창상신

1. 문화창달에 애쓰시는 귀 연합회의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 우리 문화원에서는 청소년들의 충효사상 고취와 서도기량 향상을 위하여 붙임과 같이「제1회 전국충효학생휘호대회」를 개최하오니 상장 제작 및 시사엥 협조하여 주시기 바랍니다.

ㅇ 개 요

가. 행 사 명 : 제1회 전국충효학생휘호대회

나. 일    시 : 2009. 06. 30(화) 10:00~12:00

다. 장    소 : 00문화원 전시실

라. 신청인원 : 고등부 대상(한국문화원연합회장상) 1명

마. 수 상 자 : 당일 심사 후 결정

바. 상장문안 : 붙임 참조

사. 대회요강 : 붙임 참조

00문화원장
기안자		000					과장			000			사무국장		000			원장	000
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

붙임 : 상장문안 및 대회요강 1부.    끝.

<예시8 : 시행문②>

			00문화원
수신자				한국문화원연합회장
(경유)
제목	00문화원 원장 퇴직에 따른 복지기금 신청

1. 귀회의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 00문화원 원장 퇴직에 따라 아래와 같이 한국문화원연합회 복지기금을 신청하오니 처리하여 주시기 바랍니다.

ㅇ 개 요

성명	직위	근무기간	퇴직사유	계좌번호
000	원장	′01.07.01~′09.06.30	임기 만료	000-000-0000

00문화원장
기안자		000					과장			000			사무국장		000			원장	000
협조자
시행		000-						(0000. 00. 00)				접수
우																/	(홈페이지)
전화						전송					/	(이메일)								/		공개

끝.

<예시9 : 출장신청서>

출  장  신  청  서

═════════

2009년   4월  8일

출 장 지	00 00	출 장 자		사무국장 000 사업담당 000				기 간	2009.04.21(화)
출 장 목 적	ㆍ00 00「문화ㆍ역사마을가꾸기」사업 기공식 참석 -일 시 : 2009. 04. 21(화) 11:00～ -장 소 : 00 00군 00읍 00리 00마을 -참 석 : 지역내빈 및 13개 문화역사마을가꾸기 관계자 등 -출장자 : 2명
이동사항 및 특별사항	-
예산 과목	관광진흥개발기금				금액		140,000원
산출내역	ㆍ일 비 : 20,000원×1일×2명 = 40,000원 ㆍ식 비 : 20,000원×1일×2명 = 40,000원 ㆍ교통비 : 10,000원×2회×2명 = 40,000원(고속버스) ㆍ총 액 : 140,000원(60,000원×2명)
결재	기안자		과장			사무국장				원장

<예시10 : 출장복명서>

출 장 복 명 서

2009.04.24(금) / 000

□ 출장개요

ㅇ 목  적 : 00 00 문화역사마을 기공식 참석

ㅇ 기  간 : 2009.04.21(화) 11:00~13:00

ㅇ 출장지 : 00 00군 00읍 00리 00마을

ㅇ 출장자 : 2명(사무국장 000, 사업담당 000)

□ 출장결과

ㅇ 기공식 개요

-일  시 : 2009.04.21(화) 11:00~13:00

-장  소 :  00 00군 00읍 00리 00마을 일대

-참  석 : 100여명

ㅇ 주요내용 : 축하공연, 개회식, 경과보고, 시삽, 다과회 외

ㅇ 기공식 평가

-00문화원과 00마을 간의 역할분담으로 원활한 기공식이 이뤄졌으며, 특히 마을주민들이 음식 등을 준비하면서 사업에 대한 열의가 고조됨. 또한 00군의 관심과 협조도 높음.

ㅇ 사업추진상황 및 향후계획

-시설공사 업체 선정 방식 등에 대한 협의로 다소 사업지연 되었으나 예정된 완료 시점인 ′09년 12월 내에 사업 최종완료가 가능할 것으로 보임.

-프로그램용역도 당초 계획대로 추진되고 있으나 마을주민들의 고령화 등에 따라 지속적인 교육이 필요할 것으로 보임.

□ 기공식 사진

<예시11 : 협약서>

지역문화 창달 협약서

문화주식회사와 ○○문화원은 상호 협의를 통하여 우리시 지역문화 창달을 위해 다음과 같이 협약을 체결한다.

제1조 (목적) 이 협약은 문화주식회사와 ○○문화원간의 지역문화 창달 협력체제를 구성하여 공동 참여함으로써 문화원과 산업체간의 유기적 연대를 확립하고 지역문화 컨텐츠의 자료와 문화시설의 공동 활용 등으로 문화주식회사의 성장 발전 및 우리문화원의 내실을 도모함에 있다.

제2조 (사업) 제1조의 목적을 달성하기 위하여 문화주식회사와 ○○문화원은 다음과 같은 사업을 협동하여 공동 운영한다.

1. 문화주식회사와 ○○문화원의 유기적인 협조 확립

2. 향토문화 컨텐츠 개발 협조

3. ○○문화원 문화가족 문화주식회사 연수원 활용

4. ○○문화원 행사시 문화주식회사 홍보 협조

5. 문화주식회사의 ○○문화원 활동과 운영에 필요한 경비등 무상지원

6. 각종 문화행사에 상호 초청

제3조 (효력발생) 이 협약서의 서명일로 부터 발생한다.

제4조 (시행세칙) 이 협약에 대한 기타 운영에 필요한 사항은 상호 협의하여 결정한다.

2000년  0월  0일

○○문화원                  문화주식회사

(서명)                                (서명)

<예시12 : 자매결연서>

자 매 결 연 서

우리문화원과 ○○문화원(단체)는 21세기 문화의 시대 문화창달의 책임의식으로 상호 발전방안을 모색하고 공동의 목적(※ 자매결연 내용)을 위하여 공동 노력 할 것을 합의하였으므로 이 자매결연서를 교환합니다.

2009년  0월  0일

우리문화원                   ○○문화원

(서명)                        (서명)

<예시13 : 각종 행사 개최시 유의사항>

유의사항 (각종 행사 개최시)

○ 행사 계획 수립

- 기본 계획, 세부 계획, 후보 계획 (홍보계획 포함)

○ 내빈 초청 범위 결정

- 일반 참가자

- 주요 내빈 (주요 내빈 초청은 영접, 안내 계획, 좌석 지정, 내빈 소개 순서, 축사 의뢰 여부 등을 검토하여 신중하게 결정)

○ 행사 장소 선정

- 참석 대상 범위, 인원수 참고하여 선정

- 접근성 (교통수단, 주차장 등)

- 전기 등 각종 기기 사용 (DVD, 빔프로젝트, 마이크 등)

- 냉난방(충분한 시간을 두고 냉난방 조치), 우천시 대책 등

- 단상 배치 : 촬영 방향 등 고려하여 단상 배치

○ 주요 내빈 안내

- 영접, 방명, 흉화, VIP룸 안내, 차 접대, 지정좌석 안내 등 세심하게 조치

○ 내빈 소개 순서 및 범위

- 제일 먼저 소개자, 후순위 소개자 선정에 신중

- 주관 부서 소개는 꼭 필요한 경우 맨 나중에 별도 소개

- 의례적으로 “소개는 방록에 방명하신 순서대로 소개한다”라는 멘트

○ 축  사

- 축사, 격려사, 치사는 서로 비슷하나 관행상 약간의 차이가 있음

- 축사, 격려사 순서 신중 검토

○ 주요 내빈 좌석 배치

- 일반적으로 단상의 경우, 단하에서 봐서 좌측을 주요 내빈석으로 하는 것이 무난 (순위 결정에 신중)

○ 국  기

- 단상 중앙에 게첨 (강하식)

- 간이 게양대 (단상 좌측에)

- 문화원 정기 (단상 우측에)

○ 연설대 및 마이크 등 점검

- 메인 연설대 위치 결정 (좌석 중심 또는 연설대 중심)

- 메인 마이크와 사회석 마이크는 볼륨을 약간 높게 조정 후 상황에 따라 변경 조정

- 마이크 선 분리, 절단 등에 주의 (특히, 다중집회 행사시)

○ 참석자 확인 철저

- 주요 내빈 참석 여부 사전 확인

- 시상식 등은 수상자 참석 확인 철저

(명찰 패용, 지정좌석 준비 등)

○ 식순 및 진행 시나리오 확인

- 축사 순서 (불참 예정자 돌연 참석, 반대의 경우 축사 대책)

- 시상식 등은 시상 순서 (불참자 대책, 대리 또는 제외 등 결정)

- 축사, 심사평 등의 소요시간 사전 본인에게 주지

- 시상 보조자가 카메라 촬영에 지장 없도록 위치 선정에 유의

○ 폐식 후 참고사항 안내는 폐식사 직전에 하는 것이 바람직

<예시14 : 시상식 식순>

식    순 (시상식)

- 안내 멘트, 식순 안내 및 핸드폰 끄기 등

- 내빈 소개

○ 개        식

○ 국 민  의 례

○ 경 과  보 고

○ 심   사   평

○ 시        상

○ 식        사 (주관자 인사)

○ 축        사

○ 폐        식

- 안내 멘트, 다과 오찬 등 안내

<예시15 : 문화원장 이․취임식 식순>

문화원장 이․취임식 식순

제00대 이임원장 : 000	제 00대 취임원장 : 000

일시 : 2009. 00. 00.(월) 오후 3시

장소 : 000문화원 대강당

1부

◦ 개회

◦ 국민의례

◦ 내빈소개

◦ 이임원장 공적소개

◦ 감사패 및 공로패 전달

◦ 화환 및 기념품 전달

◦ 이임사

◦ 문화원 정기 전달

◦ 취임원장 약력 및 경력소개

◦ 취임사

◦ 꽃다발 증정

◦ 축사

◦ 축하공연

- 축시

- 00문화원 가곡반의 축가

- 000무용단의 한국무용 또는 000민요

2부

◦ 리셉션(2층 전시실)

- 000문화원 문화가족 작품 감상과 함께

<예시16 : 문화원 준공식 진행순서>

00문화원 준공식 진행순서

□ 1부 행사

◦ 개식선언

◦ 국민의례

◦ 내빈소개

◦ 경과보고

◦ 감사패전달

◦ 원장인사

◦ 축사

◦ 격려사

□ 2부 행사

◦ 준공테잎 자르기

◦ 문화원 관람

◦ 기념식수

◦ 폐식선언

□ 3부 행사

◦ 오찬

※ 기념품 배부

<예시17 : 전시회 개전식 식순>

식  순 (전시회 개전식)

- 안내 멘트, 진행 순서 또는 핸드폰 끄기 등

- 내빈 소개

○ 개        식

○ 국 민  의 례 (장소에 따라 생략 가능)

○ 경 과  보 고

○ 인        사

○ 축        사

○ 축 전  낭 독

○ 참가회원 소개 (필요시)

○ 시루떡 절단 (촛불 끄기)

○ 샴페인 개병

○ 건        배

○ 전시장 관람

○ 폐        식

<예시18 : 총회순서>

총  회   순  서

개  회  식

- 안내 멘트, 진행 순서 또는 핸드폰 끄기 등

○ 개        식

○ 국 민  의 례

○ 선언문 낭독 (필요시)

○ 인        사

○ 축        사

○ 폐        식

본  회  의

○ 개        회

○ 성 원  보 고

○ 개 의  선 언

○ 전차회의록 접수

○ 보        고 (생략 가능)

○ 의 안  심 의 (안건 상정, 제안 설명, 질의 답변, 토론, 표결, 표결 결과 선포순)

○ 기타 안건 심의

○  폐       회

- 안내 사항 등 주지

<예시19 : 이사회 순서>

이 사 회  순 서

Ⅰ. 개       회

Ⅱ. 국 민 의 례

Ⅲ. 성 원 보 고

Ⅳ. 개 회 선 언

Ⅴ. 회 장 인 사

Ⅵ. 전차회의록 접수

Ⅶ. 의 안 심 의  (안건상정, 제안설명, 질의답변, 토론,

표결, 표결 결과 선포)

Ⅷ. 보 고 사 항

Ⅸ. 기 타 사 항

Ⅹ. 폐       회

<예시20 : 행사계획 총괄표>

행사계획 총괄표

연번	업무내용	담당자 (담당부서)	계획	비고
1	․행사장 가. 무대설치 및 좌석배치 나. 화분 및 꽃꽂이, 생화 다. 국기 및 원기 라. 장갑, 안내리본 마. 방명록, 내빈안내 바. 방송시설, 음향확인․준비 (국민의례․국가 등)	사업부	0. 00
2	․초청장 : 인쇄, 초청자 선정 및 발송	총무부	0. 00
3	․현수막 설치 정문입구, 단상, 외부진입로, 행사장	사업부	0. 00
4	․안내장 (리플렛, 팜플렛)	총무부	0. 00
5	․상장 및 부상 대상자 선정 및 인쇄, 제작	총무부	0. 00
6	․축사, 격려사, 인사말 대상자 선정 및 의뢰	총무부	0. 00
7	․행사진행 시나리오 작성	총무부	0. 00
8	․촬영	홍보부	0. 00
9	․교통정리(주차) 및 안내요원 선정	사업부	0. 00
10	․각 부서별 준비사항	각부서별	0. 00

※ 계획 : 행사일을 기점으로 문화원 사정에 맞추어 일자별로 정함

<예시21 : 행사 세부계획>

행사 세부계획

1. 식장준비

가. 단상(무대) 배치도 (예)

						관람석
	내 빈		내 빈
	기 관 장		원장, 임원
						단상
		연설대
				사회자
◉ 원기				◉ 국기

나. 단상(무대) 설치 소요 비품

(1) 마이크(마이크대 포함)

- 단상(연설대) : 2 set

- 사회자용 : 1 set

(2) 탁자 (Tea Table) :  ○○개

(3) 의자 : ○○개

(4) 단상(연설대)

다. 사방형 꽃꽂이 : 2개

라. 생화 : 귀빈 ○○명, 내빈 ○○명

마. 장갑 : ○○켤레

바. 안내리본 : ○○개

사. 무전기 준비(업무연락용) : 사업부장 외 ○명

아. 좌석배치

- 첫째열 : 귀빈 명단 참조

자. 국민의례, 국가 음악 : 방송시설 점검 및 방송요원의 시설사용 숙지

참고자료

1. 문서작성과 기안 유형의 주요실무사례 총서(김영식 저, 도서출판 대명 2004)

2. 회의진행교본 Ⅲ-이론과 실습- (허규 저, 도서출판 명사 2006)

3. 문화와 사람을 사랑한 사업가(정희경 지음, 파로스 2005)

4. 지방문화원 발전방안 연구(전국문화원연합회, 2005)

5. 인천시 지방문화원 실태조사 및 정책제언(인천발전연구원, 2008)

6. 2008 예술경영컨설팅 FAQ-문화예술단체운영 실무지식(-재-예술경영지원센터, 2008)

7. 지역문화경영과정(한국문화원연합회, 2008)

8. 지방문화원 업무편람(한국문화원연합회, 2009)

< 메모 >